Planification des capacités des équipes dans Jira
Avant de vous engager dans votre travail, vous devez répondre à une question : le plan tient-il vraiment la route, ou êtes-vous discrètement en train de surcharger à nouveau les mêmes personnes ?
Qu'est-ce que la planification de la capacité ?
La planification de la capacité est le processus de prévision des ressources dont une équipe a besoin et de mise en adéquation de cette demande avec le temps, les compétences et la disponibilité dont vous disposez réellement. Réalisée dans les règles, elle vous indique si une équipe peut peut accepter du travail supplémentaire sans surcharger personne ni manquer une échéance.
Le concept n'est pas nouveau et n'est pas propre aux logiciels. Pour en savoir plus sur les principes fondamentaux, notamment la différence entre la planification de la capacité et la planification des ressources, ainsi que les pièges courants, consultez le guide d'Atlassian sur la planification de la capacité. Ce guide reprend là où celui-ci s'arrête : comment planifier la capacité dans Jira, là où le travail se trouve déjà.
La plupart des équipes planifient encore leur capacité dans une feuille de calcul distincte de leur travail. Elle devient obsolète dès que quelqu'un change de projets ou prend des congés, et à la date où le plan est erroné, la surcharge s'est déjà produite. La planification dans Jira permet de maintenir le plan connecté aux tâches qu'il décrit.
Capacité de l'équipe et capacité individuelle dans Jira
Jira prend en charge la planification de la capacité à deux niveaux, et déterminer celui dont vous avez besoin est la première décision à prendre. La capacité de l'équipe examine le rendement de toute une équipe au cours d'un sprint ou d'un programme. La capacité individuelle examine la semaine d'une personne et ce à quoi elle s'est engagée.
Capacité de l'équipe avec Plans
Jira Plans gère la capacité au niveau de l'équipe pour la livraison agile. Vous planifiez en story points ou en semaines-membres et établissez l'équilibre entre le travail engagé d'une équipe et son débit historique sur les sprints et les programmes. C'est le niveau idéal pour la planification du sprint, la planification des versions et le déploiement des livraisons sur plusieurs équipes.
Capacité individuelle avec la vue Capacité
La vue Capacité gère la planification au niveau individuel. Un manager ou un chef d'équipe affecte des personnes spécifiques à des tickets, de niveau epic ou supérieur, ou à du temps hors projet comme les congés, l'astreinte et la maintenance. Les affectations sont universelles : une affectation que vous créez dans un tableau suit cette personne partout, vous ne pouvez donc pas la réserver deux fois par erreur sur deux équipes.
La vue Capacité intègre la planification individuelle dans Jira, afin que les responsables puissent voir qui travaille sur quoi, à quoi leur temps est consacré et si le plan est cohérent, sans quitter Jira.
Ce que vous pouvez faire dans la vue Capacité
La vue Capacité est un tableau dans lequel chaque ligne correspond à un membre de l'équipe ou à un ticket, et chaque colonne à une semaine. Vous planifiez selon l'approche qui vous convient le mieux.
Planifiez en fonction des personnes ou d'un ticket. Commencez par une personne pour voir à quoi elle est affectée, ou commencez par un ticket pour voir qui travaille dessus.
Allouez la capacité en pourcentage, en jours ou en heures. Définissez la part de la semaine consacrée à un ticket ou un engagement donné, une cellule à la fois.
Prenez en compte les tâches qui ne sont jamais planifiées. Indiquez les congés, les rotations d'astreinte, les formations et la maintenance afin d'obtenir une vue d'ensemble réaliste. Si un collaborateur a deux semaines de congé, sa capacité disponible est automatiquement réajustée.
Repérez la surallocation avant qu'elle ne devienne un problème. Une barre de capacité se met à jour pour chaque personne au fur et à mesure que vous planifiez. Lorsqu'une semaine dépasse 100 %, la barre devient rouge pour que vous puissiez rééquilibrer.
Apportez vos modifications comme dans une feuille de calcul, connectée à Jira. Copiez, collez, faites glisser et mettez à jour des cellules en bloc, mais sur des données qui restent liées à des personnes et à des tickets réels.
Filtrez selon vos besoins. Affinez la vue par personne, ticket, état ou type de ticket.
Consultez les allocations dans tous les espaces. Les plans couvrent l'ensemble du site, de sorte que les engagements d'une personne sont visibles partout où ils apparaissent.
Comment choisir entre la planification de la capacité de l'équipe et la planification de la capacité individuelle ?
Choisissez en fonction de la question à laquelle vous essayez de répondre. Si vous vous demandez si une équipe peut s'engager sur un sprint ou une version, planifiez au niveau de l'équipe avec Plans. Si vous vous demandez si une personne en particulier a de la disponibilité la semaine prochaine, planifiez au niveau individuel avec la vue Capacité.
De nombreuses équipes ont besoin des deux. Un chef de programme équilibre la productivité de l'équipe dans Plans, tandis qu'un responsable du personnel sur le même programme utilise la vue Capacité pour s'assurer qu'aucun ingénieur ne gère discrètement trois epics à lui seul. Les deux niveaux répondent à des questions différentes, et la cause la plus fréquente d'échec de la planification de la capacité est l'utilisation du mauvais niveau.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que la planification de la capacité dans Jira ?
La planification de la capacité dans Jira consiste à faire correspondre les tâches planifiées aux personnes et au temps disponibles, au sein même de l'outil où se trouvent le travail. Jira la prend en charge au niveau de l'équipe avec Plans et au niveau individuel avec la vue Capacité.
Quelle est la différence entre la planification de la capacité de l'équipe et la planification de la capacité individuelle ?
La planification de la capacité de l'équipe mesure le rendement de toute une équipe au fil des sprints, généralement en story points. La planification de la capacité individuelle suit les engagements hebdomadaires d'une personne sur l'ensemble de ses tâches, ce qui vous permet de voir qui a de la disponibilité et qui est surchargé.
Qu'est-ce que la vue Capacité dans Jira ?
La vue Capacité est un tableau dans Jira où les responsables affectent des personnes à des tickets ou à du temps hors projet comme les congés. Chaque ligne correspond à une personne ou à un ticket, chaque colonne correspond à une semaine, et une barre de capacité signale toute personne dépassant 100 %.
La planification de la capacité dans Jira remplace-t-elle ma feuille de calcul ?
Oui. La vue Capacité remplace la planification basée sur des feuilles de calcul, et vous pouvez importer une feuille de calcul pour commencer. Jira associe vos données à de véritables tickets et membres de l'équipe, de sorte que toute modification met automatiquement le plan à jour. Plus besoin de corriger la ligne 47 à la main.
Qui peut voir et éditer un plan de capacité ?
Les responsables RH et les chefs d'équipe créent et ajustent les plans de capacité avec des autorisations d'administrateur d'espace. Les allocations sont visibles sur l'ensemble du site, de sorte que les engagements d'une personne apparaissent partout où elle intervient, mais seuls les utilisateurs disposant des bonnes autorisations d'espace peuvent procéder à l'édition des allocations.