Важность согласования и отслеживания целей в управлении проектами

Без должной координации даже самые талантливые команды иногда работают друг против друга. Может произойти так, что один отдел отдает приоритет скорости, а другой — точности, и это создает сложности, которые замедляют работу.

Проекты начинаются, останавливаются и возобновляются по мере изменения приоритетов, без четкой коммуникации. Однако компании с согласованными командами с большей вероятностью достигают своих стратегических целей, поскольку все движутся в одном направлении.

Когда команды понимают значение своей работы, они принимают более эффективные решения, более творчески решают проблемы и берут на себя ответственность за результат.

Несогласованность чревата реальными рисками и потерями. Команды дублируют усилия, срывают сроки из-за неправильных приоритетов и выгорают из-за частой смены направления.

Что еще хуже, такие команды часто предлагают идеальные в теории решения, которые на самом деле никому не нужны.

Задумайтесь о случаях, когда отдел продаж обещает функции, которые не в приоритете у команды по продукту, или когда маркетологи запускают кампании по использованию возможностей, которые инженеры еще не создали. Из-за подобных разногласий зря тратится время сотрудников, портятся отношения с клиентами и снижается моральный дух команды.

Преимущества правильного согласования целей выходят за рамки простого выполнения проектов вовремя. При правильном внедрении согласование целей улучшает работу команды на всех уровнях.

Согласование бизнес-целей в масштабах всей организации не происходит в одночасье, но структурированный подход позволит упростить этот процесс. Вот как успешные компании согласовывают цели, начиная с верхнего звена.

Успех в согласовании целей зависит от того, насколько хорошо вы внедряете систему и поддерживаете ее с течением времени. Вовлеченность, прозрачность и реалистичные ожидания — вот практики, которыми отличаются компании, способствующие согласованию.

• Вовлекайте команды в постановку целей. Пусть члены команды участвуют в целеполагании, а не просто получают задачи сверху. Когда люди вносят вклад в планирование работы, они уделяют больше внимания достижению целей и могут предоставить ценную обратную связь о реализуемости.
• Обеспечьте видимость целей. Упростите поиск целей и регулярно ссылайтесь на них на совещаниях, сессиях по планированию и оценках производительности. Выводите приоритеты на передний план с помощью дашбоардов, разделов команд и регулярной коммуникации, чтобы все понимали, как их работа связана с более масштабными целями.
• Смотрите на ценности, а не только на показатели. Анализируйте цели на соответствие ценностям и культуре компании, а не только желаемым финансовым показателям. Это создает мотивационный заряд и помогает командам принимать более взвешенные решения, когда внимание уделяется одновременно нескольким приоритетам.
• Сформулируйте реалистичные ожидания. Избегайте слишком амбициозных целей, которых команды не могут достичь: это порождает цинизм и снижает мотивацию. Сосредоточьтесь на сложных, но достижимых целях, которых можно добиться, сосредоточив усилия.

Правильные инструменты и шаблоны могут значительно упростить внедрение и поддержание согласованной системы бизнес-целей. Вместо того чтобы начинать с нуля, используйте проверенные методики, протестированные и усовершенствованные другими успешными командами.

В Jira и Confluence есть несколько шаблонов, специально разработанных для оптимизации согласования целей и повышения прозрачности работы команд. Эти гибкие и структурированные шаблоны позволяют адаптировать процесс к потребностям вашей организации, повышая прозрачность и сотрудничество за счет общих систем целеполагания.

Чтобы понять, как это работает, рассмотрим пример согласования целей.

Компания — разработчик программного обеспечения хочет повысить удержание клиентов на 25 % в течение шести месяцев. Вместо того чтобы приказать командам по продуктам «делать клиентов счастливее», они должны надлежащим образом согласовать цели нескольких отделов.

• Высшее руководство устанавливает общий показатель удержания и увязывает его с конкретными целями по доходам и росту.
• Команда по управлению продуктами исходя из этого определяет приоритетные функции, ориентированные на адаптацию и вовлечение пользователей.
• Отделы, связанные с разработкой, соблюдают конкретные сроки поставки этих функций.
• Команда по поддержке клиентов разрабатывает программы для предотвращения ухода клиентов, которые находятся в группе риска.
• Команда по маркетингу создает контент, который поможет клиентам получить больше пользы от существующих функций.

Каждые две недели представители каждой команды могут встречаться для обмена информацией о прогрессе, выявления препятствий и координации действий. Это может способствовать формированию устойчивых привычек сотрудничества и совместной ответственности, что в конечном итоге повысит продуктивность в работе над последующими проектами.

Главные уроки заключаются в том, что следует ставить четкие и измеримые цели, разбивать цели компании на выполнимые цели для команд, регулярно взаимодействовать для согласованности, а также дать командам полномочия принимать решения в рамках общих целей.

Благодаря Jira команды получают структуру и прозрачность, необходимые для согласования целей на протяжении всего жизненного цикла управления проектами. Не нужно больше полагаться на электронные таблицы или разрозненные инструменты — в Jira команды создают единый источник достоверной информации, позволяющий им видеть, как их работа связана с более широкими целями.

Функция целей в Jira помогает командам напрямую увязывать отдельные задачи и проекты с целями компании, поэтому становится легко отслеживать прогресс и предотвращать серьезные проблемы до их возникновения. Команды могут быстро определить, какие задачи наиболее важны, по каким есть риск отстать от графика и на каких следует сосредоточить усилия.

Настраиваемые панели управления помогают в реальном времени отслеживать прогресс в достижении согласованных целей, а с помощью автоматизированной отчетности можно информировать заинтересованные стороны без необходимости ручных операций. Благодаря такой прозрачности укрепляется доверие и проще принимать решения в случае необходимости изменения приоритетов.

Получить Jira бесплатно