Szablon Samouczek

Samouczek, który przygotujesz, będzie stanowił podstawowe źródło informacji dla członków zespołu (i innych pracowników firmy) na temat wykonywania zadań, eliminowania problemów i szybszej realizacji projektów. Chociaż jesteś ekspertem od tych działań, warto poświęcić chwilę na analizę procesów współpracowników. Porównaj ich notatki ze swoimi i rozważ wprowadzenie najlepszych stosowanych przez nich praktyk u siebie oraz w tworzonym dokumencie. 

Zastanów się także, jakie pytania dotyczące tego zadania są najczęściej zadawane oraz na jakie można odpowiedzieć wcześniej, aby uniknąć konsternacji u odbiorców, a sobie oszczędzić wielu dodatkowych zmian lub czasu poświęconego na indywidualne dyskusje. Przykładem niech będzie samouczek dotyczący aktualizacji informacji do przelewu w portalu wynagrodzeń. Jakie pytania będą chcieli zadać przed rozpoczęciem (np. ile czasu potrwa przetworzenie tej zmiany)? Jaką czynność powinni wykonać na początku (rejestracja w portalu i logowanie)? Jak mogą oszczędzić czas (poprzez przygotowanie kodu banku i numerów rachunków, ponieważ po 10 minutach bezczynności w portalu upłynie limit czasu)?

Masz już zapisane wszystkie fakty i najskuteczniejsze taktyki? Czas utworzyć konspekt każdego kroku do wykonania, aby zrealizować zadanie i wykreślić je z listy. Konspekt powinien być jak najbardziej szczegółowy. Precyzyjne informacje znacznie ułatwią tworzenie samouczka. Jednocześnie ogranicz liczbę kroków do 3–5, aby odbiorca nie miał wrażenia, że proces jest czasochłonny.

Pamiętaj, że część osób przyswaja informacje poprzez czytanie, inni dzięki obrazom, jeszcze inni poprzez słuchanie, a niektórzy stosują kombinację wszystkich tych metod. Podczas opracowywania konspektu dodaj notatki dotyczące ilustracji, grafik, filmów lub zrzutów ekranu, które masz lub musisz przygotować, aby uatrakcyjnić instrukcje.

Materiały wizualne uzupełnią treść i ułatwią korzystanie z samouczka. Jeśli masz bibliotekę zasobów kreatywnych, ich dodanie będzie proste. W przeciwnym razie skontaktuj się z zespołem kreatywnym, firmami zewnętrznymi lub wszelkimi innymi osobami, które mogą pomóc w przygotowaniu oraz zgromadzeniu materiałów. Porada: materiały możesz także przygotować samodzielnie dzięki wielu bezpłatnym wtyczkom przeglądarek do wykonywania zrzutów ekranu lub narzędziom do projektowania online. 

Zgromadź także łącza do wszystkich treści istotnych dla danego procesu (np. harmonogram płatności), które nie są bezpośrednio związane z przebiegiem procesu, ale mogą być przydatne.

Konspekt jest solidnie przygotowany i zawiera wszystkie istotne Twoim zdaniem kroki. Teraz pora sprawdzić, czy nic nie zostało pominięte, a żaden krok nie wymaga dodatkowych wyjaśnień. Przedstaw konspekt osobie zaznajomionej z procesem, aby sprawdziła, czy nie warto czegoś dodać.

Przekształć konspekt w docelowy samouczek, korzystając z szablonu Confluence. Gdy wersja robocza będzie dla Ciebie zadowalająca, przedstaw ją osobie, która zupełnie nie zna procesu i poproś o wykonanie procedury. Wszystko poszło gładko czy miała problemy? Na jakim etapie? Doprecyzuj instrukcje w miejscu wystąpienia problemu. 

Czas na publikację! Twój samouczek jest ogólnie dostępny, wskazuje innym użytkownikom sposób działania i rozwiązuje ich problemy, a Ty nie musisz ciągle odpowiadać na te same pytania. Mimo rzetelnego zebrania i sprawdzenia informacji, niektóre osoby w firmie nadal mogą mieć pytania lub wątpliwości.

Wyjątkową zaletą pracy w Confluence jest to, że treść jest dostępna dla wszystkich. Każdy może dodać komentarz dotyczący dodatkowej pomocy, której potrzebuje. Ponadto Confluence pozwala na dowolną edycję treści, aby dokument był atrakcyjny. Możesz wprowadzać aktualizacje lub modyfikować dokumenty stosownie do potrzeb zespołu i wprowadzanych zmian procedur.