Template Meu Guia de Usuário

Para aproveitar ao máximo esse exercício, dê a cada membro da equipe este template e tempo suficiente para cada um preencher o seu sozinho. Eles vão ter muito mais facilidade para criar uma representação mais precisa das preferências se tiverem uma semana ou mais para preencher — em vez de tentar dar conta de todas as 11 linhas do template (que perguntam sobre tudo, desde ditados favoritos até os maiores desafios) de uma só vez. 

Ao distribuir o template para os membros da equipe, dê algum contexto para o motivo de você estar realizando esta atividade. Não se trata de destacar as falhas das pessoas ou incitar dúvidas. Em vez disso, é uma maneira de todos vocês se conhecerem melhor e melhorarem a colaboração.

É hora de agendar a reunião da equipe. Avise todo mundo que eles devem trazer o próprio template de guia de usuário preenchido para essa reunião, porque esse vai ser o principal tópico da conversa.

O objetivo da reunião é dar a todos a chance de compartilhar o conteúdo do template. Se a equipe for grande, você pode economizar tempo organizando uma divisão em grupos menores. Mas, se ela for pequena, conversar com toda a equipe pode ajudar a chegar a um alinhamento geral. Todos (mesmo aqueles que, em geral, não estariam dispostos a afirmar suas preferências ou expectativas) devem mostrar o que preencheram no guia de usuário. 

Essa conversa deve ser aberta. Incentive os membros da equipe a fazer perguntas esclarecedoras aos outros e dar ideias e observações (desde que sejam educados e profissionais, é claro) sobre as próprias experiências de trabalho com os outros membros.

A função dos guias de usuário só é cumprida quando eles são usados pela equipe. Eles não devem ser discutidos apenas uma vez em reuniões bem-intencionadas e depois esquecidos.

Guarde os guias em locais seguros e acessíveis, facilitando a consulta por toda a equipe. Você pode criar o link de acesso na página inicial ou em outra página interna da equipe. Esses guias contêm toneladas de informações valiosas que vão ajudar a tornar o trabalho da equipe mais eficaz. Portanto, facilite o acesso a essas informações quando eles precisarem.

Tanto os membros da equipe quanto as preferências deles vão continuar evoluindo. Você não quer que as pessoas fiquem presas às informações listadas há dois ou três anos.

Sempre que contratar novos membros para a equipe, passe o template para eles e peça para que compartilhem as informações com a equipe. Você pode dar aos membros da equipe a chance de discutir atualizações recentes do guia de usuário ao mesmo tempo, para que as pessoas sempre tenham as informações mais atualizadas sobre comunicação e colaboração.