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Effizientere HR-Servicebereitstellung für eine bessere Mitarbeitererfahrung
Der Bereich Human Resources (HR) gehört zu den wichtigsten Aspekten eines jeden Unternehmens, unabhängig davon, ob es sich um ein kleines Unternehmen oder einen großen Konzern handelt. HR-Teams bieten den Service, der erforderlich ist, um den Betrieb eines Unternehmens am Laufen zu halten, von Onboarding und Schulung bis hin zu Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen.
HR-Service bietet zwar zahlreiche Vorteile, aber die Bewältigung aller administrativen Aufgaben kann eine echte Herausforderung darstellen. Systeme zur HR-Servicebereitstellung sind von entscheidender Bedeutung, um HR-Teams bei der Optimierung ihrer Serviceleistungen zu unterstützen und das Employee Experience Management zu verbessern.
Wer bislang noch nicht von einer optimierten HR-Servicebereitstellung profitiert, sollte das unbedingt nachholen. Hier erfährst du mehr über die HR-Servicebereitstellung, die verschiedenen Modelle und wie du deinen HR-Service effizienter gestalten kannst.
Definition der HR-Servicebereitstellung
Im Rahmen der HR-Servicebereitstellung kümmert sich die HR-Abteilung um die Personalangelegenheiten der Mitarbeiter, wie zum Beispiel das Onboarding und Schulungen, Konfliktlösung sowie die Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen. HR-Teams nutzen verschiedene Tools und Workflows, um diesen wichtigen Service bereitzustellen.
Egal, ob Mitarbeiter Urlaub beantragen oder eine wichtige Frage stellen müssen – mit einem effizienten Modell für die HR-Servicebereitstellung ist es für sie einfacher, die benötigte Hilfe zu erhalten. Tools zur HR-Servicebereitstellung helfen HR-Teams auch dabei, die Anfragen der Mitarbeiter im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
Modelle für die HR-Servicebereitstellung
Es gibt verschiedene Arten von Modellen für die HR-Servicebereitstellung, darunter zentrale, dezentrale und Shared-Service-Modelle.
Die meisten Menschen verbinden die zentrale HR-Servicebereitstellung mit der traditionellen HR-Abteilung. Der gesamte HR-Service wird von einem zentralen Standort oder einer zentralen HR-Abteilung aus erbracht. Dadurch kann eine höhere Effizienz und Konsistenz erreicht werden. Wenn dein zentrales HR-Team weiß, wie Onboarding-Workflows, Konflikte und Urlaubsanträge in deinem Unternehmen gehandhabt werden, kannst du dich darauf verlassen, dass jede Anfrage auf die gleiche Weise bearbeitet wird.
Dezentrale Modelle sind ideal, wenn du unterschiedliche HR-Anforderungen für verschiedene Abteilungen hast. Größere Unternehmen können die dezentrale HR-Servicebereitstellung nutzen, um sicherzustellen, dass die Gesetze und Vorschriften in den verschiedenen Regionen, in denen sie tätig sind, eingehalten werden. Allerdings sind dezentrale Modelle oft teurer und können zu Unstimmigkeiten führen.
Das Shared-Service-Modell spielt beim HR-Servicemanagement (HRSM) ebenfalls eine wichtige Rolle. Dieses Modell ist eine Mischung aus zentralen und dezentralen Modellen, bei dem eine zentrale Stelle HR-Service für verschiedene Bereiche des Unternehmens erbringt. Shared-Service-Modelle sind jedoch teuer in der Implementierung und erfordern mehr Wartung.
Unverzichtbare Elemente für ein auf Zusammenarbeit abzielendes HR-Servicebereitstellungssystem
Es gibt mehrere wichtige Elemente, auf die du dich beim Aufbau eines auf Zusammenarbeit ausgerichteten Systems zur HR-Servicebereitstellung konzentrieren solltest. Dazu zählen folgende Punkte:
- Vereinfachter Zugriff auf Service: Mit der HR-Software von Jira Service Management können HR-Teams ein Portal einrichten, über das Mitarbeiter ohne großen Aufwand Anfragen stellen können. Jedem Team kann ein eigener Servicedesk zugewiesen werden.
- Konsistenz beim Onboarding und Offboarding: Die Workflow-Automatisierung vereinfacht die Onboarding- und Offboarding-Prozesse. HR-Teams und für das IT-Servicemanagement (ITSM) zuständige Teams können sich zusammenschließen, um einen reibungslosen Workflow zu schaffen.
- Mehr Sicherheit: HR-Teams können spezielle Servicedesks einrichten und festlegen, wer Anfragen sehen, suchen und kommentieren darf. Für allgemeineren HR-Service kannst du einen separaten Servicedesk einrichten.
- Weniger wiederholte Anfragen: Mit einem fest zugeordneten Servicedesk kannst du deinen Mitarbeitern Ressourcen zur Verfügung stellen, damit sie selbst Antworten finden können. Außerdem kannst du sich wiederholende Aufgaben automatisieren, um Zeit zu sparen.
- Berichts-Dashboards: HR-Manager können mit unkomplizierten Berichts-Dashboards Anfragen verfolgen und entsprechende Berichte erstellen. So können sie besser sehen, wie viele Anfragen es gibt und ob sie schon erledigt wurden.
Warum ist die HR-Servicebereitstellung so wichtig?
HR-Teams spielen sowohl in großen als auch in kleinen Unternehmen eine entscheidende Rolle. Vom Onboarding und der Schulung neuer Mitarbeiter bis hin zur Lösung von Konflikten und der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften ist HR-Service ein integraler Bestandteil des täglichen Betriebs.
Mit einem effizienten Modell für die HR-Servicebereitstellung kann dein HR-Team deinen Mitarbeitern den bestmöglichen Service bieten. Mit der HR-Helpdesk-Software können Mitarbeiter ganz einfach Anfragen stellen. HR-Teams können diese Anfragen problemlos verfolgen und mit den IT-Teams zusammenarbeiten, um sie zu erledigen. Das Ergebnis ist eine effektive HR-Servicebereitstellung, die die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern kann.
Du solltest dir auch Gedanken darüber machen, wie deine HR-Servicebereitstellung mit deinem Unternehmen mitwachsen kann. Während bei der traditionellen HR-Servicebereitstellung für die Skalierung in der Regel zusätzliche HR-Manager eingestellt werden müssen, können neuere Modelle zur Servicebereitstellung mit deinem Unternehmen mitwachsen. Du kannst sogar ein ausgelagertes Bereitstellungsmodell nutzen, um dein bestehendes HR-Team zu ergänzen.
Vorteile der HR-Servicebereitstellung
Die Nutzung von Jira Service Desk ist eine der besten Möglichkeiten, um die Vorteile der HR-Servicebereitstellung voll auszuschöpfen. Im Folgenden erfährst du mehr über einige dieser Vorteile.
Erhöhte betriebliche Effizienz
Egal, ob du neue Kollegen einarbeitest oder Konflikte zwischen Mitarbeitern lösen musst – Effizienz ist in der HR-Abteilung das A und O. Je mehr Zeit dein HR-Team mit der Erfüllung kleiner, sich häufig wiederholender Aufgaben verbringt, desto weniger Zeit bleibt ihm für wichtigere Angelegenheiten. Mit einem fest zugeordneten Servicedesk und Tools, die das Nachverfolgen von Anfragen erleichtern und die Zusammenarbeit verbessern, kann Jira Service Management die Effizienz beträchtlich steigern.
Verbesserte Mitarbeitererfahrung
Die Fluktuation zu senken ist einer der besten Wege, um ein erfolgreiches Unternehmen aufzubauen. Im Idealfall stellst du Personen ein, die dein Unternehmen positiv sehen und sich für seinen langfristigen Erfolg einsetzen.
Wenn du durch eine optimierte HR-Servicebereitstellung eine bessere Erfahrung für deine Mitarbeiter schaffst, steigt in der Regel die Mitarbeiterzufriedenheit, und die Mitarbeiter werden wahrscheinlich langfristig in deinem Unternehmen bleiben.
Spart Kosten
Effizienz ist einer der wichtigsten Vorteile der HR-Servicebereitstellung, aber Effizienz führt auch zu Kosteneinsparungen. Wenn du die Bereitstellung von HR-Services optimierst und die Best Practices für die HR-Automatisierung befolgst, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, hast du mehr finanzielle Mittel, um dein Unternehmen auszubauen. Durch die geringeren Kosten für die Bereitstellung von HR-Services kannst du mehr für Marketing, Personalbeschaffung und andere wichtige Bereiche ausgeben.
Möglichkeit einer datenorientierten Entscheidungsfindung
Mit Jira Service Management für HR kannst du Daten sammeln, zum Beispiel, wie viele Fälle von Mitarbeitern eingereicht wurden und ob jeder Fall gelöst wurde. All diese Daten kannst du über ein einfaches Dashboard abrufen, sodass du einen besseren Überblick über die Menge der HR-Anfragen und deren mögliche Auswirkungen auf die Erbringung von HR-Services bekommst.
Best Practices für die HR-Servicebereitstellung
Eine effektive Bereitstellung von HR-Services beginnt mit der Befolgung von Best Practices. Wenn du noch keine Automatisierung verwendest, solltest du hier ansetzen. Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben kann viel Zeit sparen und reduziert zudem das Risiko menschlicher Fehler.
Du solltest außerdem eine zentrale Wissensdatenbank oder häufig gestellte Fragen einrichten, damit Mitarbeiter Antworten auf einfache Fragen finden können, bevor sie eine Anfrage stellen. Hol dir Feedback von den Mitarbeitern ein, während du dein System zur Bereitstellung von HR-Services implementierst.
Hab keine Angst davor, im Laufe der Zeit Änderungen vorzunehmen. Kontinuierliche Verbesserung ist ein wesentlicher Bestandteil der Optimierung von Systemen für die Bereitstellung von HR-Services.
Mögliche Herausforderungen bei der Bereitstellung von HR-Services
Die Einführung von Technologie ist eine der wichtigsten Herausforderungen bei der Bereitstellung von HR-Services. Personalverantwortliche müssen flexibel sein und sich darauf einlassen, den Einsatz neuer Technologien zu erlernen, um die HR-Servicebereitstellung effizienter zu gestalten. Dazu gehört häufig auch das Know-how im Bereich Automatisierung. Aus- und Weiterbildung sind wichtige Schritte bei der Implementierung von Systemen für die Bereitstellung von HR-Services.
Skalierbarkeit kann ebenfalls ein Problem darstellen, insbesondere wenn dein Unternehmen schnell wächst. Mit skalierbaren Lösungen kannst du deine HR-Servicebereitstellung an das Wachstum deines Unternehmens anpassen.
Beispiele für die HR-Servicebereitstellung
Der Onboarding-Prozess ist der erste Schritt bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Personalverantwortliche können spezielle Portale nutzen, um Fragen zu beantworten und neuen Mitarbeitern zu helfen, sich schnell einzuarbeiten. Eine zentrale Wissensdatenbank bietet den Mitarbeitern zudem die Möglichkeit, ihr bisheriges Grundwissen aufzufrischen.
Es kann vorkommen, dass ein Mitarbeiter eine Anfrage über deinen Servicedesk einreicht. Diese Anfragen sollten dem entsprechenden Team oder Personalverantwortlichen zugewiesen werden, und der Fortschritt jeder Anfrage sollte verfolgt werden, bis sie erledigt ist. Mit einer entsprechenden Software für die HR-Servicebereitstellung kannst du Anfragen von einem zentralen Ort aus verwalten.
Mit Jira Service Management die HR-Effizienz erhöhen
Dank Jira Service Management ist die Optimierung der HR-Servicebereitstellung einfacher denn je. Du kannst Anfragen ganz einfach verfolgen und erledigen, mit Automatisierung Zeit sparen und die Mitarbeitererfahrung mit Self-Service-Portalen verbessern.
Mit Jira Service Management kann dein HR-Team bessere und effizientere Services anbieten. Dadurch kannst du Zeit und Geld sparen und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. Mit einer Vorlage für das HR-Servicemanagement geht es ganz schnell, weil du nicht alles von Grund auf neu erstellen musst. Probiere Jira noch heute aus und überzeuge dich selbst davon, wie es deine HR-Servicebereitstellung vereinfachen kann.
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