プロジェクト ステータス レポート テンプレート

プロジェクト ステータス テンプレートは、大学の PMO の Jira プロジェクトと連携して機能します。これらのプロジェクトはすべて同じスキームを共有しています。そのスキームでは、PMO プロジェクトと呼ばれる特定の課題タイプが、プロジェクトの名前、プロジェクト マネージャーとスポンサー、レポートの日付、プロジェクトの健全性、制約、ステータスなどのプロジェクトの詳細情報を含むメタデータを収集します。

その情報は、Confluence テンプレートに埋め込まれた Jira マクロを更新するために使用されます。これにより、関係者はプロジェクトの進捗の概要を知ることができます。PMO プロジェクトの課題は 1 つのプロジェクトにつき 1 つだけで、すべてプロジェクト マネージャーが記入します。また、この統合により、プロジェクトのステータスがリアルタイムで継続的に更新され、プロジェクトの現在の状態や進捗を即座に把握できるようになります。

また、ASU では PMO プロジェクト課題にステータス メモ フィールドと制約フィールドの 2 つのカスタム フィールドを作成し、テンプレートの要約セクションの入力を自動化することで、プロジェクト ステータスの要約を効果的に作成しています。主要な関係者とチーム メンバーは、この要約から完了した作業、今後のタスク、プロジェクト マイルストーンに関する進捗報告といった、プロジェクトの進捗の簡潔な概要を知ることができます。その後 ASU では Confluence の Jira マクロを採用し、これらのフィールドのみを要約テーブルに追加しました。

この魔法を再現するには、対応する列に「ステータス メモ」と「制約」(またはステータス要約カスタム フィールドに設定したい事柄) のみを表示するようにします。設定を完了したら、プロジェクト マネージャーはマクロの JQL にあるプロジェクト キーを自分のものと置き換えるだけです。このセクションでは、ステータス メモと制約を通じてプロジェクトの進捗を反映し、チームが順調に作業を進めるための大まかなアップデートを提供します。また、リスクを事前に特定し、関係者がプロジェクトの進捗を把握できるようにします。 

このすべてのデータが自動的に表示されるため、プロジェクト マネージャーは緑、黄、赤といったプロジェクト ステータスを一目で簡単に割り当てることができます。

Jira レポート マクロを使用して、プロジェクトの進捗の追跡やプロジェクトのスケジュールとの調整など、プロジェクト内のすべての課題を表示し、プロジェクト マネージャーにプロジェクト キーを自分のものに置き換えてもらいます。ASU の例では、チームが PMO プロジェクトの課題タイプを設定していることがわかります。この課題タイプには、カスタム フィールドとして要約、ステータス、開始日、終了日、説明が表示されます。

関係者に最新の成果、次のステップ、リスクや課題の概要を伝えます。繰り返しますが、ASU は各 PMO プロジェクトに存在する課題タイプを使用します。

成果列に、ASU は次の JQL を使用して過去 7 日間の解決済みタスクを追加します: Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now())。これには、完了した作業、今後のタスク、プロジェクトのマイルストーンに関する進捗レポートが含まれます。これにより、達成された目標を明確に把握することができます。

次のステップ列は、次の JQL を使用してまだ解決されていないタスクをプルします: Project = “ATL” AND issuetype != “PMO Project” AND Resolution = unresolved。

カスタム課題タイプも、リスクと課題をプルします。プロジェクトの健全性を評価することは、潜在的なリスクを特定し、プロジェクトを計画どおりに進め、主要な指標、リスク、予算状況について関係者に知らせる上で非常に重要です。

チーム向けに設定を完了したら、独自にテンプレートを保存します。そうすると、プロジェクト マネージャーはプロジェクト キーを更新するだけで作業を開始できます。標準化された方法ですべてのプロジェクトの最新情報を入手できる 1 つの場所を、関係者やチームに提供しましょう。