パフォーマンス改善計画 テンプレート

パフォーマンス改善計画テンプレートは、従業員のパフォーマンスに関する懸念に対処し、改善への明確な道筋を設定するためのフレームワークです。この構造化されたアプローチは、マネージャーと従業員が協力してパフォーマンス上の問題を特定し、測定可能な職能開発ゴールを設定し、成功に必要なステップの概要を示すのに役立ちます。

またこのテンプレートを使えば、すべての重要な要素に漏れなく対処できます。テンプレートは、マネージャーと従業員の指針となり、プロセスの透明性を高め、パフォーマンスの改善に取り組みやすくします。従業員パフォーマンス改善計画に従うことで、コラボレーション環境を作り出し、過去のパフォーマンス問題にこだわるのではなく、双方がポジティブな成果を上げることに集中できます。

従業員のパフォーマンス レビューを標準化する必要がありましたら、パフォーマンス レビューのベスト プラクティスをご確認ください。

パフォーマンス改善計画を使用するタイミング

パフォーマンス改善計画は特定のシナリオで最大の効果を上げます。文書が介在することで意味のある変化がもたらされ、意思決定が改善する場合です。従業員のパフォーマンスが一貫して低い場合や、複数のレビュー期間にわたって主要業績指標を満たしていない場合には、PIP の実施を検討しましょう。パフォーマンス改善計画テンプレートでのアプローチによって、組織全体で公平で一貫した対応を取ることができます。

また、PIP は行動上の問題がチームのダイナミクスや顧客との関係に影響を及ぼす場合にも適しています。ただし、必ず口頭でのフィードバックやコーチングを試みるべきです。PIP のゴールは、より深刻な懲戒処分を検討する前に、改善に向けて構造化された最終的な機会を提供することです。この無料のパフォーマンス改善計画テンプレートは一貫性を保ちつつ、カスタマイズできます。

パフォーマンス改善計画の主な要素

適切なパフォーマンス改善計画は、対処すべき問題と成果の測定方法をマネージャーと従業員が理解するのに役立ちます。すべてのパフォーマンス改善計画テンプレートに含めるべき必須の要素は次のとおりです。

• 従業員の詳細情報: まず、従業員の名前、マネージャーの名前、開始日、人事担当者の連絡先などの基本情報を記入します。これにより、改善プロセスに誰が関与したかを明確に記録できます。

• 目的のステートメント: パフォーマンス改善計画を作成する理由と、計画で達成しようとしている内容の簡潔な説明を記入します。これにより、適切な文脈と期待事項を最初から設定できます。

• 期待されるパフォーマンスの表: その職務に期待される事項を示す列、期待事項に照らして従業員に欠けている点を説明する列、具体例を示す列を用意します。

• 測定可能な目標: 各パフォーマンス問題について、明確で期限付きの目標を記述します。計画の期間内に達成可能な内容にするとともに、その達成方法に関するガイダンスを含める必要があります。

• タイムラインのパラメーター: 計画の期間を指定し、進捗レビューをスケジュールし、改善を証明するために特定の日付までに達成すべき事項の概要を記入します。

• 利用可能な支援: トレーニング プログラム、メンタリング セッション、その他のツールなど、改善期間中の目標達成を支援する具体的なリソースを記入します。

• 進捗状況の追跡: 継続的なフィードバックや成果、引き続き取り組みが必要な領域を、改善期間中を通じて記録するための欄を設けます。

• 署名フィールド: マネージャーと従業員のそれぞれの署名、その日付を記載するための専用の欄を設けます。これは、計画が受領され確認されたことの正式な証拠となります。

• 連絡先情報: 直属の上司や人事担当者など、疑問点の問い合わせ先に関する詳細な情報を記入します。

パフォーマンス改善計画の実施

パフォーマンス改善計画を効果的に実施するには、周到に準備して一貫したコミュニケーションを取る必要があります。最初から最後まで明確なステップに従うと、従業員と組織が成功を収めるための最善の機会をもたらす公正なプロセスを構築できます。

• 人事との相談を準備する: PIP を開始する前に、人事部門と緊密に連携して会社のポリシーを確認し、雇用規則を順守します。また、パフォーマンスを向上できるように当従業員に関与してもらう方法をブレーンストーミングすることもできます。パフォーマンスに関するこれまでの会話をすべて記録し、パフォーマンスに関する問題の具体例を集めて、事例を裏付けます。

• 最初のミーティングをスケジュールする: 中立的な環境で従業員との個別の対面でのミーティングを手配します。話し合いや質問の時間を十分に取り、適切な手続きに従うことができるよう、人事担当者に同席してもらうことを検討します。

• パフォーマンス改善計画を提示する: パフォーマンスに関する懸念を明確に説明し、PIP の書面を一緒に確認し、特定の期待事項やタイムラインを概説します。状況の深刻さを率直に伝えると同時に、支援する雰囲気を保ち、これが改善の機会であることを強調します。

• 定期的なチェックイン ミーティングを設定する: PIP 期間中は進捗のレビューを頻繁にスケジュールして、成果を評価し、課題について話し合い、継続的にフィードバックを提供します。これらのミーティングでは、具体的な成果、まだ努力する必要のある領域、成功を支援するために必要な調整に焦点を当てる必要があります。

• すべてを明確に文書化する: 最初のミーティングから最終的な結果までのミーティング、会話、進捗の監視に関する詳しい記録を保管します。このように文書化することで従業員と組織の双方を保護すると同時に、今後のパフォーマンス管理イニシアチブに貴重なインサイトがもたらされます。

• 監督し、必要に応じて調整する: 特定のアプローチが効果的に機能していない場合は、タイムライン、リソース、または目標を変更します。取り組みの勢いを維持しながら、従業員の能力開発ペースに合わせて計画を現実的で達成可能な内容にすることを目指しましょう。

パフォーマンス改善計画の例

営業成績

ある営業担当者は、過去 6 か月間、常に四半期目標を 30% 下回っています。60 日間のパフォーマンス改善計画は、クライアントの獲得とフォロースルーの改善に重点を置いています。この計画には、日々の営業活動の追跡、マネージャーとの週次のパイプライン レビュー、必須の営業方法論上級コースの修了が含まれます。成功メトリックには、適格リードを 25% 増やすこと、成約率を改善してチームの平均値を達成することなどが含まれます。

コミュニケーション スキル

あるチーム リーダーは、プロジェクトの方向性が不明瞭である、チーム メンバーからの質問への回答が遅いといったフィードバックを定期的に受け取っています。45 日間のパフォーマンス改善計画では、コミュニケーションの有効性と応答速度の改善に取り組みます。この計画では、体系的な毎日のチーム チェックインの実施、ビジネス コミュニケーション ワークショップへの参加、さまざまなリクエストに対する標準応答時間の設定を求めています。進捗状況の測定には、チーム フィードバック調査と特定の応答時間目標の達成度を使用します。

プロジェクト管理

あるプロジェクト マネージャーの担当プロジェクトは、常に期限と予算を超過しています。90 日間のパフォーマンス改善計画は、プロジェクト計画とリソース管理のスキル向上に重点を置いています。この計画には、上級プロジェクト マネージャーのシャドウイング、新しいプロジェクト追跡ツールの導入、バッファ期間を組み込んだ詳細なプロジェクト タイムラインの作成などが含まれます。週に 1 回、関係者に最新情報を伝えつつ、計画されたタイムラインおよび予算との誤差 5% 以内で次の 2 つのプロジェクトを終えることが成功の指標となります。