Ursachenanalyse-Vorlage

Erstellt von:

Ermittle die Ursache eines Problems, damit du es beheben und ein erneutes Auftreten verhindern kannst.

Vorlage verwenden

Kategorien

Whiteboard-Vorlage

Wichtige Features

Analysen
Problemlösung
Zusammenarbeit im Team

Ein Problem kann wiederholt auftreten, wenn Teams seine eigentliche Ursache nicht kennen. In schnelllebigen Geschäftsumgebungen kann es verlockend sein, das Problem schnell zu beheben und dann mit anderen Aufgaben fortzufahren.

Eine der besten Möglichkeiten, die Ursache eines Problems zu identifizieren, besteht darin, als Team zusammenzuarbeiten. Wenn Teams Vertrauen aufbauen und gemeinsam daran arbeiten, Probleme zu identifizieren und umsetzbare Lösungen zu finden, können selbst hartnäckige Probleme, die immer wieder auftreten, dauerhaft gelöst werden. Die Vorlage für die Ursachenanalyse von Confluence unterstützt Teamzusammenarbeit, Inhaltsorganisation, Wissensmanagement, Integration und Anpassung sowie Sicherheit.

Was ist eine Vorlage für eine Ursachenanalyse?

Teams stoßen häufig auf Probleme – sei es das Versäumnis, die Beteiligten über Änderungen zu informieren, oder das Überschreiben einer Konfigurationsdatei. Eine Ursachenanalyse hilft dem Team, über die Problemlösung hinauszugehen. So kann es die Grundursache eines Problems ermitteln, es beheben und verhindern, dass es in Zukunft erneut auftritt.

Eine Vorlage für die Ursachenanalyse führt Teams durch den Prozess der Erstellung einer Problembeschreibung, der Diskussion der Ursachen und der Erarbeitung einer Lösung.

Was spricht für den Einsatz einer Vorlage für die Ursachenanalyse?

Vertrauen aufbauen

Probleme können für jedes Teammitglied unterschiedlich aussehen, abhängig von seiner Rolle im Unternehmen. Wenn sich Teams auf die Ursache eines Problems konzentrieren, statt darauf, wer daran schuld war, fördert das das Vertrauen und stellt sicher, dass das gesamte Team die Verantwortung für die Lösung von Problemen übernimmt.

Probleme erkennen

Wenn du eine Problemstellung aufsetzt und beschreiben willst, wie ein Problem aufgetreten ist, musst du zunächst fragen, warum es aufgetreten ist, was es verursacht hat, welche Bedingungen dazu beigetragen haben und welche weiteren Faktoren dabei eine Rolle gespielt haben könnten. Hake so lange nach, bis das Team mindestens fünf Warum-Fragen gestellt hat, um das Problem aus jedem Blickwinkel zu betrachten.

Einfache Zusammenarbeit

Beim Verfassen einer Problemstellung und auf der Suche nach umsetzbaren Lösungen hilft es, das Problem mit Neugier und Experimentierfreudigkeit aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten. Die Vorlage zur Ursachenanalyse bietet einen Rahmen für Gespräche, die zu einem tieferen Verständnis der Ursache und der Bedingungen führen, unter denen das Problem aufgetreten ist.

Steigerung der Effizienz

Ein einheitlicher Prozess zur Problembehebung, beispielsweise eine Vorlage für die Ursachenanalyse, ermöglicht es Teams, Probleme effizienter anzugehen und sich auf die relevanten Informationen zu konzentrieren. Wenn du die Ursachenanalyse als erwartete Projektaktivität einbeziehst, beschleunigst du die Bearbeitung des Dokuments und verbesserst die Klarheit für alle Teammitglieder.

Umsetzbare Lösungsvorschläge

Das Brainstorming von Ideen ist wichtig, damit das Team mehrere Lösungen finden und umsetzbare Vorschläge unterbreiten kann. Wenn sich das Team auf eine Lösung geeinigt hat, dokumentiere, wie sie umgesetzt wird und wer die Verantwortung übernimmt. Bespreche außerdem mögliche Hindernisse und veranschlage einen Zeitplan für die Lösung des Problems.

Wie fange ich mit der Vorlage zur Ursachenanalyse an?

1
Übersicht ausfüllen
Bevor du mit einer Ursachenanalyse beginnst, fülle die Daten deines Teams im Übersichtsbereich der Vorlage aus. So stellst du die notwendigen Informationen für die Verwaltung der Arbeit bereit und kannst Teammitglieder mit "@" einbeziehen und schnell Termine mit "//" hinzuzufügen.
2
Eine Problembeschreibung erstellen
Erstelle eine Problembeschreibung, die das Problem in ein oder zwei Sätzen erklärt. Nutze die @-Erwähnungsfunktion, um Teammitglieder hinzuzuziehen, sie zu benachrichtigen und den Workshop-Termin festzulegen. Teile die Seite dann vor dem Meeting mit dem Team.
3
Problemursachen besprechen
Nutze die Vorlage für die Ursachenanalyse während des Meetings, um das Brainstorming zu strukturieren. Bitte die Gruppe zunächst, sich angesichts der Problemstellung zu überlegen, welche Faktoren zum Problem beigetragen haben.
4
Abschließende Problembeschreibung erstellen
Verwende die Vorlage zur Ursachenanalyse, um die Vorschläge deines Teams im Hinblick auf die Problemursache zu erfassen. Erarbeitet anschließend gemeinsam eine abschließende Problembeschreibung.
5
Lösungen vorschlagen
Verwende die Vorlage, um mögliche Lösungen zu notieren, während das Team Ideen bespricht und Erkenntnisse gewinnt. Erwähne die Verantwortlichen und füge für jede Lösung, die die Gruppe vorschlägt, Aktionspunkte und Folgefragen hinzu.
6
Nach Abschluss der Arbeit Aktualisierungen vornehmen
Hake nach dem Workshop die Aktionspunkte ab, wenn das Team sie erledigt hat, und verwende bei der Dokumentation der Ergebnisse Entscheidungs-Tags, um sie in der Vorlage für die Ursachenanalyse nachzuverfolgen. Anschließend kannst du Aktionspunkte zur Erledigung in Jira-Tasks umwandeln.

Vorteile von Confluence

Die Ursachenanalyse ist mit Confluence einfacher, weil das Tool Teams eine Plattform zum Ideenaustausch und zur Problemlösung bietet, auf der sie zusammenarbeiten können – ob sie räumlich voneinander getrennt sind oder nicht. Confluence schafft eine zentrale Informationsquelle, um Problembeschreibungen zu erfassen, Antworten zu dokumentieren und umsetzbare Lösungen zu finden. Mit @Erwähnungen und anderen schnellen Inline-Aktionen kannst du Teammitglieder kennzeichnen, deine Entscheidungen in Aufgaben einfließen lassen und sie bis zur Lösung nachverfolgen.