Cisco Networking redujo el TCO a la mitad al centralizar los equipos en una plataforma en la nube de Atlassian

Desafío: Cisco Networking, una gran empresa con sistemas y procesos heredados con más de 40 años de antigüedad, necesitaba modernizar y estandarizar sus formas de trabajar y sistemas fragmentados, acabar con el aislamiento y reducir los costes a escala. 

Solución: ante la decisión corporativa de retirar el antiguo producto de gestión del trabajo de la empresa, el equipo aprovechó la oportunidad para consolidar y migrar más de 75 herramientas e instancias a una plataforma de Atlassian Cloud.

Impacto: Cisco Networking está mejorando los resultados de la empresa y la satisfacción de los empleados gracias a la unificación de su personal, sus procesos y sus plataformas con Atlassian. El gasto anual en software se ha reducido en un 54 % y los gastos operativos casi en un 40 %. El ahorro exponencial de tiempo también permite a los empleados centrarse en el trabajo estratégico y la innovación.

Conectar el mundo requiere una forma de trabajar conectada

Cisco, la compañía de redes más grande del mundo, tiene como principal objetivo brindar un futuro inclusivo conectándolo todo de manera segura y haciendo que todo sea posible. Más de 90 000 empleados de la unidad empresarial más grande de Cisco, Cisco Networking (un tercio de los cuales son ingenieros) trabajan para lograr esta misión día tras día.

Sin embargo, a medida que la organización crecía, sus equipos perdían tiempo y millones de dólares cada año debido a formas de trabajo anticuadas e inconsistentes, a las divisiones entre los equipos y los datos y a la proliferación de herramientas heredadas. Jason Andrews, vicepresidente de estrategia y planificación del equipo de operaciones de ingeniería, se dio cuenta de lo que estaba en juego: "Cuando tienes 28 000 ingenieros, ahorrar incluso una hora a la semana se convierte en un valor de decenas de millones de dólares para la empresa. Incluso los pequeños incrementos son realmente importantes".

Ante la decisión corporativa de abandonar Rally, el producto de gestión del trabajo heredado de la empresa, Cisco Networking vio una oportunidad. En lugar de simplemente cambiar a una nueva plataforma y llevar consigo décadas de deuda tecnológica, se propusieron resolver cuatro desafíos clave: eliminar los silos, reactivar un entorno lento, simplificar la arquitectura compleja y reducir los costes a escala. 

Con el apoyo de los servicios de asesoramiento de Atlassian, Cisco Networking consolidó y migró docenas de herramientas e instancias del Atlassian Data Center a una plataforma en la nube de Atlassian habilitada para IA. Esto les ha ayudado a:

• Reducir el gasto en software en un 54 %.

• Disminuir los gastos operativos generales en casi un 40 % sin reducir el trabajo.

• Acelerar la generación de informes de gestión de programas 40 veces y multiplicar por 24 las actualizaciones de estado semanales.

• Dedicar el 30 % del tiempo de ingeniería a la innovación en lugar de a la resolución de problemas.

• Crear una plataforma unificada en la nube que conecte a más de 15 000 personas y siente las bases para trabajar con la IA a escala. 

La fragmentación conlleva el aumento de los gastos, la fricción y la frustración

El éxito y la longevidad de Cisco Networking son los detonantes de un problema que suele afectar a las grandes empresas: la fragmentación. A lo largo de cuatro décadas, la compañía ha añadido nuevas unidades de negocio y adquirido otras compañías, junto con sus diferentes formas de trabajar. Como explica Jason, "Cisco es una empresa tecnológica consolidada y de gran tamaño que se fundó hace más de 40 años. Tenemos muchos grupos y empresas que operan de forma independiente, pero que tienen que unificar posturas".

Jason afirma que sus clientes (y la mayoría de los consumidores) esperan disfrutar de una experiencia integrada, similar a la de un ecosistema. Sin embargo, el entorno de la empresa necesitaba evolucionar para cumplir con esas expectativas. En Cisco Networking, los equipos utilizaban:

• Más de 70 instancias de Jira Data Center

• Un producto de gestión del trabajo desfasado y de gran envergadura

• Nueve entornos en Aha!, otra herramienta de desarrollo de software

• Casi 75 herramientas más

• Flujos de trabajo y documentos infinitos en Excel, Word, PowerPoint y SharePoint

Cada una de las aplicaciones e instancias se convirtió en una carga, con datos que no guardaban ningún tipo de conexión y flujos de trabajo descoordinados. Los líderes no tenían acceso a ninguna hoja de ruta única y fiable que reflejara los detalles relativos al estado, las funciones y los productos de Cisco Networking.

Incluso cuando los equipos querían entablar una colaboración, se encontraban con el problema de las inconsistencias en cuanto a la taxonomía y la forma de trabajar. Preguntas básicas como "¿qué es un programa?, ¿qué es una función?, ¿cuáles son los estados estándar?" carecían de respuestas comunes, lo que mermaba la visibilidad de la cartera y la entrega entre equipos.

La plantilla de Cisco Networking también está muy descentralizada, ya que la organización tiene equipos en EE. UU., India, México, el Reino Unido y más allá. Los administradores de herramientas trabajaron de forma ininterrumpida para brindarles soporte, mientras que los clientes y los ejecutivos exigían una entrega más rápida, una visibilidad más clara y menores costes. Para alcanzar estas metas sin desgastar a los equipos ni sacrificar la innovación, tenían que encontrar la manera de ser más productivos con menos recursos.

Más que una migración: aprovechar la oportunidad de mejora más allá del traslado

Cuando se comunicó la orden ejecutiva de retirar Rally, el equipo de Jason detectó una oportunidad única de lograr una mejora aún mayor: "Esta era nuestra oportunidad de analizar todas nuestras acciones y preguntarnos: '¿Esta es la mejor manera posible de obtener los resultados que esperamos para la empresa?'"

En colaboración con los servicios de asesoramiento de Atlassian, Cisco Networking diseñó un sistema de trabajo que consolidó docenas de instancias, entornos y herramientas en una única plataforma impulsada por Atlassian Cloud Enterprise. Los servicios de asesoramiento ayudaron al equipo de Jason a diseñar la arquitectura en la nube, el modelo de datos del sistema de trabajo y las soluciones a cualquier problema que surgiera.

"En un principio, decidimos pedir ayuda a los servicios de asesoramiento porque teníamos que completar una migración enorme en muy poco tiempo", afirma Amy Hauth, directora sénior de Operaciones Comerciales. "Pero lo que realmente ha sido fantástico es la colaboración que ha continuado más allá de la migración. Nos dan grandes ideas. Se han convertido en nuestros socios para hacer avanzar nuestro ecosistema". 

El director del programa de ingeniería, Eric Lyke, comparte un ejemplo: "En una ocasión, los servicios de asesoramiento no solo resolvieron un problema con nuestras llamadas a la API, sino que también ayudaron a nuestros usuarios a comprender los datos que debían proporcionar para evitar el mismo error en el futuro. Nos ayudan a conocer cómo sacar el máximo partido a Atlassian para alcanzar nuestros objetivos y resolver cualquier problema que surja".

Esta asociación nos genera una gran satisfacción, así como ahorros millonarios

La asociación con Atlassian, no solo en el plano de la migración técnica, sino también en el de la gestión de cambios, ayudó a llevar a cabo la transición de manera fluida y efectiva. (Jason incluso lo califica como un proceso "fácil", aunque reconoce que fue la estrecha colaboración del equipo lo que les permitió sobrellevar un esfuerzo de tal calibre).

Amy afirma que una encuesta de CSAT en la que participaron unos 3000 usuarios justo después de la migración arrojó comentarios "extremadamente positivos". En Cisco Networking, las encuestas más recientes siguen revelando puntuaciones por encima de los 90 puntos para las herramientas, un resultado muy superior en comparación con otras funciones.

Además de los usuarios satisfechos, Cisco Networking también está experimentando importantes ahorros de costes y mejoras en la productividad.

Jason afirma: "Desde que empezamos a crear un System of Work con Atlassian, hemos conseguido reducir el gasto en herramientas un 54 % al año y hemos podido reinvertir el 40 % de nuestros gastos operativos en la empresa en un plazo de tres años, sin bajar el ritmo de trabajo. También dedicamos un 30 % menos de tiempo a las incidencias relacionadas con las herramientas, que reinvertimos en la mejora de la eficiencia y la innovación".

Amy añade: "Atlassian Cloud nos ha ayudado a trabajar en igualdad de condiciones". Todos utilizamos el mismo proceso, los mismos flujos de trabajo y el mismo lenguaje, lo que nos permite colaborar mejor todos juntos".

Conectar a los equipos para impulsar una mejor colaboración, eficiencia y resultados

Una vez finalizada la migración, Cisco Networking se centró en conseguir que los equipos de ingeniería, administración de programas, operaciones comerciales y servicio adoptaran un System of Work estandarizado. El System of Work, con tecnología de Atlassian, incluirá:

• Una plataforma de ingeniería unificada con una taxonomía estándar para epics, historias, defectos, pruebas (mediante Xray) y entornos

• Campos y flujos de trabajo compartidos para llevar a cabo las tareas relacionadas con el hardware y el software

• CI/CD y código integrados a través de Bitbucket

• Seguimiento integral durante todo el proceso de desarrollo, pruebas y operaciones

La conexión de herramientas y equipos con la plataforma de Atlassian permite a Cisco colaborar más fácilmente, aumentar la productividad y mejorar la visibilidad, la gestión de dependencias, la supervisión y la toma de decisiones.

Por ejemplo, los PowerPoints estáticos solían dominar el ciclo de vida de desarrollo de Cisco Networking. Sin embargo, ahora los equipos gestionan el estado, las condiciones y las aprobaciones de los programas en tiempo real con Jira. La presentación de confirmaciones (“commit deck”) es un documento activo de Confluence que guarda relación directa con los datos de Jira y que permite a los líderes presentar los datos en tiempo real mediante el modo de presentación de Confluence y las macros de Jira. Amy afirma que este recurso ha multiplicado por 24 la velocidad de ejecución del proceso: "Lograr que los equipos reflejen las actualizaciones de estado en Jira en lugar de en PowerPoint y crear informes y paneles en tiempo real ha resultado ser una práctica realmente eficaz. Un proceso en el que solíamos invertir dos horas a la semana ahora lo podemos completar en 5 o 10 minutos".

Más allá de la ingeniería, Cisco Networking ejecuta cada vez más flujos de trabajo empresariales en Atlassian, lo que incluye las solicitudes de financiación, las adquisiciones, las auditorías, la gestión de tickets de los servicios de laboratorio y los paneles ejecutivos. Amy afirma: "La mayor aportación de Atlassian a Cisco ha sido la capacidad de acabar con el aislamiento de los datos y crear un System of Work. Nos ha ayudado a agilizar nuestro desarrollo, avanzar más rápido como equipo y establecer una conexión entre los datos y nuestra estrategia".

Aumentar la eficiencia y la innovación con Atlassian Rovo y Forge

Para Cisco Networking, la creación de un System of Work con Atlassian Cloud Enterprise constituye la base de la conexión y la innovación. "Disponer de un System of Work basado en una excelente plataforma de datos con formas de trabajar comunes nos permitirá agregar información y mejorar en gran medida la eficacia de la IA", afirma Jason. "Gracias a Atlassian, podemos ofrecer a los usuarios la capacidad de conectarse de manera muy sencilla y eficaz, así como acceso a la información prácticamente en tiempo real. Después podremos habilitar la IA a gran escala".

Cisco Networking ya ha empezado a utilizar Rovo para buscar, resumir y crear contenido a nivel empresarial, así como para crear agentes destinados a automatizar la generación de informes, lo que permite aumentar hasta 40 veces la velocidad de ejecución de algunos procesos. Eric afirma: "Nuestro System of Work y los Agentes Rovo facilitan la vida al gerente del programa, ya que permiten reducir lo que sería una tediosa tarea de 10 horas a 15 minutos. Otra de las increíbles ventajas que ofrece es que, dado que ya disponemos de todos estos agentes, podemos compilar varios de ellos de forma multimodal para llevar a cabo una tarea que normalmente requeriría tres agentes".

Cisco Networking también utiliza Rovo con Forge, la plataforma de desarrollo de aplicaciones de Atlassian Cloud, para ofrecer a cualquier persona la posibilidad de crear aplicaciones y automatizaciones personalizadas. Por ejemplo, tan solo en un trimestre, su equipo creó cinco aplicaciones, entre las que se incluye lo siguiente:

• Resumen sobre el estado ejecutivo con tecnología de IA: utiliza la IA para extraer información sobre la planificación, las repercusiones para los clientes, el camino hacia la mejora, los riesgos y el estado de los campos de Jira con vistas a generar automáticamente un breve resumen ejecutivo

• Generador de la presentación de confirmaciones ("commit-deck") de Confluence: crea la presentación de confirmaciones estándar de Confluence para un programa a partir de una plantilla y la coloca automáticamente en el espacio o carpeta correspondientes

• Depurador de errores: recrea una antigua herramienta de la organización que encantaba a los ingenieros, pero que ahora está integrada en Jira para acabar con el aislamiento de los datos

Jason afirma que esto es solo el principio de todo lo que está por venir: "Es una oportunidad increíble para aumentar la productividad, acabar con el trabajo rutinario y permitir que todo el mundo pueda centrarse realmente en los elementos de mayor valor. Nos esforzaremos al máximo durante el proceso; tenemos muchas ganas de ver adónde nos llevará el stack de Atlassian".

¿Y ahora qué?: más mejores en la adopción y la productividad, menos espacios aislados y costes

En pocos años, Cisco Networking ya ha hecho grandes mejoras, y tan solo acaban de empezar. Entre sus próximas prioridades se incluye:

• Ampliar la adopción de Atlassian Cloud entre un 25 y 50 %, o un porcentaje mayor, conforme aumente el número de roles y flujos de trabajo trasladados a la plataforma

• Reducir entre un 20 y 25 % más los gastos operativos mediante la automatización y la IA

• Escalar Agentes Rovo y Forge para satisfacer las necesidades de un mayor número de equipos en materia de redacción técnica, gestión de programas y otras disciplinas

• Continuar con la premisa de acabar con las unidades aisladas en la totalidad de la cartera de productos y, de esta forma, crear una visión más completa para los ejecutivos y los clientes

Para Cisco Networking, Atlassian se ha convertido en algo más que un conjunto de herramientas. Esta plataforma, y la asociación con ella, les permite dar rienda suelta al potencial de los equipos. "Cuando hablamos de por qué elegimos el stack de Atlassian, gran parte de la justificación gira en torno al potencial de la plataforma", afirma Jason. "Podrás elegir seis o siete de las mejores herramientas y, luego, invertir tu tiempo en la integración y el traslado de los datos, no en la resolución de problemas".

Eric añade: "El stack de Atlassian permite a nuestro equipo controlar el desarrollo de productos de Cisco Networking que representan inversiones de miles de millones de dólares. Atlassian Cloud ya nos ha permitido agilizar nuestro proceso de evolución y transformación digital, y lo seguirá haciendo".