Análisis de pros y contras del proyecto
Cada proyecto tiene sus compensaciones, como el coste y el alcance. Defínelas y dales prioridad para invertir los recursos con sensatez y alcanzar tus objetivos más importantes.
Tiempo de preparación
10 min
Tiempo de ejecución
50 min
Personas
3 - 5
RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Habla sobre las compensaciones del proyecto, como el coste, el alcance, la calidad, el tiempo y el riesgo.
- Revisa la información que podría cambiar la forma en que tu equipo decide las compensaciones.
- Valora en qué orden se deben abordar esas compensaciones.
QUÉ NECESITAS
- Espacio de reunión o videoconferencia con pantalla compartida.
- Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas).
- Opcional: pizarra, rotuladores, marcadores, notas adhesivas y temporizador.
Recursos de la estrategia
Cómo analizar las compensaciones del proyecto
Indica las prioridades de las compensaciones para invertir los recursos con sensatez y cumplir tus objetivos más importantes.
¿Qué es una compensación de un proyecto?
Las compensaciones de un proyecto son las decisiones que implican sacrificar un aspecto de un proyecto para lograr otro, como el coste, el alcance, la calidad, el tiempo o el riesgo.
¿Por qué usar la estrategia de análisis de compensaciones del proyecto?
En todos los proyectos hay que hacer concesiones.
¿Podrías completar el proyecto más rápido? Sí, pero puede que tengas que gastar más dinero o te arriesgas a sobrecargar de trabajo a los miembros del equipo o a reducir la calidad.
¿Podrías reducir los costes? Sí, pero entonces es posible que el producto final no satisfaga plenamente las necesidades de los usuarios o que el proyecto tarde más en completarse.
Poner en práctica la estrategia de análisis de compensaciones del proyecto ayuda a los equipos a analizar estas compensaciones, tomar decisiones estratégicas y mantenerse alineados durante todo el proyecto.
¿Cuándo se deben analizar las compensaciones del proyecto?
Poner en práctica esta estrategia al principio de un proyecto prepara a todos para el éxito y puede ayudar a superar los obstáculos más rápido siempre y cuando haya que hacer concesiones.
Vuelve a visitar esta estrategia si tu equipo descubre nueva información o si las prioridades tienen que cambiar.
Ventajas de analizar las compensaciones del proyecto
La investigación resumida en el libro Project Management: A Benefit Realization Approach demuestra que definir los parámetros del proyecto y las compensaciones desde el principio beneficia a los equipos de varias maneras.
- Mayor alineación con los objetivos estratégicos
Al describir claramente los beneficios deseados, el alcance del proyecto y los parámetros asociados, un equipo de proyecto puede centrar sus esfuerzos en las actividades que contribuyen directamente a alcanzar esos objetivos estratégicos. Esto evita la corrupción del alcance y mantiene el proyecto según lo previsto. - Toma de decisiones más fundamentada
Cuando los equipos de proyecto establecen parámetros como el presupuesto, el cronograma y los estándares de calidad por adelantado, es más fácil evaluar las diferentes opciones y equilibrar los pros y contras para aumentar la probabilidad de obtener beneficios. Esto evita costosas modificaciones o cambios posteriores en el proyecto. - Más participación y aceptación de las partes interesadas
Al hacer participar a las partes interesadas en las fases iniciales de la definición de los parámetros del proyecto y explorar los posibles equilibrios de pros y contras, los equipos del proyecto pueden obtener datos relevantes y valiosos, abordar las preocupaciones y crear consenso. Esto fomenta una comprensión compartida de las metas del proyecto y aumenta la probabilidad de contar con el apoyo de las partes interesadas a lo largo del proyecto. - Gestión de riesgos más eficaz
Al identificar los posibles riesgos y restricciones con antelación, los equipos del proyecto pueden crear estrategias de mitigación y planes de contingencia. Comprender los pros y contras asociados con las diferentes respuestas a los riesgos ayuda a los equipos a tomar decisiones más fundamentadas sobre cómo gestionar esos riesgos.
1. Prepara la estrategia
Tiempo estimado: 10 min
Crea un documento de colaboración digital, como un tablero de Trello o una página de Confluence. Si tu equipo se reúne en persona, también puedes utilizar una pizarra o una hoja de papel grande. Después, conviene que transfieras las notas al documento digital para poder consultarlas en el futuro.
A continuación, haz una lista de los aspectos del proyecto que pueden presentar pros y contras en tu documento digital o pizarra física y permite que el equipo pueda añadir otros. Anota un aspecto en cada nota adhesiva o tarjeta. Por ejemplo, los costes, el tiempo y el alcance son algunos de los aspectos más comunes de un proyecto que pueden presentar pros y contras.
Luego, crea columnas en tu documento o tablero con números del 1 al 5. La columna "1" representará los aspectos más flexibles (los que se sacrificarán primero) y la columna "5" representará los menos flexibles (los que se sacrificarán en último lugar).
2. Sentar las bases
Tiempo estimado: 5 min
Conseguir que todos estén de acuerdo desde el principio ayuda a garantizar una reunión sin problemas. Al principio de la sesión, dile al equipo:
- El objetivo de esta sesión es establecer las prioridades del proyecto para que cuando tengamos que hacer sacrificios, estemos de acuerdo en cuáles hay que hacer.
Debemos basar las recomendaciones que hagamos en nuestra experiencia con proyectos anteriores.
Si hay miembros del equipo que nunca han hecho un análisis de pros y contras, explica los siguientes pasos antes de empezar para que entiendan el proceso.
3. Amplía la lista
Tiempo estimado: 10 min
Dale al equipo de 5 a 10 minutos para añadir aspectos que pueden presentar pros y contras a la pizarra o al papel. Anímalos a escribir lo que se les ocurra y recalca que pueden proponer cualquier idea.
CONSEJO: Acepta el canje
Los sacrificios requieren renunciar a una cosa para conseguir más de otra. Dedicar más tiempo, dinero o esfuerzo a un aspecto a menudo se hace a expensas de otro. Valora estos pros y contras con total sinceridad.
4. Valora la flexibilidad
Tiempo estimado: 10 min
Pide a cada miembro del equipo que añada una tarjeta o una nota adhesiva sobre los distintos aspectos que pueden presentar pros y contras, valorándolos en una escala del 1 al 5. Las tarjetas o notas que tienen una valoración de 1 corresponden a los aspectos con mayor flexibilidad, mientras que las que tienen una valoración de 5 corresponden a aquellos que tienen menor flexibilidad.
Se puede negociar una concesión flexible para que el equipo pueda centrarse en las prioridades más altas. Por ejemplo:
-
Si el proyecto no tiene fecha límite, el tiempo está en el 1; otras cosas tienen mayor prioridad, incluso si es necesario ampliar el plazo.
-
Si el presupuesto es limitado, el coste está en el 5 y no puede aumentar, aunque eso implique que se tardará más o que hay que reducir el alcance.
Asegúrate de que cada miembro del equipo escriba su nombre junto a sus tarjetas o notas adhesivas para que todos sepan cómo percibe cada uno los distintos aspectos con pros y contras.
La idea no es señalar a nadie, sino fomentar un debate abierto sobre por qué determinados aspectos reciben la valoración que reciben. Por ejemplo, alguien podría tener alguna idea de por qué los costes deberían ser menos flexibles. Podrán compartir esa información en el siguiente paso.
CONSEJO: PROFUNDIZA
Si todo tiene la máxima o la menor prioridad, esta estrategia no ayudará al equipo a tomar decisiones.
Si todo tiene una calificación de 5 (flexibilidad más baja), pregúntale al equipo: "¿Qué aspecto con pros y contras ofrece más ventajas a nuestros usuarios/clientes?" ¿Cuál es más importante de cara a los valores de nuestra empresa?
Si todo tiene una calificación de 1 (flexibilidad más alta), pregúntate: "Si tuviéramos que hacer sacrificios en alguno de estos aspectos, ¿cuál sacrificaríamos primero?". Luego, ajusta las valoraciones en consecuencia.
5. Debate
Tiempo estimado: 15 min
Una vez que todo el mundo haya aportado sus valoraciones iniciales, analiza qué posición ocupan los aspectos con pros y contras en la escala del 1 al 5. Primero comenta aquellos temas o puntos claros que hayan recibido la misma valoración por parte de varios miembros del equipo.
A continuación, pasa a comentar aquellos aspectos que hayan obtenido valoraciones diferentes. Analiza los motivos de cada miembro del equipo para valorarlos de esa forma y toma nota de cualquier comentario útil.
6. Haz ajustes
Tiempo estimado: 10 min
Mientras analizáis los distintos aspectos con pros y contras y os ponéis de acuerdo en su grado de flexibilidad, id moviendo las tarjetas o notas adhesivas a la lista que corresponda para tenerlo todo actualizado.
Seguimiento
Documento
Si tu equipo se reunió en persona y utilizó una pizarra física o una hoja de papel, documenta tus notas y valoraciones en un documento digital, como una página de Confluence. De esa manera, el equipo y las partes interesadas pueden ver y revisar este análisis si surgen dudas en el futuro.
Haz revisiones periódicas
Vuelve a visitar esta estrategia si tu equipo descubre nueva información o si las prioridades tienen que cambiar.
Variantes
Incluye a los líderes
Si el equipo ejecutivo toma las decisiones finales sobre los posibles aspectos que sacrificarían del proyecto, haz la estrategia con dicho equipo o con las partes interesadas empresariales en lugar de (o además de) con el equipo que ejecuta el trabajo.
Si tu equipo tiene la última palabra, puedes dirigir la estrategia con los equipos de dirección y de implementación por separado y, a continuación, comparar los resultados para descubrir posibles áreas de discordancia.
De uno en uno
En lugar de hablar de todos los aspectos a la vez, preséntalos de uno en uno para que todos se centren en el mismo. Habla de cada valoración antes de pasar a la siguiente. Puede resultar revelador ver si tu valoración cambia o cómo cambia a medida que se añaden nuevos aspectos.
Recorrido por el tablero
En lugar de analizar los distintos aspectos de uno en uno, empieza con los que estén bloqueados y explica cómo desbloquearlos. Después, revisa el resto y debatid la forma de finalizarlos.
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