Les équipes de Personio travaillent de manière asynchrone, alignée et automatisée sur Atlassian

Personio a abandonné la multitude d'applications au profit d'un écosystème Atlassian simplifié et bien organisé. Rovo se charge des tâches répétitives, Confluence rend les connaissances accessibles, Jira assure le bon déroulement du travail, et les réunions se déroulent de manière asynchrone grâce à Loom.

Un écosystème d'outils chaotique dépourvu de gouvernance centrale

Personio utilisait déjà Jira et Confluence depuis longtemps. Mais son écosystème global souffrait d'un manque de gouvernance et de standardisation, les équipes choisissant et payant leurs propres solutions et licences.

Les changements de contexte et les transferts de tâches laborieux ralentissaient les équipes, tandis que l'absence de supervision des outils entraînait des coûts de licence excessifs et des problèmes de sécurité.

Confluence : une plateforme de connaissances accessible à tous

Personio a progressivement abandonné Notion pour faire migrer toutes ses équipes vers Confluence. Cette plateforme est désormais le centre névralgique de l'entreprise pour les actualités, les ressources et les connaissances, ce qui a permis de réduire les demandes de support répétitives et de favoriser le libre-service.

• Augmentation de 60 % de l'utilisation de la base de connaissances Confluence, favorisant davantage le libre-service : dans le nouveau centre de connaissances de Personio, une page dédiée regroupe les actualités et les ressources de chaque équipe et service. Les analyses de Confluence mettent en avant les contenus les plus recherchés et les plus pertinents.

• Tableau blanc assisté par l'IA : Personio utilise la fonctionnalité de tableau blanc améliorée de Confluence. À partir d'un prompt simple, Rovo génère un diagramme complet ou des post-its pour lancer la collaboration, permettant ainsi aux équipes de se mettre plus rapidement au travail.

• Gouvernance des connaissances : toutes les pages Confluence ont un propriétaire actif et sont tenues à jour, garantissant que Rovo dispose toujours d'informations fiables. Grâce à ce hub central, Personio est en mesure de s'assurer que chacun a accès aux outils technologiques dont il a besoin pour accomplir son travail.

Des processus de travail auditables et fiables grâce à Rovo

En apportant des réponses et en accélérant les tâches fastidieuses, Rovo aide Personio à tirer davantage parti de Teamwork Collection, ce qui favorise une utilisation et une adoption accrues de Jira et Confluence.

• Agent de détection des doublons de bugs : réduit le temps perdu par les ingénieurs en mettant en évidence les bugs potentiellement en double et en signalant les faux positifs dès la création d'un ticket. Fini les investigations répétitives, place à la concentration sur les véritables défauts.

• Agent de retour des équipements lors d'un départ : Rovo améliore la fiabilité et l'efficacité des procédures de départ informatique en impliquant de manière proactive les collaborateurs qui quittent l'entreprise et en les guidant tout au long du processus de retour des équipements. Finies les relances manuelles de la part des équipes informatiques et des équipes chargées des espaces de travail.

• Agent de conseil en matière de priorité des tickets : évalue les tickets Jira selon des règles métier claires et recommande un niveau de priorité, ce qui assure la cohérence entre les équipes et permet de garder les files d'attente concentrées sur l'essentiel.

Une nouvelle approche des réunions avec Loom

Personio a privilégié la communication asynchrone, supprimé des centaines de réunions redondantes et simplifié la communication avec ses clients grâce à Loom.

• Collaboration asynchrone : au lieu d'organiser des réunions synchrones, les collaborateurs partagent des enregistrements Loom expliquant ce qu'ils ont besoin de partager.

  • Les destinataires peuvent commenter la vidéo, réagir avec des émoticônes ou répondre par une autre vidéo Loom.

  • Pour chaque vidéo, Loom génère un document récapitulatif et des messages d'accompagnement fournissant le contexte.

• Formation et accompagnement des clients : les vidéos Loom peuvent souvent remplacer les appels en direct avec les clients, ce qui fait gagner du temps à tout le monde.

  • Il faut moins de cinq minutes aux collaborateurs pour monter une nouvelle vidéo Loom afin qu'elle soit soignée et prête à être présentée au client.

  • L'utilisation de Loom dans le cadre de la formation permet aux équipes du support client de guider visuellement les clients à travers le produit, plutôt que de se contenter de donner des instructions.