Szablon Plan poprawy wydajności

Szablon planu poprawy wydajności to ramy postępowania na potrzeby rozwiązywania problemów związanych z wydajnością pracowników i wyznaczania jasnych ścieżek poprawy. To ustrukturyzowane podejście pomaga menedżerom i pracownikom wspólnie identyfikować konkretne problemy związane z wydajnością, wyznaczać wymierne cele w zakresie profesjonalnego rozwoju i określać kroki niezbędne do osiągnięcia sukcesu.

Daje także możliwość zajęcia się wszystkimi kluczowymi elementami. Prowadzi menedżerów i pracowników przez cały proces, dzięki czemu jest on bardziej przejrzysty i przystępny. Plan poprawy wydajności pracowników pozwala przygotować środowisko współpracy, w którym obie strony mogą skupić się na osiąganiu pozytywnych wyników, zamiast rozpamiętywać wcześniejsze problemy z wydajnością.

Potrzebujesz pomocy w ocenianiu wydajności pracowników? Zapoznaj się z naszymi najlepszymi praktykami w zakresie przeglądów wydajności. 

Kiedy należy użyć planu poprawy wydajności

Plany poprawy wydajności są najbardziej skuteczne w określonych scenariuszach, w których udokumentowana interwencja może mieć znaczący wpływ i poprawić podejmowanie decyzji. Rozważ wdrożenie PIP, gdy pracownik konsekwentnie wykazuje słabą wydajność lub nie osiąga pożądanych wartości kluczowych wskaźników wydajności na przestrzeni kilku okresów przeglądu. Ten szablon podejścia do planu poprawy wydajności zapewnia uczciwe i konsekwentne traktowanie pracowników w całej organizacji.

PIP są również odpowiednie, gdy problemy behawioralne wpływają na dynamikę zespołu lub relacje z klientem. Zawsze jednak należy z nich korzystać dopiero po ustnym przekazaniu opinii i podjęciu prób coachingu. Celem jest zapewnienie ostatecznej okazji do poprawy przed rozważeniem poważniejszych działań dyscyplinarnych. Ten darmowy szablon planu poprawy wydajności zapewnia zachowanie spójności, a jednocześnie umożliwia dostosowanie.

Kluczowe elementy planu poprawy wydajności

Solidny plan poprawy wydajności pomaga menedżerom i pracownikom ustalić, czym trzeba się zająć i jak mierzyć sukces. Oto podstawowe elementy, które powinien zawierać każdy szablon PIP:

• Dane pracownika: zacznij od podstawowych informacji, takich jak imię i nazwisko pracownika, imię i nazwisko menedżera, data rozpoczęcia pracy i osoba kontaktowa z działu kadr. W ten sposób będziesz dokładnie wiedzieć, kto jest zaangażowany w proces doskonalenia.

• Określenie celu: wyjaśnij pokrótce, dlaczego powstał ten plan PIP i co ma pozwolić osiągnąć. Pozwoli to od razu wyznaczyć odpowiedni ton i oczekiwania.

• Tabela oczekiwań dotyczących wydajności: zawrzyj w niej kolumny określające oczekiwania dotyczące każdego stanowiska i opisujące, dlaczego pracownik ich nie spełnia. Podaj konkretne przykłady.

• Mierzalne cele: opisz jasne, ograniczone czasowo cele dla każdego problemu z wydajnością. Powinny one być osiągalne w ramach czasowych planu i zawierać wskazówki, jak je zrealizować.

• Parametry osi czasu: określ czas trwania planu, zaplanuj przeglądy postępów i opisz, co trzeba osiągnąć w określonych terminach, aby wykazać poprawę.

• Dostępne wsparcie: wymień konkretne zasoby, takie jak programy szkoleniowe, sesje mentoringowe lub dodatkowe narzędzia, które pomogą pracownikowi odnieść sukces w okresie doskonalenia.

• Śledzenie postępów: stwórz miejsce na dokumentowanie bieżących informacji zwrotnych, osiągnięć i obszarów wymagających dalszej pracy przez cały okres doskonalenia.

• Pola podpisu: dodaj miejsca na podpisy menedżera i pracownika oraz datę, aby można było formalnie potwierdzić, że plan otrzymano i sprawdzono.

• Dane kontaktowe: podaj szczegółowe informacje o tym, z kim należy się kontaktować w przypadku pytań, w tym dane bezpośredniego przełożonego i przedstawiciela działu kadr.

Wdrażanie planu poprawy wydajności

Skuteczne wdrożenie planu poprawy wydajności wymaga przemyślanego przygotowania i konsekwentnej komunikacji. Kiedy wykonujesz jasno określone kroki planu od początku do końca, tworzysz uczciwy proces, który daje pracownikowi i organizacji najwięcej szans na pomyślny wynik.

• Skonsultuj się z działem HR, aby się przygotować: przed rozpoczęciem wdrażania PIP w ścisłej współpracy z działem HR przejrzyj zasady firmy i zapewnij zgodność z przepisami dotyczącymi zatrudnienia. Możesz też przeprowadzić burzę mózgów na temat sposobów zaangażowania pracownika w osiągnięcie lepszych wyników. Dokumentuj wszystkie poprzednie rozmowy o wydajności i zbieraj konkretne przykłady problemów, aby poprzeć swoje tezy.

• Umów się na pierwsze spotkanie: umów się na prywatne spotkanie twarzą w twarz z pracownikiem w neutralnym otoczeniu. Zarezerwuj wystarczająco dużo czasu na dyskusję i pytania. Rozważ obecność przedstawiciela działu HR, który mógłby czuwać nad przestrzeganiem procedur.

• Przedstaw plan poprawy wydajności: jasno wyjaśnij obawy dotyczące wydajności, przejrzyj wraz z pracownikiem pisemny dokument PIP i nakreśl konkretne oczekiwania oraz harmonogramy. W sposób bezpośredni powiadom o powadze sytuacji, jednak cały czas mów wspierającym tonem i podkreślaj szansę na poprawę.

• Planuj regularne spotkania kontrolne: w okresie trwania PIP zaplanuj częste przeglądy postępów w celu oceny osiągnięć, omawiania wyzwań i przekazywania bieżących informacji zwrotnych. Takie spotkania powinny koncentrować się na konkretnych osiągnięciach, obszarach, które nadal wymagają pracy, i wszelkich dostosowaniach potrzebnych do osiągnięcia sukcesu.

• Dokumentuj wszystko jasno: prowadź szczegółowe zapisy wszystkich spotkań, rozmów i obserwacji postępów, od pierwszego spotkania po końcowe wyniki. Taka dokumentacja chroni zarówno pracownika, jak i organizację, zapewniając jednocześnie cenne informacje na potrzeby przyszłych inicjatyw w zakresie zarządzania wydajnością.

• Monitoruj i dostosowuj plan w razie potrzeby: jeżeli pewne podejścia nie działają skutecznie, nie wahaj się zmodyfikować osi czasu, zasobów lub celów. Celem jest zachowanie dynamiki przy jednoczesnym dopilnowaniu, aby plan pozostał realistyczny i osiągalny w kontekście tempa rozwoju pracownika.

Przykłady planów poprawy wydajności

Wydajność w zakresie sprzedaży

W ciągu ostatnich sześciu miesięcy przedstawiciel handlowy regularnie osiągał cele kwartalne gorsze o 30% od zakładanych. Jego 60-dniowy plan PIP koncentruje się na poprawie pozyskiwania klientów i działaniach następczych. Plan przewiduje codzienne śledzenie aktywności sprzedażowej, cotygodniowe przeglądy pipeline'u z menedżerem oraz obowiązek ukończenia zaawansowanego kursu z metodologii sprzedaży. Do wskaźników sukcesu należy zwiększenie liczby kwalifikowanych potencjalnych klientów o 25% i poprawa wskaźników zamknięcia, aby osiągnąć średnią dla zespołu.

Umiejętności komunikacyjne

Lider zespołu regularnie otrzymuje informacje zwrotne dotyczące niejasnych wskazówek dotyczących projektu i zwlekania z odpowiedziami na pytania zespołu. 45-dniowy plan PIP dotyczy skuteczności komunikacji i szybkości reakcji. Plan wymaga wdrożenia ustrukturyzowanej codziennej odprawy zespołu, udziału w warsztatach komunikacji biznesowej i ustalenia standardowych czasów reakcji na różne zapytania. Postęp mierzy się za pomocą ankiet opinii zespołu i osiągania określonych celów w zakresie czasu reakcji.

Zarządzanie projektami

Kierownik projektu nagminnie realizuje projekty po terminie i przekracza budżet. 90-dniowy plan PIP koncentruje się na planowaniu projektów i umiejętnościach zarządzania zasobami. Plan obejmuje obserwację i naśladowanie starszego kierownika projektów, wdrażanie nowych narzędzi do śledzenia projektów oraz tworzenie szczegółowych harmonogramów projektów z okresami buforowymi. Miarą sukcesu będzie realizacja kolejnych dwóch projektów w ramach planowanego harmonogramu i budżetu (przekroczenie nie większe niż 5%) przy jednoczesnym cotygodniowym informowaniu interesariuszy o bieżącym statusie.