Modello Articolo delle procedure

L'articolo delle procedure che ti appresti a creare sarà la base da cui tutti i membri del team, e l'intera azienda,  partiranno per completare i task, superare gli ostacoli e rilasciare i progetti più rapidamente. Anche se hai esperienza su come portare avanti questo tipo di lavoro, vale la pena dedicare qualche minuto al confronto con i colleghi. Confronta le note e prendi in considerazione di integrare alcune delle loro best practice nei tuoi processi e nel documento che stai creando. 

Pensa inoltre alle domande più frequenti che ricevi sul task in questione e a quelle a cui puoi già rispondere per non far sorgere confusione tra i lettori ed evitare di dover apportare modifiche aggiuntive o di dover dedicare del tempo a rispondere a ogni singola domanda. Prendiamo ad esempio un articolo delle procedure per l'aggiornamento delle informazioni di deposito diretto nel portale dei pagamenti. Quali domande potrebbero sorgere prima di iniziare? ("Quanto tempo è necessario per l'elaborazione?"). Qual è il primo passaggio da effettuare? (Registrazione e accesso al portale). In che modo è possibile risparmiare tempo? (Tenere a portata di mano gli estremi bancari poiché dopo 10 minuti di inattività si verifica il timeout del portale.)

Hai annotato con precisione tutte le informazioni e le procedure? È il momento di creare uno schema di ogni passaggio da seguire per poter spuntare il task dall'elenco. Prova a delineare uno schema il più dettagliato possibile; scrivere l'articolo delle procedure sarà molto più semplice se lo schema è preciso. Nello stesso tempo, limitati a elencare 3-5 passaggi per non creare nei lettori l'impressione che la procedura richieda troppo tempo.

Ricorda che alcuni assimilano le informazioni attraverso la lettura, altri attraverso le immagini, altri tramite l'audio e altri ancora attraverso una combinazione di tutti questi mezzi. Quindi, quando crei lo schema, includi delle note su illustrazioni, elementi grafici, video o screenshot che usi o intendi utilizzare per arricchire il testo delle istruzioni.

Gli elementi visivi rendono l'articolo delle procedure più strutturato e facile da seguire. Si tratta di una fase semplice da completare se disponi già di una libreria di asset creative a cui attingere. In caso contrario, rivolgiti al team creativo, a fornitori di terze parti o a chiunque altro possa aiutarti a sviluppare e mettere insieme i materiali. Suggerimento: puoi anche creare in autonomia gli asset che ti servono utilizzando i tantissimi plug-in del browser gratuiti per la creazione di screenshot o diversi strumenti di design disponibili online. 

Raccogli inoltre i link ai contenuti pertinenti alla procedura (ad esempio, la pianificazione dei pagamenti) che non fanno direttamente parte del flusso del processo ma che potrebbero tornare utili.

Lo schema è solido e include tutti i passaggi che ritieni necessari. Adesso è il momento di verificare se hai dimenticato qualcosa o se occorre chiarire alcuni punti. Sottoponi lo schema a una persona esperta della procedura per vedere se ha qualcosa da aggiungere.

Utilizza il modello di Confluence per estrapolare un vero e proprio articolo delle procedure dallo schema. Quando la bozza ti soddisfa, fai leggere l'articolo a qualcuno che non ha la minima idea del funzionamento di questa procedura e chiedigli di seguire le istruzioni. È stato facile o ci sono stati degli ostacoli? E in che punto? Riscrivi le istruzioni con cui la persona che ha rivisto l'articolo ha avuto problemi. 

Pronti, partenza, via alla pubblicazione! La documentazione con le procedure è ora pubblicata, per guidare chi si sente perso e bloccato e farti risparmiare il tempo che dedicheresti a rispondere ripetutamente a queste domande. Anche se hai svolto in modo accurato la raccolta e i test dei fatti, alcune persone dell'azienda potrebbero avere ancora domande o sentirsi confuse.

Il bello di lavorare in Confluence è che il contenuto è aperto a tutti; chiunque può lasciare un commento sull'aspetto su cui ha bisogno di ulteriore aiuto. Inoltre, Confluence ti consente anche di modificare tutto ciò che ti serve, quindi i documenti sono "vivi". Non esitare ad apportare modifiche o a far evolvere i documenti man mano che le esigenze e le operazioni del team cambiano.