Il Dipartimento dei servizi sanitari della California ha modernizzato le sue procedure e risparmiato oltre 2,2 milioni di dollari grazie ad Atlassian Cloud Enterprise

Sfida: Il Dipartimento dei servizi sanitari ha impiegato molti strumenti per collaborare, pianificare e fornire progetti tecnologici. Questo ha reso più difficile lavorare in modo interfunzionale, trovare e condividere informazioni e raggiungere gli obiettivi dell'ente.

Soluzione: Il Dipartimento dei servizi sanitari ha adottato una soluzione centralizzata con Atlassian ed è passato a un piano Enterprise Cloud. Il Dipartimento ha oltre 1.000 utenti attivi e destinati ad aumentare e punta ad arrivare a 4.000 entro la fine del 2024, diventando il più grande ente statale della California su Atlassian Cloud Enterprise.

Impatto: Processi e piattaforme migliori hanno incrementato la velocità, il servizio, i risparmi, la visibilità e la collaborazione dei team del Dipartimento dei servizi sanitari. Per un solo progetto, la consegna è stata il 66% più veloce e sono stati risparmiati 2,2 milioni di dollari.

Un ente affermato si trova ad affrontare ostacoli e opportunità nella sua mission significativa

La presenza di silos e la tecnologia obsoleta possono creare difficoltà anche ai migliori pensatori e alle persone più ambiziose: una sfida che il Dipartimento dei servizi sanitari della California stava affrontando in prima persona. Ogni divisione era rivolta verso i suoi obiettivi, ma con strumenti e processi diversi; in molti casi sembrava di procedere in direzioni diverse.

Vedendo le opportunità rappresentate da queste sfide, il Modernization Factory and Engineering Chief del Dipartimento dei servizi sanitari Ryan Mosley e l'Atlassian Enterprise Advocate Elisa Aviles-Bodoin si sono messi in cerca di una soluzione perfetta per lo stato della California: la standardizzazione con gli strumenti Atlassian Cloud per accelerare l'avanzamento verso l'obiettivo di fornire a tutti l'accesso a un'assistenza sanitaria di qualità in grado di garantire cure a tutti.

La modernizzazione e la standardizzazione consentono di risparmiare 2,2 milioni di dollari su un solo progetto

Il Dipartimento dei servizi sanitari utilizzava da anni in modo limitato Jira Cloud e Confluence Cloud, insieme a vari altri strumenti tra cui una versione obsoleta di SharePoint. Quando l'agenzia ha iniziato ad adottare metodologie Agile e ha aggiunto altre licenze Atlassian, l'utilizzo ha iniziato a crescere di conseguenza. 

Man mano che sempre più persone adottavano gli strumenti Atlassian, il team di modernizzazione del Dipartimento dei servizi sanitari ha notato che i dipendenti lavoravano più velocemente, collaboravano di più e scoprivano nuovi modi per rivolgersi al meglio agli altri e ai residenti in tutto lo stato. Quando Ryan ha mostrato ai leader come i dipendenti utilizzavano Atlassian e come il team poteva migliorare la gestione del portfolio per l'intera organizzazione standardizzando la piattaforma, ha raccolto il consenso di tutti. 

«L'utilizzo ha iniziato ad ampliarsi a più sezioni e programmi all'interno e all'esterno del team di modernizzazione», afferma Ryan. «Una volta che la comunicazione e la distribuzione del team di modernizzazione hanno fornito nuovi livelli di trasparenza e informazioni in tempo reale all'ufficio del direttore, [standardizzarsi su Atlassian] è diventato una decisione più consapevole».

Per supportare l'adozione, il team di Ryan ha collaborato con Joe Chavez, Enterprise Architect del Dipartimento dei servizi sanitari, Christine Corona, Jira Administrator, ed Elisa Aviles-Bodoin, Atlassian Enterprise Advocate, a una semplice strategia di gestione delle modifiche. «La gestione delle modifiche non è una cosa a cui dedichiamo risorse stabilmente, quindi ci siamo rivolti a chi per primo ha adottato la soluzione e abbiamo lasciato che fossero loro a promuovere gli strumenti. Inoltre organizziamo riunioni dell'Atlassian Community in cui discutiamo delle sfide che le persone si trovano ad affrontare», spiega Ryan.

Man mano che più divisioni iniziavano a lavorare sulla stessa piattaforma moderna, i team hanno potuto collaborare e lavorare in modo più facile e veloce, quindi hanno ottenuto risparmi significativi. «L'avvio di un progetto ha richiesto 18 mesi. Dopo aver adottato Atlassian e aver appreso modi più utili per impiegare gli strumenti, il progetto successivo ha richiesto sei mesi. Monitorando tutto in Jira e nei nostri strumenti per sviluppatori, abbiamo ridotto i costi per la preparazione del team e la consegna del prodotto da 2,8 milioni a 600.000 dollari», afferma Ryan. 

Con l'aumento dell'utilizzo, il team di modernizzazione del Dipartimento dei servizi sanitari ha scelto di affidarsi alle app Atlassian Cloud per le loro caratteristiche di scalabilità, amministrazione e governance centralizzate, sicurezza di livello aziendale e supporto dedicato. Dopo aver iniziato con Confluence e Jira Cloud Premium, nel 2021 il Dipartimento è passato a un piano Enterprise. Gli utenti sono già diventati 4.000 e il Dipartimento dei servizi sanitari è ora una delle agenzie governative più numerose a utilizzare Atlassian Cloud Enterprise.

Liberare risorse per concentrarsi sul lavoro che conta di più

Con una piattaforma di collaborazione e un'origine di riferimento centrali e basate sul cloud per migliaia di utenti, le divisioni del Dipartimento dei servizi sanitari hanno registrato miglioramenti nelle loro aree di interesse. I dirigenti dell'ufficio del direttore possono anche tenere traccia dell'avanzamento e dei programmi a livello di portfolio. L'IT è stato particolarmente entusiasta dei progressi nelle sue iniziative principali: sicurezza e privacy, manutenzione e operazioni, governance e gestione del portfolio.

1. Sicurezza e privacy

Con Jira, i team hanno una visione più completa dei livelli di sicurezza dell'agenzia e degli eventuali rischi all'interno di sistemi e dati. Ora che il Dipartimento dei servizi sanitari è su Atlassian Cloud, non deve più preoccuparsi della manutenzione del server. "In passato mi dovevo occupare della manutenzione dell'infrastruttura dei server. Non è un lavoro piacevole", afferma Jeff Garrett, Technical Product Manager e DevOps Evangelist. "Grazie ad Atlassian Cloud Enterprise questo non è più necessario. Inoltre possiamo anche aggiungere e rimuovere le applicazioni rapidamente".

2. Manutenzione e operazioni

Il reparto IT è stato felice di passare alla gestione e al monitoraggio centralizzati nel cloud, oltre che all'utilizzo di Jira per il monitoraggio e i test (con l'aiuto dell'app Xray Test Management).

3. Governance aziendale

Il Dipartimento dei servizi sanitari ha una governance centralizzata e ancora migliore grazie ad Atlassian Cloud Enterprise. «Questi strumenti ci aiutano a facilitare la conversazione sulla governance. Donano visibilità su ciò che stiamo facendo e ci permettono di crescere e maturare», afferma Ryan.

Integrando gli strumenti Atlassian fra di loro e con strumenti di produttività IT come Slack, abbiamo ottenuto maggiore efficienza, migliorato la gestione delle conoscenze e semplificato la scalabilità.

 «Cerchiamo di non nascondere le cose nei ticket di Jira. Se risolviamo un bug, estraiamo le informazioni in Confluence e le riveliamo ad altri. Pubblichiamo in Slack anche le modifiche da Confluence e Jira, il che rende ancora più semplice cercare i ticket mentre chatto con qualcuno», spiega Joe. «In alcuni piccoli progetti ci hanno permesso, ad esempio, di passare da un team di una sola persona a un team di cinque componenti utilizzando uno spazio Confluence per scrivere cosa viene fatto e condividerlo con nuovi membri del team». Ryan aggiunge: «Nel complesso, le persone possono trovare ciò di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno, invece di dover aspettare la prossima riunione. Così abbiamo potuto eliminare le riunioni».

Meno tempo dedicato alle riunioni e alla gestione significa che l'IT può concentrarsi su ciò che sa fare meglio: fornire una tecnologia che aiuti l'ente a rivolgersi al meglio ai cittadini della California.

Unire IT e business per una gestione efficace del portfolio

Oltre ai responsabili IT, anche i team che si occupano degli aspetti aziendali e dei programmi apprezzano gli strumenti di Atlassian, a riprova del fatto che la strategia di adozione anticipata del team Modernization sta funzionando. "I team aziendali, come Communications, sono entusiasti del fatto che siamo riusciti a elaborare un modello di gestione del lavoro così rapidamente e quindi di essere a buon punto", spiega Christine. Ryan aggiunge: "Jira ci consente di avere processi ripetibili. Il team Contracts utilizza Jira per tenere traccia degli approvvigionamenti, quindi ora posso vedere quando saranno finalizzati e quando le risorse saranno esaurite".

Questi miglioramenti della visibilità si sono rilevati inestimabili per quanto riguarda la gestione del portfolio. "Il grande traguardo raggiunto da Atlassian è comunicare le esigenze dell'azienda, progettarne l'esecuzione e riuscire a collegare le due cose", afferma Ryan. "Ci aiuta a concentrarci su ciò che è più importante per l'azienda. Dal punto di vista del portfolio, possiamo conoscere le tempistiche necessarie per realizzare un'iniziativa tecnica, quindi approfondire fino ai team di sviluppo che si occupano di tali obiettivi e avere una visione bottom up. Dal punto di vista della gestione del portfolio, ha davvero agevolato la comunicazione dalla programmazione al livello tecnico".

Dall'aumento della sicurezza e della velocità alla semplificazione della ricerca, dell'uso e della condivisione delle informazioni, il Dipartimento dei servizi sanitari sta registrando miglioramenti significativi per i team di tutti i tipi e tutti i livelli.

Migliorare le condizioni dell'ente e dei cittadini assistiti

L'ottimizzazione delle piattaforme e dei processi del Dipartimento dei servizi sanitari con Atlassian Cloud Enterprise non solo ha contribuito a migliorare la visibilità, la collaborazione e la distribuzione a livello individuale e di team, ma ha anche aumentato la velocità e i risparmi.

Ora che Jira e Confluence Cloud sono l'unica origine di riferimento del Dipartimento dei servizi sanitari, l'ente ha intenzione di espandere la propria piattaforma Atlassian così da includere Opsgenie per gli avvisi e la gestione della reperibilità, Statuspage per la gestione degli imprevisti e Jira Align per collegare la strategia all'esecuzione in modo da poter migliorare l'erogazione dei servizi ai residenti dello stato: il fulcro della sua attività.

"Allineare business e tecnologia per realizzare le nostre iniziative è la chiave del successo", afferma Ryan. "L'espansione del nostro set di strumenti Atlassian contribuirà all'innovazione del Dipartimento dei servizi sanitari, assicurandoci che gli obiettivi siano allineati e che i team siano concentrati sulle iniziative più importanti. Aiuterà la nostra organizzazione a diventare più efficiente nella fornitura dei servizi ai residenti in California".