Comment les équipes de Remote, réparties dans le monde entier, ont économisé plus de 20 000 heures de réunions en deux ans grâce à Loom

Défi : Remote, qui a conçu la principale plateforme RH mondiale tout-en-un pour les équipes distribuées, avait besoin d'un outil incontournable pour faciliter les communications asynchrones entre ses employés du monde entier. 

Solution : Remote utilise Loom pour toutes les communications asynchrones (annonces, collaboration, évaluations des performances, formation, gestion des services informatiques et d'entreprise, ventes, support client, et bien plus encore).

Impact : les quelque 1 500 employés de Remote dans le monde ont gagné plus de 20 000 heures en seulement deux ans, tout en améliorant la communication au sein de l'entreprise.

Tout miser sur les communications asynchrones

Remote, qui a conçu la principale plateforme RH mondiale tout-en-un pour les équipes distribuées dans le monde entier, est à l'avant-garde d'un mouvement de travail distribué en pleine expansion, qui révolutionne les méthodes de communication traditionnelles, et en récolte les fruits.

Remote, qui compte plus de 1 500 employés basés dans plus de 75 pays, a mis en place une organisation efficace et entièrement distante selon des principes asynchrones (ce qui signifie que le travail et la communication ne se font pas en temps réel). Cela prouve qu'il est non seulement possible, mais préférable de créer des équipes efficaces et distribuées dans le monde entier. 

« Le travail asynchrone permet aux équipes ultra performantes d'en faire plus avec moins d'interruptions, une efficacité et une fiabilité accrues », écrit Marcelo Lebre, président et cofondateur de Remote. Il a fondé Remote en tant qu'entreprise distribuée en 2019 et a constitué une équipe qui se consacre à montrer la valeur du télétravail pour son entreprise et ses clients. 

Passer du statut de start-up à celui de « licorne » cotée à plusieurs milliards de dollars est une prouesse rare, encore plus rare pour une entreprise entièrement distribuée. L'équipe de Remote a remporté ces succès en réunissant les bonnes personnes et en les dotant des bons principes, des bons processus et des bonnes plateformes pour booster leur travail. Pour le recrutement, elle s'est tournée vers l'intérieur. Pour l'équipement, elle s'est tournée vers une collection d'outils qui l'aideraient à travailler de manière asynchrone, y compris Loom.

Lutter contre la tyrannie des fuseaux horaires grâce à Loom

À mesure que Remote a évolué, sa collection d'outils de communication s'est développée. Pour simplifier et standardiser ses outils, Remote a choisi d'utiliser Zoom pour les réunions avec des clients et partenaires externes ; Google Meet pour les réunions internes en temps réel ; Loom et Slack pour les communications asynchrones. 

Sean Stanley, partenaire en documentation et communication interne, explique que l'utilisation étendue de Loom a permis d'améliorer l'efficacité et la collaboration, même lorsque les employés ne peuvent pas ou ne veulent pas se rencontrer au même moment. 

« Nous ne voulons pas nécessairement être asynchrones, mais nous devons l'être, car nous sommes une entreprise internationale. Nous n'y parviendrions pas si nous devions attendre d'aller à une réunion pour discuter de quelque chose », explique-t-il. « C'est tout l'intérêt de Loom. Nous avons une réunion générale une fois par mois. À part ça, beaucoup de choses se font via Loom, Slack et d'autres outils asynchrones. »

Utilisations créatives pour communiquer toutes les informations, de Marseille à Manille en passant par le Montana

Depuis la centralisation sur Loom pour la communication vidéo, Sean Stanley explique que l'outil est désormais « intégré » à la culture de Remote. Il a été agréablement surpris de constater la rapidité avec laquelle les employés de l'entreprise ont adopté cet outil, ainsi que toutes les utilisations polyvalentes qu'ils ont découvertes. 

L'ensemble de l'entreprise utilise désormais Loom pour tout, de la communication d'entreprise et la collaboration aux évaluations des performances et à la formation, en passant par la gestion des services informatiques et d'entreprise, l'aide à la vente et le support client. 

Voici quelques témoignages de l'équipe de Remote sur les nombreuses manières dont elle utilise Loom pour communiquer davantage tout en se réunissant moins.

Communication d'entreprise

« La direction de Remote utilise beaucoup Loom. Chaque jour, une responsable partage une vidéo d'une minute sur un sujet qu'elle souhaite signaler à son équipe, et un autre responsable s'enregistre en train de répondre à des questions dans le cadre d'un entretien asynchrone avec les médias. 

Notre PDG organise régulièrement des sessions de Q&R pour répondre aux questions une par une. Dans une entreprise comme la nôtre, il est difficile de conserver sa visibilité ou de passer du temps en face à face avec plus de 1 500 personnes. Les vidéos Loom sont très utiles. » – Connor Murphy, responsable de la communication mondiale, travaillant depuis l'Oregon

« Avec le public qui aime les informations succinctes, les vidéos Loom sont indispensables. Je peux envoyer une vidéo Loom à une personne très talentueuse qui n'aime ni lire, ni regarder quoi que ce soit. Elle peut cliquer dessus, la regarder 4 fois plus vite, ou lire le résumé généré par AI ou les transcriptions, qui sont vraiment bonnes… La gestion des changements et les annonces importantes nous permettent de toucher un plus grand nombre de personnes. » – Sean Stanley, partenaire en documentation et communication interne, travaillant depuis la Caroline du Sud

Collaboration individuelle et transverse

« Loom me permet de partager ma personnalité avec des personnes qui ne me voient pas toujours en face à face. L'outil transmet des informations que ma communication écrite pourrait manquer, notamment le ton, ma personnalité et mes valeurs en tant que chef d'équipe… J'adore les chapitres créés par Loom, qui permettent d'avancer facilement. La possibilité de raccourcir les pauses et d'ignorer les parties inutiles avec Loom AI, c'est génial ! » – Rebecca Applewhite, directrice du conseil en solutions, travaillant depuis le Royaume-Uni

« Notre équipe de conseil en solutions doit travailler efficacement avec notre équipe produits, communiquer les mises à jour et comprendre notre feuille de route. Il est impossible de réunir tout le monde dans une pièce, alors nous utilisons Loom pour nous poser des questions. » – Rebecca Applewhite, directrice du conseil en solutions, travaillant depuis le Royaume-Uni

« J'utilise Loom pour communiquer avec mon équipe, partager les actualités clés de l'entreprise, les objectifs et les commentaires, malgré les défis liés aux différents fuseaux horaires et aux opérations à distance. » – Pierre, vice-président du contrôle d'entreprise, travaillant depuis la France

Évaluations des performances et formation

« Remote dispose d'un solide processus d'évaluation des performances de management. J'ai eu 12 subordonnés directs. Je me suis enregistrée dans Loom en train de parler naturellement des membres de l'équipe, puis j'ai utilisé la transcription pour rédiger une évaluation écrite des performances. Je compte bien réutiliser cette fonctionnalité ! » – Rebecca Applewhite, directrice du conseil en solutions, travaillant depuis le Royaume-Uni

« Je suis dyslexique. Loom a changé la donne pour moi en tant qu'apprenant visuel. Je trouve également qu'il est plus facile d'expliquer mon processus de réflexion aux autres à l'aide de visuels. Travailler pour une entreprise entièrement distante/asynchrone et utiliser Loom comme outil a complètement changé mon workflow. Je ne peux m'imaginer retourner à une vie professionnelle sans Loom. » – Employé à distance

« Loom permet aux utilisateurs de recevoir des mises à jour et d'apprendre comme ils le souhaitent. Par exemple, les formateurs peuvent enregistrer et partager du contenu. Ensuite, les apprenants s'entraînent et envoient des vidéos Loom enregistrées, puis les formateurs révisent le contenu, le commentent et décernent des certifications sur la base de ces vidéos. »  – Rebecca Applewhite, directrice du conseil en solutions, travaillant depuis le Royaume-Uni

Support informatique et gestion des services d'entreprise

« Nous avons enregistré des tutoriels Loom afin de constituer un corpus de connaissances utile. Par exemple, j'utilise cet outil pour répondre aux questions de support les plus courantes et montrer aux utilisateurs comment utiliser nos outils. Maintenant, plutôt que d'avoir à accéder à Zoom et à expliquer à quelqu'un comment faire les choses, j'envoie simplement un lien vers une vidéo Loom. »  – Sean Stanley, partenaire en documentation et communication interne, travaillant depuis la Caroline du Sud

« J'utilise Loom pour collaborer avec d'autres équipes situées dans d'autres fuseaux horaires, notamment pour documenter les fonctionnalités et les bugs, et pour créer des vidéos pédagogiques. » - Francisco, ingénieur front-end, travaillant depuis le Portugal

« Vous pouvez dépenser beaucoup d'argent pour une production professionnelle et des tutoriels qui n'auront aucune valeur dans 18 mois. Ou vous pouvez utiliser un produit comme Loom, sans équipement sophistiqué ni expérience cinématographique, et créer une vidéo de très haute qualité en quelques minutes. » – Sean Stanley, partenaire en documentation et communication interne, travaillant depuis la Caroline du Sud

Aide à la vente et support client

« J'utilise Loom pour expliquer les stratégies de vente et les produits aux partenaires par le biais de vidéos. C'est très utile pour les communications internes rapides, l'amélioration des compétences et la clarification de processus complexes pour les clients. » - Fiona, Sr Solutions Consultant, travaillant depuis la Suède

« Avec Loom, nous pouvons expliquer ce que nous voyons, passer en revue une proposition ou d'autres documents, et apporter des informations supplémentaires sur les actions effectuées, telles qu'un actif créé. » - Rebecca Applewhite, Director of Solutions Consulting, travaillant depuis le Royaume-Uni

« Le meilleur moyen de gérer les réunions est de ne pas en avoir. »

Si les employés de Remote utilisent Loom de multiples façons, ils s'accordent tous sur un avantage principal : ils gagnent du temps en supprimant les réunions. Alors que de nombreuses équipes considèrent les réunions comme la première étape vers une collaboration et une communication efficaces, Remote leur accorde une importance moindre.

« Le meilleur moyen de gérer les réunions est de ne pas en avoir », explique Rebecca. Sean ajoute : « Comment réduire la nécessité pour deux personnes de se réunir pour discuter ? La plupart des réunions pourraient être des e-mails. La plupart des e-mails pourraient être des messages Slack. Et beaucoup de messages Slack pourraient être des vidéos Loom. »

La culture spontanée de Remote et la facilité d'utilisation de Loom se sont révélées être la combinaison parfaite pour gagner du temps. Entre 2022 et 2024, les employés ont économisé plus de 20 000 heures de réunions. Cette évolution des modes de communication témoigne non seulement de l'efficacité croissante de Remote en tant qu'entreprise, mais aussi de sa volonté d'incarner ses valeurs et de servir de modèle à ses clients. 

« Nous sommes les meilleurs dans ce que nous faisons parce que nous croyons en ce que nous faisons. Nous ne travaillons pas simplement à distance ni de manière asynchrone. Nous travaillons à distance de manière asynchrone, ce qui prouve que ce modèle commercial peut être un succès », explique Sean. « Loom est le meilleur produit du marché pour les communications asynchrones. Vous pouvez transmettre de nombreuses informations en peu de temps, de manière fiable et avec un minimum d'effort. Je n'ai que des éloges à faire à son sujet. »