Lanzamiento del proyecto
Con un poco de planificación se puede tener mucho más éxito. Reúne a tu equipo de proyecto en una reunión inicial para poneros de acuerdo sobre el objetivo del proyecto y sobre cómo vais a trabajar para conseguirlo.
Tiempo de preparación
30 min
Tiempo de ejecución
90 min
Personas
3-14
RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Determinar los miembros del equipo del proyecto y sus roles.
- Definir la visión, la misión y las pruebas del proyecto.
- Conseguir que el equipo esté alineado con el objetivo del proyecto y cómo vais a trabajar juntos para conseguirlo.
QUÉ NECESITAS
- Videoconferencia con función de compartir pantalla o espacio para reuniones.
- Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas).
- Opcional: pizarra física, rotuladores, cronómetro y notas adhesivas.
Recursos de la estrategia
Cómo planificar el lanzamiento de un proyecto
Reúne a tu equipo al principio de un proyecto para acordar cómo debe ser el éxito y empezar a crear un plan para lograrlo.
¿Qué es el lanzamiento de un proyecto?
La reunión de lanzamiento del proyecto es la primera reunión con el equipo del proyecto y el cliente del proyecto (si procede). En ella se establecen el objetivo, los roles, las responsabilidades y los indicadores de éxito del proyecto.
¿Por qué realizar la estrategia de lanzamiento del proyecto?
Arrancar un proyecto sin una reunión de lanzamiento es como empezar un viaje por carretera sin mapa ni indicaciones. Probablemente desperdicies mucho tiempo, dinero y energía en llegar a tu destino, si es que lo logras. Realizar la estrategia de lanzamiento del proyecto marca el rumbo para una colaboración fluida y alcanzar el éxito.
¿Cuándo deberías organizar una reunión de lanzamiento del proyecto?
El lanzamiento del proyecto normalmente tiene lugar después de que se haya finalizado el plan de trabajo o el cartel de proyecto y todos estén preparados para empezar.
Los beneficios de las reuniones de lanzamiento del proyecto
La reunión de lanzamiento es una oportunidad para alinear a tu equipo en torno al "quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo" del proyecto.
Los estudios demuestran que el consenso en torno a varios de los temas que se debaten durante el lanzamiento de un proyecto tiene ventajas demostradas:
- Aclarar los roles
Entender claramente los roles y las responsabilidades puede mejorar los resultados al impulsar la comunicación, la coordinación, la confianza y la satisfacción de los miembros del equipo. - Preparar el terreno creando seguridad psicológica
Los equipos con normas establecidas que fomentan la colaboración y el diálogo abierto obtienen mejores resultados. - Visión
Cuando el personal comprende la visión (o por qué su trabajo es importante y cómo afecta a otras personas), su rendimiento laboral, persistencia y productividad aumentan. - Criterios de éxito claros o pruebas de misión
Los requisitos poco claros provocan repeticiones del trabajo costosas. Esbozar cómo es el éxito y solucionar los problemas desde el principio suele reducir la confusión y los costes más adelante.
1. Identifica los colaboradores del proyecto
Tiempo estimado: 10 min
Antes de publicar esta estrategia, identifica al promotor del proyecto, el líder del proyecto, el moderador, el equipo principal y las partes interesadas (un miembro del equipo puede poseer varios roles).
- Promotor del proyecto (o patrocinador ejecutivo): es la parte interesada que cuenta con más experiencia y la que tiene más que ganar o perder con el proyecto.
- Líder del proyecto: establece la visión sobre lo que ofrece el equipo y por qué.
- Moderador: es la persona responsable de que la reunión de lanzamiento sea fluida y esté bien focalizada.
- Equipo principal: las personas que hacen que el proyecto funcione.
- Partes interesadas: cualquier persona con datos relevantes, información, comentarios o intereses en el resultado del proyecto.
consejo: ADÁPTATE A TU EQUIPO
La estrategia de lanzamiento del proyecto es flexible y puede adaptarse con facilidad. Inspírate en las otras estrategias de la sección "Variantes" para adaptar el programa al equipo.
No hace falta que todo el mundo asista a todas las etapas del lanzamiento. Limita las variantes que añadas únicamente al equipo principal.
2. Define el destino
Tiempo estimado: 20 MIN
Reúne al promotor, al líder y al moderador del proyecto para que redacten las pruebas de visión, la misión y las pruebas de misión del proyecto en un documento colaborativo, como una página de Confluence, una pizarra o un tablero de Trello. El resto del equipo del proyecto participará en una lectura silenciosa previa de 5 minutos del cartel de proyecto.
A continuación, el equipo revisará estos elementos durante la reunión de lanzamiento:
- Visión: el "por qué" o el impacto que tendrá tu equipo tras finalizar el proyecto. ¿Por qué llevas a cabo este proyecto?
- Misión: los "qué" y "cómo". ¿Qué estás intentando hacer? ¿Cómo vas a lograr tu visión?
- Pruebas de misión: el "cuándo". ¿Qué aspecto tendrá cuando este proyecto tenga éxito? Estas pruebas indican si la misión va según lo previsto y crean una definición compartida de "completado".
3. Unas palabras del patrocinador
Tiempo estimado: 5 min
Pide al promotor del proyecto que inicie la sesión dando la bienvenida a los asistentes y compartiendo una rápida visión general del proyecto y su relación con la organización. Si tu promotor no está disponible para unirse a la sesión, puedes pedirle que grabe un vídeo breve, como un Loom, con antelación para compartirlo con el grupo.
4. Sentar las bases
Tiempo estimado: 5 min
Al principio de la reunión de lanzamiento del proyecto, comparte un resumen de la agenda y algunos acuerdos mutuos para que la charla sea productiva:
- Colaboración: colaboremos y diseñemos el proyecto para cumplir los objetivos.
- Suficientemente bueno: persigamos el progreso, no la perfección. Reúne suficiente información para crear una percepción común y sigue perfeccionándola en el futuro.
- Posibilidad: no juzguemos lo que ha sido y mantengamos la mente abierta sobre lo que puede ser.
5. Rompe el hielo
Tiempo estimado: 10 min
Empieza con una breve pregunta para romper el hielo para que todo el mundo se focalice y adquiera la mentalidad adecuada.
Si los miembros del grupo aún no se conocen, pide que se presenten, expliquen cuál es su función en el proyecto y respondan a una pregunta para romper el hielo. (Consulta la Estrategia para romper el hielo como fuente de inspiración).
Si los miembros del grupo ya se conocen, pasa directamente a la pregunta para romper el hielo.
6. Perfecciona la visión, la misión y las pruebas de la misión
Tiempo estimado: 60 min
Este es el aspecto más importante del lanzamiento del proyecto: reunir al equipo en torno a un propósito compartido que pueda servir de inspiración y guía.
Empieza por compartir la visión, la misión y las pruebas de la misión iniciales creadas antes del lanzamiento. Luego, divide a los asistentes en tres grupos: uno para la visión, otro para la misión y otro para las pruebas de la misión.
Da 20 minutos a cada grupo para que pulan los enunciados iniciales. A continuación, vuelve a reunir al grupo para presentar y debatir sus ideas principales.
Apunta cualquier cambio acordado y luego realiza una votación para implementarlo formalmente en el proyecto. Puedes (y debes) perfeccionar estos elementos más adelante en el proyecto a medida que descubras nueva información.
CONSEJO: VOTAR COMO EN LA ANTIGUA ROMA
Pide una votación con los pulgares para saber rápidamente si hay consenso o cuáles son las reticencias:
Pulgares hacia arriba = Estoy de acuerdo
Pulgares de lado = Me da un poco igual
Pulgares hacia abajo = Hay algo que no veo claro
7. Concluye el lanzamiento y actualiza el cartel de proyecto
Tiempo estimado: 5 min
Invita al líder del proyecto para que cierre la reunión agradeciendo al grupo su colaboración, proporcionando cualquier comentario o idea final y resumiendo los próximos pasos. En tu lista de elementos de acción, asigna un miembro del equipo para que actualice el cartel de proyecto con la visión, la misión y las pruebas de la misión acordadas.
consejo: TRABAJA DURO, JUEGA DURO
Si todo es trabajo y no hay hueco para la diversión, el aburrimiento puede invadir al equipo. Organiza un evento divertido poco después de la reunión de lanzamiento, como juegos virtuales o un encuentro social.
Seguimiento
Completa los planes
Si hay tiempo durante la reunión de lanzamiento, o en una sesión independiente, puedes usar otras estrategias y seguir esbozando los planes del proyecto.
- Establece Objetivos y resultados clave.
- Crea un marco de toma de decisiones DACI para determinar quién dirigirá el proyecto y quién será aprobador, consultor y destinatario de la información.
- Determina el cronograma, las tareas y los hitos propuestos del proyecto para que puedas priorizar en equipo.
Define los próximos pasos
Crea un plan de supervisión o un backlog de tareas con una herramienta como Trello, una plantilla de gestión de proyectos de Jira o una plantilla de planificación de proyectos de Confluence.
Actualiza los planes
A medida que el proyecto avance, revisa estos planes y la publicación del proyecto para documentar el progreso y hacer los ajustes necesarios.
Variantes
Discurso de ventas
Si la reunión va a ser más corta, intenta limitar la plantilla a preguntas sobre el horario laboral, el entorno ideal, las preferencias de comunicación y los estilos de aprendizaje antes de profundizar en temas más extensos y profundos.
Retrospectiva
Después de la actividad para romper el hielo, haced una breve estrategia de retrospectiva para hablar sobre lo que habéis aprendido en proyectos anteriores y cómo lo aplicaréis en este proyecto.
Acuerdos de trabajo
Usa la estrategia de acuerdos de trabajo para crear un conjunto de acuerdos mutuos sobre cómo el equipo colaborará para realizar el trabajo de manera eficiente y eficaz.
Funciones y responsabilidades
Después de acordar el propósito del proyecto, ¿cuáles serán las funciones individuales del proyecto? Ejecuta la estrategia de roles y responsabilidades para que los miembros del equipo tengan claro cómo contribuirán al éxito del proyecto. Esta estrategia también ayuda a identificar cualquier brecha en las habilidades o las funciones para que puedas atajarla desde el inicio del proyecto.
¿Aún tienes preguntas?
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Colaboración
Roles y responsabilidades
Aclara las responsabilidades individuales y encuentra las carencias que hay que cubrir.
Productividad
Acuerdos de trabajo
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