Template Relatório de status do projeto
Criado por:
Arizona State University
Atualize com facilidade as equipes sobre o status do projeto usando o Confluence e o Jira
Categorias
- Gerenciamento de projeto
- Finanças e operações
Principais funções
Avaliação de risco
Gerenciamento de projeto
Relatórios
O Escritório de Gestão de Projetos (PMO) da Universidade Estadual do Arizona (ASU) criou esse template de relatório de status do projeto para padronizar a forma como as partes interessadas recebem atualizações em todos os projetos. Com o uso de templates de relatório de status do projeto personalizáveis e compartilháveis, a ASU simplificou o processo de acompanhamento do progresso dos projetos, incluindo seções universais que você pode modificar para atender às necessidades específicas do projeto.
Veja como a ASU faz uso dele e personalize o template para atender às necessidades da equipe. Crie tipos de itens ou campos do Jira que você considere apropriados para um relatório de status. Depois de personalizar o template para as equipes, salve a nova versão. Em seguida, os gerentes de projeto só precisam editar a JQL na macro do Confluence e substituir a chave do projeto para o projeto específico.
Benefícios dos relatórios de status do projeto
O relatório de status do projeto oferece inúmeros benefícios que contribuem para o sucesso do projeto e garantem a satisfação das partes interessadas:
Transparência e visibilidade: ao fornecer às partes interessadas informações transparentes e atualizadas, os relatórios de status do projeto aumentam a confiança na capacidade da equipe. A transparência também promove a responsabilidade e incentiva a comunicação aberta entre os membros.
Alinhamento e foco: com os relatórios de status, é possível alinhar as partes interessadas e os membros da equipe aos objetivos, prioridades e prazos em comum nos projetos. Esses relatórios destacam os principais marcos e resultados, além de fazer com que todos os profissionais se concentrem em metas e expectativas em comum.
Gerenciamento e redução de riscos: as equipes do projeto podem identificar possíveis riscos e problemas com antecedência por meio de relatórios de status frequentes. Assim, elas podem implementar estratégias de mitigação nos momentos certos. Ter proatividade para lidar com os riscos evita atrasos e contratempos caros nos projetos.
Tomada de decisão e mudança de rumo: com dados precisos e abrangentes sobre o projeto, as partes interessadas podem tomar decisões embasadas e ajustar os planos do projeto. Seja para realocar recursos, ajustar prazos ou revisar estratégias, os relatórios de status fornecem os insights necessários para garantir a eficácia da tomada de decisão.
Gerenciamento de vários projetos: usar templates de relatório de status ajuda muito no gerenciamento de vários projetos porque possibilita o rastreamento centralizado e a capacidade de distinguir projetos e gerentes. Assim, cada projeto pode ser monitorado de perto e gerenciado com eficácia, considerando as metas gerais da empresa.
Melhoria contínua: com a análise de tendências e padrões ao longo do tempo, as equipes de projeto podem identificar áreas de melhoria e aprimorar os processos. Os relatórios de status são um ciclo de feedback, em que as equipes aprendem com experiências passadas e otimizam a realização de projetos futuros.
O relatório de status do projeto oferece inúmeros benefícios que contribuem para o sucesso do projeto e garantem a satisfação das partes interessadas. Seja para promover a transparência e o alinhamento ou possibilitar a eficácia no gerenciamento de riscos e na tomada de decisão, os relatórios de status garantem a excelência dos projetos. Eles também são catalisadores da melhoria contínua, capacitando as equipes a aprenderem com experiências passadas e refinarem os processos para alcançar o sucesso no futuro.
Como usar o template de status do projeto
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Programe o Jira e o Confluence para funcionarem em conjunto
O template de status do projeto funciona em conjunto com os projetos Jira do PMO da uiversidade, que compartilham o mesmo esquema. Nesse esquema, um tipo de problema específico chamado Projeto PMO coleta metadados, incluindo os detalhes do projeto, como nome do projeto, gerente e patrocinador do projeto, data do relatório, integridade do projeto, restrições e status.
Essa informação é usada para atualizar as macros do Jira incorporadas no template do Confluence, o que vai dar às partes interessadas uma visão geral do progresso do projeto. Há apenas uma edição do projeto PMO por projeto, e tudo é preenchido pelo gerente do projeto. Essa integração também garante que o status do projeto seja atualizado continuamente em tempo real, permitindo visibilidade imediata da condição ou do progresso atual do projeto.
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Adicione um resumo do status do projeto à atualização
A ASU também automatizou o preenchimento da seção Resumo do template criando dois campos personalizados no item do Projeto PMO: os campos Anotação de status e Restrições, o que gera de modo eficiente um resumo do status do projeto. Este resumo fornece às principais partes interessadas e aos membros da equipe uma visão geral concisa do progresso do projeto, incluindo relatórios de progresso do trabalho concluído, tarefas futuras e marcos do projeto. Em seguida, eles empregaram a macro do Jira no Confluence para colocar apenas esses campos na tabela Resumo.
Para criar essa mágica sozinho, configure a exibição para mostrar apenas “Anotações de status” e “Restrições” (ou o que tiver sido configurado como campos personalizados de resumo de status) nas colunas correspondentes. Depois de configurar isso uma vez, os gerentes de projeto só precisam substituir a chave do projeto no JQL da macro pela deles mesmos. Esta seção reflete o progresso do projeto por meio de notas de status e restrições, fornecendo atualizações de alto nível para manter a equipe no caminho certo, identificando riscos de forma proativa e garantindo que as partes interessadas estejam alinhadas com o progresso do projeto.
Com todos esses dados em exibição automática, é muito mais fácil para o gerente de projeto atribuir o status do projeto – verde, amarelo ou vermelho – após uma olhada rápida.
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Insira seu relatório do Jira
Use a macro de relatórios do Jira para exibir todos os itens no projeto, incluindo acompanhar progresso do projeto e alinhar esses itens com o cronograma do projeto, então peça para que os gerentes de projeto substituam a chave do projeto pela deles. Você verá no exemplo da ASU que a equipe configurou o tipo de problema do projeto PMO, que exibe o resumo, o status, a data de início, a data de término e a descrição dos campos personalizados.
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Mostre o progresso, as próximas etapas e os riscos do projeto
Ofereça às partes interessadas uma visão geral das últimas realizações, próximas etapas e riscos ou empecilhos. A ASU também utiliza os tipos de item de cada projeto de PMO.
Na coluna Conquistas, a ASU adiciona as tarefas resolvidas nos últimos sete dias usando o JQL Project = “ATL” AND Resolution changed to Done during (-7d, now()). Isso inclui relatórios de progresso sobre o trabalho concluído, próximas tarefas e marcos do projeto, o que fornece uma visão clara das metas alcançadas.
A coluna Próximas etapas mostra as tarefas que ainda não foram resolvidas usando o JQL Project = “ATL” AND issuetype != “PMO Project” AND Resolution = unresolved.
Os tipos de item personalizados também incluem Riscos e Itens. É essencial avaliar a integridade do projeto para identificar possíveis riscos, garantir que o projeto continue avançando e informar as partes interessadas sobre as principais métricas, riscos e status do orçamento.
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Salve esse template para seu próprio uso
Assim que fizer a configuração para a equipe, salve o template como seu para que os gerentes só precisem atualizar a chave do projeto para começar. Ofereça um local em que as partes interessadas e equipes podem ver informações sobre todos os projetos de forma padronizada.
Maximize o sucesso do projeto com um template de relatório de status do Confluence
Os relatórios de status são a base do gerenciamento eficaz de projetos, fornecendo às partes interessadas insights na hora certa sobre o progresso, os riscos e as realizações do projeto. As empresas podem otimizar o processo de geração de relatórios integrando o Confluence e o Jira para garantir que os dados sejam precisos, acessíveis e úteis.
Do Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) da Universidade do Estado do Arizona às empresas em todo o mundo, os benefícios dos relatórios padronizados de status são claros: transparência, alinhamento, redução de riscos, tomada de decisão embasada e melhoria contínua. Ao seguir práticas recomendadas como personalização, automação, clareza e regularidade, as equipes podem criar templates robustos de relatórios de status que garantem o sucesso do projeto e a satisfação das partes interessadas.
O momento da entrega de relatórios de status deve ser adaptado às necessidades e dinâmicas específicas de cada projeto. É preciso equilibrar a frequência das atualizações com o nível de complexidade do projeto e as expectativas das partes interessadas.
Um bom relatório de status do projeto não apenas transmite informações, mas também promove a colaboração, a responsabilidade e a confiança entre as equipes e as partes interessadas. Ao adotar uma cultura de transparência e de comunicação proativa, as empresas podem enfrentar desafios com confiança, aproveitar oportunidades e alcançar as metas do projeto.
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