Шаблон «План повышения производительности»

Шаблон плана повышения производительности — это инструмент для решения проблем с производительностью сотрудников и разработки конкретных путей ее повышения. Структурированный подход помогает руководителям и сотрудникам совместно выявить конкретные проблемы, поставить измеримые цели профессионального развития и наметить необходимые шаги для достижения успеха.

Следуя шаблону, вы сможете учесть все важнейшие элементы. Он делает процесс более прозрачным и менее пугающим для руководителей и сотрудников. План повышения производительности сотрудников создает атмосферу совместной работы, в которой обе стороны могут сосредоточиться на достижении положительных результатов, а не заострять внимание на прошлых проблемах.

Нужна помощь в стандартизации оценки сотрудников? Ознакомьтесь с нашими рекомендациями по оценке производительности. 

Преимущества использования плана повышения производительности

Планы повышения производительности наиболее эффективны в конкретных сценариях, где задокументированное вмешательство может существенно повлиять на ситуацию и улучшить процесс принятия решений. Рассмотрите возможность реализации такого плана в тех случаях, когда сотрудник постоянно демонстрирует низкую производительность или не соблюдает ключевые показатели эффективности в течение нескольких отчетных периодов. Шаблон плана повышения производительности обеспечивает справедливый и последовательный подход ко всем сотрудникам организации.

План повышения производительности также может пригодиться для работы с поведенческими проблемами, которые влияют на динамику в команде или отношения с клиентами. Однако прибегать к этому методу следует лишь после устной обратной связи и коучинга. Это должна быть последняя структурированная попытка улучшить ситуацию, прежде чем рассматривать более серьезные дисциплинарные меры. Бесплатный шаблон плана повышения производительности обеспечивает последовательность подхода, но при этом дает возможность индивидуальной корректировки.

Ключевые элементы плана повышения производительности

Грамотный план повышения производительности помогает руководителям и сотрудникам понять, что нужно сделать и как измерить успех. Вот основные составляющие, которые должен содержать каждый шаблон такого плана.

• Сведения о сотруднике. Начните с основной информации, включая имя сотрудника, имя руководителя, дату начала работ, контактное лицо в отделе кадров. Так у вас будут понятные записи об участниках процесса совершенствования.

• Формулировка цели. Кратко объясните, для чего создан план повышения производительности и на что он направлен. Это поможет с самого начала правильно задать тон и сформировать ожидания.

• Таблица ожидаемых результатов. Добавьте столбцы по каждому из должностных требований и опишите, в чем сотрудник им не соответствует, с конкретными примерами.

• Измеримые цели. Сформулируйте четкие, ограниченные по времени цели для каждой проблемы, связанной с производительностью. Они должны быть достижимы в сроки, предусмотренные планом, и включать указания по их выполнению.

• Сроки. Укажите срок действия плана, график проверок прогресса и опишите, что необходимо выполнить к определенным датам, чтобы продемонстрировать улучшение.

• Доступная поддержка. Перечислите конкретные ресурсы, например программы обучения, наставничество или дополнительные инструменты, которые помогут сотруднику добиться успеха в период улучшения работы.

• Отслеживание прогресса. Подготовьте место для документирования текущей обратной связи, достижений и областей, требующих доработки, в течение всего периода улучшения.

• Поля для подписей. Добавьте отдельные поля для подписей руководителя и сотрудника, а также дату, чтобы официально подтвердить получение и рассмотрение плана.

• Контактная информация. Укажите точную информацию о лицах, к которым можно обратиться с вопросами, включая сведения о непосредственном руководителе и представителе отдела кадров.

Реализация плана повышения производительности

Для эффективной реализации плана повышения производительности требуется тщательная подготовка и последовательное информирование. Четкая поэтапная процедура обеспечивает справедливость и дает шансы на успешное решение проблемы и для сотрудника, и для всей организации.

• Подготовьтесь к кадровым консультациям. Прежде чем составлять план повышения производительности, совместно с отделом кадров пересмотрите политики компании и убедитесь в соблюдении трудового законодательства. Можно также провести мозговой штурм, чтобы найти способы заинтересовать сотрудника в повышении производительности. Задокументируйте все предыдущие беседы с сотрудником на эту тему и соберите конкретные примеры проблем с производительностью в обоснование своей позиции.

• Запланируйте первую встречу. Организуйте очную личную встречу с сотрудником в нейтральной обстановке. Выделите достаточно времени для обсуждения и ответов на вопросы. Можно пригласить на встречу представителя отдела кадров, чтобы гарантировать соблюдение надлежащих процедур.

• Представьте план повышения производительности. Четко объясните проблемы с производительностью, вместе изучите письменный план и изложите конкретные ожидания и сроки. Прямо скажите о серьезности ситуации, но при этом поддержите сотрудника и подчеркните возможность улучшить положение.

• Запланируйте регулярные контрольные встречи. Составьте расписание частых контрольных встреч на протяжении всего периода действия плана, чтобы оценивать достижения, обсуждать проблемы и регулярно давать обратную связь. На встречах следует обсуждать конкретные результаты, аспекты, нуждающиеся в дальнейшем улучшении и возможные корректировки для достижения успеха.

• Ведите четкую документацию. Подробно фиксируйте все встречи, беседы и наблюдения о прогрессе, начиная с первой встречи и вплоть до разрешения ситуации. Эта документация защищает как сотрудника, так и организацию, а также предоставляет ценную информацию для будущих инициатив по управлению производительностью.

• Отслеживайте и корректируйте процесс по мере необходимости. Если тот или иной подход оказался неэффективен, будьте готовы изменить сроки, ресурсы или цели. Сохраняйте динамику и следите, чтобы план оставался реалистичным и осуществимым с учетом темпов развития сотрудника.

Примеры планов повышения производительности

Показатели продаж

В течение последних шести месяцев торговый представитель постоянно отставал от своих целевых квартальных показателей на 30 %. Его 60-дневный план повышения производительности направлен на улучшение процесса привлечения и сопровождения клиентов. План включает ежедневное отслеживание торговой деятельности, еженедельные обзоры портфелей продаж с руководителем и обязательное прохождение углубленного курса по методологии продаж. Показатели успеха включают увеличение числа подтвержденных лидов на 25 % и повышение коэффициента закрытия сделок до средних показателей по команде.

Навыки общения

Руководитель группы регулярно получает сообщения о нечетких указаниях по проекту и задержках с ответами на вопросы команды. В 45-дневном плане повышения производительности рассматривается, насколько общение действенно и оперативно. План требует внедрения структурированной ежедневной проверки команды, посещения семинара по деловому общению и определения стандартного времени реагирования на различные запросы. Прогресс измеряется посредством опросов по обратной связи с командой и соответствия конкретным показателям по времени реагирования.

Управление проектами

Менеджер проектов постоянно отстает от графика и превышает бюджет. План повышения его производительности, рассчитанный на 90 дней, посвящен навыкам планирования проектов и управления ресурсами. Сюда входит наблюдение за действиями старшего менеджера проектов, применение новых инструментов отслеживания проектов и составление подробной хронологии проектов с заложенным запасом времени. Успех измеряется выполнением следующих двух проектов в пределах 5 % запланированных сроков и бюджета при еженедельном информировании заинтересованных сторон о состоянии дел.