I team di Personio lavorano in modo asincrono, allineato e automatizzato su Atlassian

Personio ha abbandonato la proliferazione di app passando a un ecosistema Atlassian semplificato e organizzato. Rovo gestisce i task ripetitivi, Confluence rende accessibili le conoscenze, Jira tiene il lavoro in carreggiata e Loom permette di svolgere riunioni asincrone.

Un ecosistema di strumenti caotico senza una governance centrale

Personio utilizzava già da tempo Jira e Confluence. Ma il suo ecosistema generale aveva poche funzionalità di governance o standardizzazione e i team sceglievano e pagavano le soluzioni e le licenze.

Il cambio di contesto e i passaggi di consegne macchinosi rallentavano i team. La mancanza di supervisione degli strumenti ha portato a costi di licenza gonfiati e problemi di sicurezza.

La conoscenza a portata di mano di tutti con Confluence

Personio ha gradualmente abbandonato Notion trasferendo tutti i team su Confluence, che ora è l'hub centrale per notizie aziendali, risorse e conoscenze. Questo ha consentito di ridurre le domande di assistenza ripetitive e ha incrementato il self-service.

• Aumento del 60% nell'utilizzo della knowledge base di Confluence e maggiore impiego della modalità self-service: nel nuovo hub delle conoscenze di Personio, una pagina dedicata contiene le notizie e le risorse di ogni team e reparto. Le analisi di Confluence evidenziano i contenuti più cercati e più rilevanti.

• Utilizzo delle lavagne con supporto dell'IA: Personio utilizza le funzionalità ottimizzate delle lavagne Confluence. Da un prompt di una frase, Rovo genera un diagramma completo o note adesive per avviare la collaborazione, consentendo ai team di iniziare a lavorare più velocemente.

• Governance delle conoscenze: tutte le pagine di Confluence hanno un responsabile attivo e vengono costantemente aggiornate, in modo che Rovo utilizzi sempre informazioni accurate. Grazie a questo hub centrale, Personio è in grado di garantire che tutti abbiano accesso alla tecnologia di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro.

Processi di lavoro verificabili e affidabili con Rovo

Fornendo le risposte necessarie e velocizzando il lavoro ripetitivo, Rovo aiuta Personio a ottenere più valore da Teamwork Collection, favorendo un maggior livello di utilizzo e adozione di Jira e Confluence.

• Agente di rilevamento dei bug duplicati: riduce il tempo di progettazione sprecato per individuare i potenziali bug duplicati e segnalare i falsi positivi per i bug quando viene creato un nuovo ticket. Niente più indagini duplicate: è ora di dedicarsi ai difetti reali.

• Agente per la restituzione dei dispositivi dopo l'offboarding: Rovo incrementa l'affidabilità e l'efficienza dell'offboarding dell'IT coinvolgendo in modo proattivo i dipendenti che lasciano l'azienda e guidandoli attraverso il processo di restituzione dei dispositivi. I team IT e del luogo di lavoro non dovranno più inseguire le persone.

• Agente di consulenza per la priorità dei ticket: valuta i ticket di Jira a fronte di chiare regole aziendali e suggerisce un livello di priorità, garantendo la coerenza fra i team e mantenendo le code focalizzate su ciò che è più importante.

Un restyling delle riunioni con Loom

Personio è diventata un'azienda basata sul lavoro asincrono, ha eliminato centinaia di riunioni ridondanti e ha semplificato la comunicazione con i clienti grazie a Loom.

• Collaborazione asincrona: invece di organizzare riunioni sincrone, i dipendenti distribuiscono registrazioni Loom per spiegare quello che devono condividere.

  • I destinatari possono commentare il video, reagire con emoji o rispondere con un altro Loom.

  • Insieme a ogni video, Loom genera un documento di riepilogo e messaggi di supporto che forniscono il contesto.

• Formazione e abilitazione dei clienti: spesso i video Loom possono sostituire le chiamate dal vivo con i clienti, facendo risparmiare tempo a tutti.

  • Ai dipendenti servono meno di cinque minuti per modificare un nuovo Loom in modo che sia rifinito e pronto per i clienti.

  • L'uso di Loom nella formazione consente ai team di assistenza clienti di guidare visivamente i clienti alla scoperta del prodotto invece di limitarsi a fornire istruzioni.