Sjabloon Gratis '5x waarom'-analyse
Gemaakt door:
Verbeter het vermogen van je team om de hoofdoorzaken van projectissues te identificeren.
Categorieën
- Projectmanagement
BELANGRIJKSTE FUNCTIES
Retrospectief
Documentatie
Afstemming van teams
Je team heeft alles goed gedaan voor een project, maar er moest nog iets worden opgelost. Tijd dus om een stap terug te doen om erachter te komen waarom het project toch niet succesvol was. Gebruik hiervoor de sjabloon voor de 5x waarom-analyse.
De analyse met 5 waarom-vragen is een probleemoplossende techniek die open, productieve feedback aanmoedigt om de hoofdoorzaken van een probleem te helpen identificeren. De methode houdt in dat je herhaaldelijk vraagt 'waarom?' om dieper in een probleem te duiken tot je bij de kern bent.
De sjabloon voor de analyse met 5 waarom-vragen biedt een structuur om je door het proces met 5-waarom-vragen te begeleiden. Zo blijft je team gefocust op het probleem en wordt de reikwijdte van de zaak langzaam beperkt tot je tot een bevredigende conclusie bent gekomen.
De analyse met 5 waarom-vragen kan worden toegepast op vrijwel elk probleem, team of elke branche, waardoor het een veelzijdige tool is. Het bevordert een dieper begrip van problemen, stimuleert een cultuur van continue verbetering en helpt voorkomen dat dezelfde problemen zich opnieuw voordoen.
Wat zijn de 5 waaroms?
Het doel van de 5 waaroms is om de onderliggende oorzaak van een probleem te achterhalen door de lagen van oppervlakkige problemen weg te pellen die eigenlijk symptomen zijn van het probleem, niet de oorzaak. Dit doe je door herhaaldelijk de vraag "Waarom?" te stellen en de reacties te onderzoeken. Zo kun je de diepere en vaak over het hoofd geziene oorzaken van een probleem ontdekken.
Het doel is om op het punt te komen waarop verdere vragen geen zinvolle inzichten meer opleveren en je de hoofdoorzaak hebt vastgesteld. Zodra je de hoofdoorzaak hebt vastgesteld, kun je praktische oplossingen implementeren om de oorzaak aan te pakken en te voorkomen dat het probleem zich opnieuw voordoet.
Voorbeeld van de sjabloon 5 waaroms
Dit is een voorbeeld van hoe je de sjabloon 5 waaroms op een probleem kunt toepassen:
Probleemstelling: de softwaretoepassing crasht regelmatig tijdens zware gebruikersbelasting, wat leidt tot een slechte gebruikerservaring.
1. Waarom crasht de software tijdens zware gebruikersbelasting?
Antwoord: De server wordt overweldigd door gelijktijdige gebruikersverzoeken.
2. Waarom wordt de server overweldigd door gelijktijdige gebruikersverzoeken?
Antwoord: de capaciteit van de server moet op de juiste manier worden geschaald om hoge verkeersbelastingen aan te kunnen.
3. Waarom is de capaciteit van de server niet geschaald om veel verkeer aan te kunnen?
Antwoord: het team heeft tijdens de ontwikkeling geen proactieve monitoring- en belastingstests uitgevoerd.
4. Waarom werden er tijdens de ontwikkeling geen proactieve monitoring- en belastingstests uitgevoerd?
Antwoord: het ontwikkelingsteam beschikte niet over de nodige tools en expertise het uitvoeren van belastingstests.
5. Waarom beschikte het ontwikkelingsteam niet over de nodige tools en expertise voor het uitvoeren van belastingstests?
Antwoord: de initiële projectscope omvatte geen belastingstests en het team had geen toegang tot de juiste hulpmiddelen voor het uitvoeren van belastingstests.
Hoofdoorzaak: de onderbreking van de software tijdens zware gebruikersbelasting wordt veroorzaakt doordat belastingstests ontbraken in de oorspronkelijke projectscope en door een gebrek aan toegang tot de benodigde middelen en expertise voor belastingstests.
Oplossing: om toekomstige onderbrekingen tijdens zware gebruikersbelasting te voorkomen, moet het team belastingstests opnemen als standaard onderdeel van hun softwareontwikkelingsproces en ervoor zorgen dat toegang tot de vereiste hulpmiddelen en expertise voor belastingstests beschikbaar is. Hierdoor kunnen prestatieproblemen vroeg in de ontwikkelingscyclus geïdentificeerd en aangepakt worden, wat zorgt voor een vlottere gebruikerservaring wanneer de software wordt geïmplementeerd.
In dit voorbeeld toonde de analyse van de 5 waaroms dat dit de hoofdoorzaak van de veelvuldige softwareonderbrekingen tijdens zware gebruikersbelasting was: het ontbreken van belastingstests in de oorspronkelijke projectscope en het gebrek aan middelen om tijdens de ontwikkeling belastingstests uit te voeren.
De oplossing pakt dit probleem rechtstreeks aan, waardoor een domino-effect ontstaat dat de voortvloeiende symptomen van het probleem en, ten slotte, de oorspronkelijke probleemstelling oplost.
Door belastingstests een standaard onderdeel te maken van het softwareontwikkelingsproces en ervoor te zorgen dat de benodigde middelen en expertise beschikbaar zijn, worden toekomstige onderbrekingen voorkomen. Daardoor kan het team ook de gebruikerservaring verbeteren.
Zo gebruik je het 5x waarom-sjabloon
- 1
Identificeer het probleem
Begin door het probleem of issue dat je wilt aanpakken duidelijk te omschrijven. Maak een probleemstelling die als basis voor je analyse dient. Het is handig om een facilitator of leider aan te wijzen voor de 5 waaroms-sessie die de discussie kan begeleiden, op schema kan houden en ervoor kan zorgen dat iedereen de kans krijgt om mee te doen.
- 2
Stel de vraag 'waarom?'
Begin met de probleemstelling die je hebt gemaakt en vraag jezelf af waarom het probleem zich heeft voorgedaan. Noteer het antwoord.
- 3
Herhaal de vraag 'Waarom?'
Neem het antwoord uit stap 2 en vraag waarom het is gebeurd. Ga door met dit proces door de vraag "Waarom?" te stellen en reacties vast te leggen totdat je bereikt wat volgens jou de hoofdoorzaak van het probleem is. Het kan zijn dat er minder of meer dan vijf 'waaroms' nodig zijn om de hoofdoorzaak te achterhalen.
- 4
Verifieer de hoofdoorzaak
Zodra je de hoofdoorzaak hebt vastgesteld, kun je deze verifiëren door te onderzoeken of het verhelpen van deze oorzaak kan voorkomen dat het probleem zich opnieuw voordoet.
- 5
Implementeer oplossingen
Zodra de hoofdoorzaak is geïdentificeerd en geverifieerd, moet je corrigerende maatregelen of oplossingen ontwikkelen en implementeren. Deze oplossingen moeten voorkomen dat het probleem zich opnieuw voordoet.
Use the 5 whys analysis template in Confluence
The 5 Whys method allows teams to get to the root cause of an issue hindering a project's success. The 5 Whys root cause analysis template in Confluence provides a simple format and structure that facilitates this process and allows team members to visualize each step from beginning to end.
It also helps streamline collaboration, allowing team members to document insights and track progress efficiently. Confluence's features facilitate real-time editing and serve as a central knowledge hub, enhancing the 5 whys method as a shared resource for continuous improvement within the team.
Gerelateerde sjablonen
Bedrijfsstrategie
retrospective
Gebruik deze sjabloon om met je team zo'n retrospective te doen.
Human Resources
All hands-vergadering
Deel bedrijfsupdates, successen, werknemersinterviews en meer met je grotere team.
Uitgelicht
jaarlijks onepager-plan
Deel de jaarplannen en -prioriteiten van je bedrijf met de hele organisatie.