Cisco Networking a réduit de moitié le CTP en centralisant les équipes sur une plateforme cloud Atlassian

Défi : Cisco Networking, une grande entreprise avec plus de 40 ans de systèmes et de processus hérités, avait besoin de moderniser et de normaliser ses systèmes et ses méthodes de travail fragmentés, d'éliminer les silos et de réduire ses coûts à grande échelle. 

Solution : face à la décision de l'entreprise d'abandonner son ancien produit de gestion du travail, l'équipe a saisi l'opportunité de consolider et de migrer plus de 75 outils et instances vers une seule plateforme Atlassian Cloud.

Impact :en unifiant ses équipes, ses processus et ses plateformes avec Atlassian, Cisco Networking améliore les résultats financiers de l'entreprise et la satisfaction de ses collaborateurs. Les dépenses annuelles en logiciels ont diminué de 54 % et les dépenses d'exploitation de près de 40 %. Le gain de temps exponentiel permet également aux collaborateurs de se concentrer sur les tickets stratégiques et l'innovation.

Connecter le monde nécessite une méthode de travail connectée

Cisco, la plus grande entreprise de réseautage au monde, a pour mission d'offrir un avenir inclusif à tous en connectant tout de manière sécurisée et en rendant tout possible. Plus de 90 000 collaborateurs au sein de la plus grande unité commerciale de Cisco, Cisco Networking, dont un tiers sont des ingénieurs, travaillent chaque jour à la réalisation de cette vision.

Cependant, à mesure que l'organisation prenait de l'ampleur, ses équipes perdaient du temps et des millions de dollars chaque année en raison de méthodes de travail obsolètes et incohérentes, du cloisonnement entre les équipes et les données, et de la prolifération d'outils hérités. Jason Andrews, vice-président de la stratégie et de la planification de l'équipe des opérations d'ingénierie, a résumé les enjeux : « Lorsque vous avez 28 000 ingénieurs, économiser ne serait-ce qu'une heure par semaine représente des dizaines de millions de dollars pour l'entreprise. Même les petits gains comptent vraiment. »

Lorsque l'entreprise a décidé d'abandonner Rally, son produit de gestion du travail hérité, Cisco Networking y a vu une opportunité. Plutôt que de simplement effectuer un « lift and shift » vers une nouvelle plateforme et d'emporter avec eux des décennies de dette technique, ils ont décidé de relever quatre défis clés, qu'ils appellent les 4 S : éliminer les silos, relancer un environnement stagnant, simplifier une architecture complexe et réduire significativement les coûts. 

Avec le soutien des services de conseil d'Atlassian, Cisco Networking a consolidé et migré des dizaines d'outils et d'instances Atlassian Data Center vers une plateforme cloud Atlassian compatible avec l'IA, ce qui a permis :

• De réduire les dépenses logicielles de 54 %

• De diminuer les dépenses d'exploitation globales de près de 40 % sans réduire la charge de travail

• D'accélérer le reporting de gestion de programme par 40 et les informations hebdomadaires d'état par 24

• De consacrer 30 % du temps d'ingénierie à l'innovation plutôt qu'au dépannage

• De créer une plateforme cloud unifiée connectant plus de 15 000 personnes et posant les bases pour permettre à l'IA d'évoluer à grande échelle 

La fragmentation entraîne une augmentation des frais, des frictions et de la frustration

Le succès et la longévité de Cisco Networking ont conduit à un problème classique des grandes entreprises : la fragmentation. Au cours de quatre décennies, l'entreprise a ajouté de nouvelles unités commerciales et acquis d'autres sociétés, avec toutes leurs différentes méthodes de travail. Comme l'explique Jason : « Cisco est une grande entreprise technologique mature qui existe depuis plus de 40 ans. Nous avons de nombreux groupes et entreprises qui fonctionnent de manière indépendante, mais ils doivent converger au milieu. »

Jason indique que leurs clients, ainsi que la plupart des consommateurs, attendent une expérience intégrée, semblable à un écosystème, mais que l'environnement de l'entreprise devait évoluer pour répondre à ces attentes. Au sein de Cisco Networking, les équipes utilisaient :

• Plus de 70 instances Jira Data Center

• Un produit de gestion du travail volumineux et vieillissant

• Neuf environnements au sein d'Aha!, un autre outil de développement logiciel

• Près de 75 autres outils

• Des workflows et des documents interminables dans Excel, Word, PowerPoint et SharePoint

Chaque application et instance unique est devenue un fardeau, avec des données déconnectées et des workflows mal alignés. La direction ne voyait pas de feuille de route unique et fiable avec les produits, les fonctionnalités et les détails sur l'état dans l'ensemble de Cisco Networking.

Même lorsque les équipes souhaitaient collaborer, l'incohérence des méthodes de travail et de la taxonomie rendait la tâche difficile. Des questions fondamentales telles que « Qu'est-ce qu'un programme ? Qu'est-ce qu'une fonctionnalité ? Quels sont les états standard ? » n'avaient pas de réponses communes, ce qui rendait difficile la livraison entre équipes et la visibilité du portefeuille.

Les effectifs de Cisco Networking sont également très dispersés, avec des équipes réparties aux États-Unis, en Inde, au Mexique, au Royaume-Uni et ailleurs. Les administrateurs des outils travaillaient sans relâche pour les aider, tandis que les clients et les dirigeants exigeaient une livraison plus rapide, une visibilité plus claire et des coûts réduits. Pour atteindre ces objectifs sans épuiser les équipes ni sacrifier l'innovation, ils devaient trouver un moyen de faire plus avec moins.

Plus qu'une simple migration : profiter de l'occasion pour s'améliorer, et pas seulement pour changer

Lorsque la direction a décidé de quitter Rally, l'équipe de Jason a vu là une occasion rare d'apporter des améliorations encore plus importantes : « C'était l'occasion pour nous d'examiner tout ce que nous faisions et de nous demander : "Est-ce la meilleure façon d'obtenir les résultats souhaités pour l'entreprise ?" »

En partenariat avec les services de conseil d'Atlassian, Cisco Networking a conçu un System of Work qui a permis de regrouper des dizaines d'instances, d'environnements et d'outils sur une seule plateforme optimisée par Atlassian Cloud Enterprise. Les services de conseil ont aidé l'équipe de Jason Andrews à concevoir l'architecture cloud, le modèle de données du System of Work et les solutions à tous les problèmes qui se sont présentés.

« Au départ, nous avons choisi de nous associer aux services de conseil parce que nous avions une migration importante à réaliser dans un délai très court », explique Amy Hauth, directrice principale des opérations métier. « Mais ce qui a vraiment été formidable, c'est le partenariat au-delà de la migration. Ils nous donnent d'excellentes idées. Nous pouvons vraiment compter sur eux pour faire évoluer notre écosystème. » 

Eric Lyke, responsable du programme d'ingénierie, donne un exemple : « Une fois, les services de conseil ont non seulement résolu un problème lié à nos appels API, mais ils ont également aidé nos utilisateurs à comprendre les données qu'ils devaient fournir pour éviter que la même erreur ne se reproduise. Ils sont formidables pour nous guider sur la meilleure façon de tirer parti d'Atlassian pour atteindre nos objectifs et résoudre les défis qui se présentent. »

Un partenariat source de grande satisfaction et d'économies considérables

Le partenariat avec Atlassian, non seulement pour la migration technique, mais aussi pour la gestion des changements a contribué au succès et à la fluidité de la transition. Jason la qualifie même de « facile », tout en reconnaissant que c'est grâce à un travail d'équipe étroit que cet effort considérable a pu être mené à bien.

Amy indique qu'une enquête CSAT menée auprès d'environ 3 000 utilisateurs juste après la migration a révélé des commentaires « très, très positifs ». Des enquêtes plus récentes continuent de faire état de scores supérieurs à 90 pour les outils chez Cisco Networking, ce qui est plus élevé que la plupart des autres fonctions.

En plus de satisfaire ses utilisateurs, Cisco Networking réalise également d'importantes économies et améliore sa productivité.

Jason déclare : « Depuis que nous avons commencé à créer un System of Work avec Atlassian, nos dépenses en outils ont diminué de 54 % par an et nous avons pu réinvestir 40 % de nos dépenses d'exploitation dans l'entreprise en trois ans, sans réduire notre charge de travail. Nous consacrons également 30 % moins de temps aux problèmes liés aux outils, ce qui nous permet de réinvestir dans l'amélioration de l'efficacité et l'innovation. »

Amy ajoute : « Atlassian Cloud nous a vraiment aidés à mettre tout le monde sur un pied d'égalité. Nous utilisons tous le même processus, les mêmes workflows et le même langage, ce qui nous permet de mieux collaborer ensemble. »

Connecter les équipes pour améliorer la collaboration, l'efficacité et les résultats

Une fois la migration terminée, Cisco Networking se concentre sur l'adoption d'un System of Work normalisé pour les équipes d'ingénierie, de gestion de programmes, d'opérations commerciales et de services. Optimisé par Atlassian, le System of Work comprendra :

• une plateforme d'ingénierie unifiée avec une taxonomie standard pour les epics, les stories, les défauts, les tests (via Xray) et les environnements

• des champs et des workflows partagés pour les tâches liées au matériel et aux logiciels

• du code et du CI/CD intégrés via Bitbucket

• une traçabilité de bout en bout tout au long du développement, des tests et des opérations

La connexion des outils et des équipes à la plateforme Atlassian facilite la collaboration chez Cisco, augmente la productivité et améliore la visibilité, la gestion des dépendances, le suivi et la prise de décision.

Par exemple, les présentations PowerPoint statiques dominaient auparavant le cycle de vie du développement de Cisco Networking, mais désormais, les équipes gèrent l'état, la santé et les approbations des programmes en temps réel avec Jira. Le « commit deck » est un document Confluence évolutif directement lié aux données Jira, et les responsables présentent les données en temps réel à l'aide du mode de présentation Confluence et des macros Jira. Selon Amy, cette approche a permis de multiplier la vitesse du processus par 24 : « Le fait que les équipes actualisent les dernières informations dans Jira plutôt que dans PowerPoint et créent des rapports et des tableaux de bord en temps réel s'est avéré très efficace. Ce qui prenait deux heures par semaine ne prend désormais plus que 5 à 10 minutes. »

Au-delà de l'ingénierie, Cisco Networking exécute de plus en plus de workflows métier sur Atlassian, notamment les demandes de financement, les achats, les audits, la gestion des tickets des services de laboratoire et les tableaux de bord exécutifs. Amy déclare : « La principale contribution d'Atlassian à Cisco a été de nous sortir des silos de données et de créer un System of Work. Cela nous a aidés à nous développer plus rapidement, à avancer plus vite en tant qu'équipe et à relier les données à notre stratégie. »

Faire évoluer l'efficacité et l'innovation avec Atlassian Rovo et Forge

Pour Cisco Networking, la mise en place d'un System of Work avec Atlassian Cloud Enterprise constitue le fondement de la connexion et de l'innovation. « Disposer d'un System of Work basé sur une excellente plateforme de données avec des méthodes de travail communes nous permettra d'agréger les informations et de rendre l'IA très efficace », explique Jason. « Avec Atlassian, nous permettons aux utilisateurs de se connecter de manière très simple et efficace et leur donnons accès à l'information en temps quasi réel. Nous serons alors en mesure de mettre en œuvre l'IA à grande échelle. »

Cisco Networking a déjà commencé à utiliser Rovo pour la recherche d'entreprise, la synthèse et la création de contenu, ainsi que la création d'agents pour automatiser le reporting, ce qui accélère certains processus jusqu'à 40 fois. Eric déclare : « Notre System of Work et les agents Rovo facilitent la vie du responsable de programme, en réduisant à 15 minutes une tâche fastidieuse qui aurait normalement pris 10 heures. L'autre aspect absolument incroyable est que, comme nous disposons déjà de tous ces agents, nous pouvons en créer plusieurs de manière multimodale pour effectuer une tâche qui nécessiterait normalement trois agents. »

Cisco Networking utilise également Rovo avec Forge, la plateforme de développement d'applications cloud d'Atlassian, pour permettre à chacun de créer des applications et des automatisations personnalisées. Par exemple, en un seul trimestre, leur équipe a créé cinq applications, notamment :

• Synthèse IA sur l'état : utilise l'IA pour faire un pull des informations relatives à la santé, aux risques, à la voie d'amélioration, à l'impact sur les clients et au calendrier à partir des champs Jira et génère automatiquement une synthèse

• Générateur de commit-deck Confluence : crée le « commit deck » Confluence standard pour un programme à l'aide d'un modèle et le place automatiquement dans l'espace ou le dossier approprié

• Bug scrubber (outil de tri des bugs) : recrée un ancien outil interne très apprécié des ingénieurs, mais qui fonctionne désormais dans Jira, de sorte que les données ne sont plus cloisonnées

Jason affirme que ce n'est que le début : « C'est une opportunité extraordinaire d'augmenter la productivité, de supprimer les tâches fastidieuses et de permettre aux collaborateurs de se concentrer sur des éléments à plus forte valeur ajoutée. Nous redoublons d'efforts et sommes impatients de voir où Atlassian Stack va nous mener. »

Étape suivante : une adoption et une productivité accrues, pour des silos et des coûts réduits

Cisco Networking a déjà réalisé des améliorations impressionnantes en quelques années seulement, et ce n'est qu'un début. Ses prochaines priorités sont les suivantes :

• Étendre l'adoption d'Atlassian Cloud de 25 à 50 % et plus, à mesure que de nouveaux rôles et workflows migrent vers la plateforme

• Réduire encore de 20 à 25 % les frais généraux opérationnels grâce à l'automatisation et à l'IA

• Faire évoluer Forge et les agents Rovo pour répondre aux besoins d'un plus grand nombre d'équipes en matière de rédaction technique, de gestion de programmes et d'autres disciplines

• Continuer à décomposer les silos dans l'ensemble du portefeuille de produits pour créer une vue plus complète pour les dirigeants et les clients

Pour Cisco Networking, Atlassian est devenu bien plus qu'un ensemble d'outils. C'est la plateforme et le partenariat qui permettent de libérer le potentiel des équipes. « Lorsque nous expliquons pourquoi nous avons choisi Atlassian Stack, c'est en grande partie pour la puissance de la plateforme », explique Jason. « Vous pouvez vous procurer six ou sept des meilleurs outils, mais vous passerez alors votre temps à intégrer et à transférer des données, sans réellement résoudre les problèmes. »

Eric ajoute : « Grâce à Atlassian Stack, notre équipe contrôle le développement de produits Cisco Networking représentant plusieurs milliards de dollars. Atlassian Cloud a contribué à accélérer notre évolution et notre transformation numérique, et continuera à le faire. »