Como a Rivian economizou 2,5 milhões de dólares por ano, aumentou a satisfação e escalou com a centralização no Atlassian Cloud

Desafio: à medida que a Rivian passou de uma ambiciosa startup de veículos elétricos para uma empresa de capital aberto, o conjunto de ferramentas dela também cresceu, prejudicando a eficiência, a eficácia e as experiências de usuário.

Solução: a Rivian se concentrou no Atlassian Cloud Enterprise e aprimorou suas formas de trabalhar com a ajuda do Jira, do Jira Service Management e de outras ferramentas integradas.

Impacto: a pioneira em veículos elétricos está economizando 36% nos custos anuais com ferramentas e mais de 750 horas por pessoa todos os anos com o Automation, além de melhorar a experiência do usuário ao equilibrar autonomia e governança.

Redução de carbono por meio da colaboração

Muitos veículos percorrem trilhas, mas os da Rivian abrem caminhos. Primeira fabricante de automóveis a levar uma picape 100% elétrica ao mercado consumidor, a Rivian tem uma missão muito maior: impedir a carbonização da atmosfera.

A Rivian assinou o Climate Pledge para atingir emissões neutras de carbono até 2040 — 10 anos antes do Acordo de Paris. Alcançar essa meta e ajudar a transição mundial para a energia sustentável exige reunir indivíduos e setores inteiros para repensar tudo, de tecnologias e processos específicos à cultura e aos sistemas mais amplos em que existem.

"Criar uma cultura colaborativa é fundamental para o cumprimento da nossa missão", diz a Rivian. As equipes que enfrentam esse enorme desafio impulsionam o trabalho com a plataforma de nuvem da Atlassian.

À medida que a Rivian cresceu de uma ambiciosa startup para uma empresa de capital aberto reconhecida em todo o mundo, o conjunto de ferramentas dela também cresceu, prejudicando a eficiência, a eficácia e a experiência do usuário. Para alcançar metas, foi necessário melhorar as ferramentas e as formas de trabalhar.

Com a centralização no Atlassian Cloud Enterprise e a melhora das formas de trabalhar, essa pioneira em veículos elétricos está economizando mais de 2,5 milhões de dólares por ano, tomando decisões mais embasadas e aprimorando a experiência do usuário ao equilibrar autonomia e governança.

Criação de caso de negócio para viabilizar a consolidação e migração após crescimento massivo

Ao longo de quatro anos, o crescimento a força de trabalho da Rivian foi exponencial. Com mais de 90 equipes, a empresa queria manter a liberdade que elas esperavam e em que confiavam para inovar. No entanto, como qualquer empresa que cresce rápido e tem grandes ambições, a Rivian também precisava padronizar as formas de trabalhar em prol da eficiência e da economia.

Para começar a enfrentar esses desafios, a Rivian criou um comitê com uma meta clara: melhorar a seleção de sistemas e ferramentas disponíveis para os funcionários e, ao mesmo tempo, alinhar as equipes às plataformas necessárias para executar o melhor trabalho.

Na época, a empresa tinha vários pacotes de software. A gerente de produtos Emily Novak e sua equipe de soluções e área de trabalho digital analisaram cada conjunto de ferramentas para entender melhor o uso em todos os departamentos.

Após análises, a equipe percebeu que o Jira era a ferramenta mais usada e tinha funções e funcionalidades que substituíam as de outras ferramentas. "Centralizar na Atlassian fazia mais sentido", explica Emily. "As ferramentas atendiam às necessidades dos usuários, e muitas pessoas já usavam o Jira. A gente só precisava simplificar as diferentes necessidades de gestão de projetos nessa plataforma."

Uma solução para economizar milhões e satisfazer os usuários

Com essas informações em mente, a equipe de soluções e área de trabalho digital criou um caso de negócio para mostrar como a Rivian poderia consolidar as ferramentas e ajudar os funcionários a se conectarem, comunicarem e colaborarem melhor. A equipe fez uma parceria com Ben Center, líder da equipe de consultoria de valor de negócios da Atlassian, para concluir uma série de projeções de economia de custos.

“Descobrimos o potencial de economizar US$ 2,5 milhões por ano com a centralização no Atlassian Cloud e a inclusão de governança. Esse valor representa uma economia anual de 36%”, diz Emily. “O processo envolveria a redução de licenças duplicadas nas ferramentas, a implementação de mais governança e a limitação de complementos em outros apps redundantes em relação aos apps do Atlassian Marketplace.”

Embora a economia em potencial tenha convencido a equipe de finanças da Rivian de que a Atlassian era a melhor solução, alguns usuários que se sentiam confortáveis com outras ferramentas estavam hesitantes. Para ajudar a superar as preocupações e conquistar a adesão, a equipe de soluções e local de trabalho digital adotou uma abordagem do tipo “uma imagem vale mais do que mil palavras”, mostrando às partes interessadas como elas poderiam usar o Jira e o Jira Service Management para colaborar entre si e com fornecedores externos sem depender de e-mails. “Quando mostramos às pessoas como o Jira funciona, todos disseram que o queriam”, diz o arquiteto sênior Mike Hayes.

Emily acrescenta: “Também garantimos às pessoas que não abandonaríamos a forma atual de trabalhar até que se sentissem confortáveis com a Atlassian. Mostramos a elas como planejávamos melhorar e modernizar os processos ao longo do caminho.” A Rivian esperava uma transição mais fácil ao permitir que as equipes mantivessem as ferramentas antigas durante a familiarização com a Atlassian.

Com total aprovação e adesão da maioria dos usuários, a equipe de soluções e local de trabalho digital começou a desenvolver um plano ágil de migração e comunicação. Usando as ferramentas de suporte à migração da Atlassian, a Rivian passou oito meses ajudando cerca de 10 mil usuários a migrar a maior parte do trabalho para o Atlassian Cloud Enterprise.

Gustavo Moura, gerente de engenharia de soluções, diz que a colaboração da Rivian com a Atlassian foi crucial para o sucesso dessa iniciativa. “Nossa parceria com a Atlassian foi um dos motivos pelos quais a migração foi possível”, explica ele. “Durante a fase de descoberta, a Atlassian ofereceu recomendações. Durante as migrações, encontramos ferramentas que a Atlassian criou para tornar a transição mais suave. Desde essas migrações, a Atlassian sempre esteve aberta e disposta a melhorar seus produtos de gerenciamento de trabalho.”

Uma estratégia surpreendente de gerenciamento de mudanças gera confiança e adoção a longo prazo

Durante todo o processo de migração e centralização, a Rivian gerenciou a mudança com uma comunicação clara e frequente. A empresa reservou algumas horas do expediente para tirar dúvidas ou treinar as pessoas, abriu canais do Slack para dar suporte rápido e aceitou o que Mike chama de “ineficiências intencionais de curto prazo”.

Por exemplo, em alguns fluxos de trabalho, a Rivian manteve temporariamente dois campos duplicados no mesmo fluxo de trabalho. “Eles são o mesmo campo com os mesmos dados, mas mantivemos os dois para mostrar com o que as pessoas estavam acostumadas no início”, explica Mike. “Usamos o Atlassian Automation nos bastidores para manter os campos iguais e, em seguida, reduzimos a duplicação ao longo do tempo. Nós não apenas forçamos as pessoas a isso e encontramos resistência.”

Essas ineficiências de curto prazo foram recompensadas ao conquistar a confiança dos usuários e estabelecer as bases para a adoção em longo prazo.

Transformação do processo de solicitação de compra para economizar tempo e dinheiro

Usando o Atlassian Cloud, a Rivian transformou vários processos e criou novas soluções de trabalho em equipe para melhorar a eficiência, a eficácia e a experiência do usuário. Uma dessas soluções é o sistema Internal Purchasing Review (IPR) para revisar compras de todos os tipos e tamanhos.

Antes, mais de 300 partes interessadas usavam várias ferramentas para enviar, analisar e aprovar cerca de 2.200 compras por mês, e esse número vinha aumentando. O processo funcionava, mas o isolamento dos departamentos, os fluxos de trabalho repetitivos e a variedade de ferramentas sem nenhuma fonte de informações prejudicavam a eficiência e a escalabilidade.

“A Coupa emite os cheques, mas a gente precisa do contexto. É difícil ter disciplina com os gastos sem o contexto”, diz Mike. “Agora, a gente usa a Coupa para fazer os pagamentos, mas o contexto e a prestação de contas são na Atlassian.”

Aumento da velocidade e da padronização com uma nova solução

Para resolver esses desafios, a Digital Workplace & Solutions usou o Jira Service Management, o Recursos, o Jira e outras ferramentas integradas para criar uma nova solução de IPR que equilibra liberdade e eficiência para os usuários, com padronização e controles para a empresa.

Emily afirma: “Integrar a Coupa ao Jira Service Management permite inserir os dados da Coupa no JSM para proporcionar referência histórica e mais contexto sobre cada parte. As partes interessadas não sabiam o que estavam perdendo até começarem a usar o Jira, interagirem com outras partes interessadas e conhecerem maneiras de otimizar os processos de análise.”

Agora, os usuários podem enviar solicitações de compra usando a Coupa, embora o Jira Service Management também consiga lidar com as entradas.

Em seguida, os dados enviados são inseridos pela plataforma em um ticket do Jira Service Management.

O ticket é atribuído à equipe de finanças para iniciar as quatro etapas da análise:

1. Primeiro, a equipe de finanças determina se há orçamento disponível.

2. Depois da aprovação da equipe de finanças, a solicitação é enviada para a Torre de controle de gastos, um subgrupo da equipe de finanças que determina se a compra está alinhada às prioridades e regras da empresa.

3. Para compras de tecnologia, a solicitação é enviada de forma automática ao Conselho de tecnologia (parte da organização de TI), que vai avaliar a solução proposta do ponto de vista técnico.

4. Por fim, quando a compra é superior a US$ 200 mil, o Conselho de Fornecimento (parte da Equipe de Compras) determina se a compra deve ser feita agora ou mais tarde.

Dentro de cada um desses estágios ou “portas” de revisão, há várias tarefas que as partes interessadas concluem no Jira.

Por exemplo, a Torre de controle de gastos faz cinco reuniões por semana para analisar as solicitações. As regras de automação da Atlassian acionam o envio de uma série de e-mails detalhados ao conselho e às partes interessadas com informações sobre o cronograma e a pauta da reunião, lembretes sobre as próximas reuniões e um resumo semanal de todas as atividades de reunião.

“O Automação da Atlassian ajuda cada parte interessada no processo de compra economizar até 60 horas por mês em trabalho administrativo”, diz Mike. “Usar o Automação não significa apenas economia de tempo, mas também mais liberdade. A gente pode aproveitar o tempo com mais sabedoria.”

A criação de uma solução capaz de gerenciar esses “controles” de análise já teria sido impactante. Mas a equipe de Emily e Mike tinha mais em mente.

Automação e personalização juntas para proporcionar uma experiência do usuário aprimorada

Além de simplificar o processo de análise de compras, a Digital Workplace & Solutions considerou bem cada campo e e-mail para criar a melhor experiência para todas as partes interessadas. Por exemplo, as estimativas de custo são mostradas com cifrões e vírgulas para facilitar a leitura para os aprovadores, enquanto as regras de Automação da Atlassian eliminam toda a formatação em segundo plano de cálculos e relatórios.

Cada e-mail também foi elaborado com os usuários em mente. Antes, a criação e o envio desses e-mails era um processo manual que levava horas e resultava em erros frequentes. Agora, os usuários têm templates inteligentes que podem aprovar e colocar na fila para envio automático com rapidez ou fazer alterações e visualizar antes do envio manual.

Nenhum detalhe foi esquecido, como o formato dos nomes dos participantes da reunião para o preenchimento fosse correto no Outlook e no Slack. Por exemplo, as partes interessadas recebem notificações automáticas do Slack quando há um erro que paralisa o processo de IPR. A mensagem notifica as pessoas certas sobre o erro e dá instruções claras sobre como ele pode ser resolvido e quem contatar em caso de dúvidas.

Além disso, quando os revisores quiserem ajustar ou adicionar campos ao fluxo de trabalho de IPR, eles mesmos podem fazer isso, em vez de precisar da assistência de um desenvolvedor. Embora isso dê autonomia aos usuários, a Rivian também adicionou uma camada de padronização ao exigir que os usuários escolham entre vários campos predefinidos usando Recursos como banco de dados de gerenciamento de configuração.

Quando as solicitações estão prontas para análise, as partes interessadas fazem reuniões de IPR no Jira Service Management, usando a solução para visualizar, aprovar, adiar ou recusar com rapidez cada solicitação de compra.

Quando as partes interessadas analisam e gerenciam as solicitações, elas podem usar o aplicativo de marketplace JXL for Jira para editar e organizar cada item, como fariam no Excel. Essa é uma função essencial que os usuários adoram na IPR e em outros fluxos de trabalho. “Sem exagero, as planilhas do JXL mudam vidas”, diz Mike. “Temos vários usuários com diversos tipos de projetos, e todos eles consideram o JXL muito útil.”

Integrações perfeitas entre todas as ferramentas da Atlassian e de terceiros usadas no processo de IPR na Rivian garantem que os dados mais recentes estejam sempre atualizados em cada ferramenta, não importa onde foram inseridos. Por exemplo, quando uma parte interessada altera o status ou a descrição de uma solicitação na Coupa, a alteração automática das informações também ocorre no Jira Service Management. As regras de automação também mapeiam cada ticket ao grupo ou pessoa certa. Portanto, quando surgem dúvidas, as partes interessadas sabem quem contatar.

Uma nova solução promove a transformação em toda a empresa

Assim como aconteceu em sua jornada para reduzir a carbonização, a Rivian já percebeu como pequenas melhorias nos processos e na tecnologia podem causar grandes impactos. A centralização no Atlassian Cloud Enterprise e a criação de novas soluções, como o fluxo de análise interna de compras, já economizaram milhões, melhoraram a experiência do usuário e formaram a base para a escalabilidade sem perder a liberdade necessária para inovar. Além disso, com o Atlassian Analytics, a Rivian consegue aproveitar todos os dados nos aplicativos da Atlassian para criar relatórios e painéis. Isso facilita para a empresa tomar decisões mais bem fundamentadas e economizar o dinheiro gasto em apps de terceiros.

Agora, os funcionários estão gastando mais do seu valioso tempo colaborando em trabalhos que exigem resolução de problemas e discussões (como reuniões para debater a aprovação de uma compra), em vez de tarefas triviais, como alternar aplicativos, atualizar tickets, escrever pautas e enviar resumos de reuniões por e-mail. Além disso, os usuários têm mais contexto e referências históricas para tomar decisões melhores.

A Digital Workplace & Solutions está buscando novos casos de uso e ideias para melhorias, incluindo a centralização dos processos de organização de serviços, de instalações e de gerenciamento de fornecedores da Rivian. "A solução de IPR pode ser aplicada a outros processos porque agora há uma relação entre todos os dados e ferramentas da empresa", diz Mike.

De ferramentas para funcionários a carros para clientes, a Rivian está abordando todos os desafios com uma mentalidade colaborativa para alcançar em conjunto metas que seriam impossíveis sozinha. A empresa afirma que “a história da Rivian é unir pessoas que têm a mesma missão: proteger o planeta e as culturas do mundo para as gerações futuras”.