Con le lavagne Jira e Confluence, Reddit sta mettendo in atto un processo di scalabilità e standardizzazione, risparmiando oltre 300.000 dollari all'anno

Sfida: con la crescita di Reddit, la proliferazione degli strumenti utilizzati dall'azienda ha determinato un aumento dei costi e dei rischi per la sicurezza, ha causato problemi di gestione e ha isolato i team e i dati.

Soluzione: le attività di oltre 2.000 dipendenti tra team tecnici e non tecnici sono state trasferite su Atlassian Cloud Enterprise per consentire di gestire il lavoro in modo più efficiente ed efficace.

Impatto
Reddit risparmia oltre 300.000 dollari all'anno passando da strumenti eterogenei alle lavagne Jira e Confluence. La centralizzazione ha anche migliorato l'efficienza, l'individuabilità, la collaborazione e la sicurezza.

Ampliamento delle dimensioni e standardizzazione senza tradire i valori di Reddit

Dal lancio avvenuto nel 2005, con un finanziamento iniziale di 100.000 dollari, Reddit è diventata una piattaforma globale multimiliardaria con centinaia di milioni di utenti attivi. Solo nel periodo 2021-2023, il personale di Reddit è più che raddoppiato, passando da 750 a oltre 2.000 unità per supportare il processo di crescita dell'azienda.

Analogamente a molte aziende in rapida crescita, i team di Reddit stanno cercando di bilanciare forze spesso opposte: autonomia e standardizzazione, ampliamento delle dimensioni e mantenimento di una cultura aperta e Agile, investimento nella crescita e contenimento dei costi. L'azienda si è rivolta ad Atlassian per ricevere supporto.

Reddit è stata una delle prime aziende ad adottare Atlassian Cloud e i suoi team ora utilizzano gli strumenti Cloud per collaborare e raggiungere i risultati prefissati. "Con il passaggio da Data Center a Cloud è cambiato tutto. Non sono più un ingegnere Java/di visualizzazione/di database part-time. Sono un amministratore di sistema e un evangelist", afferma Matt Chester, Senior System Engineer. "L'utilizzo di Jira è cresciuto moltissimo in questi anni. I nostri team di sviluppo non possono più farne a meno."

Nel corso del tempo, gli utenti singoli e i team hanno iniziato a utilizzare anche altri strumenti per la gestione dei progetti e le retrospettive. Questa proliferazione di applicazioni software ha determinato un aumento dei costi e dei rischi per la sicurezza, ha causato problemi di gestione e ha isolato i team e i dati. Man mano che l'azienda faceva piani per il futuro, il risparmio, la sicurezza e la capacità di creare un'organizzazione aziendale interconnessa sono diventati priorità ancora più importanti.

Gli utenti conoscevano già i prodotti Atlassian, che avevano dato un contributo significativo alla crescita di Reddit. Per questo, i responsabili del reparto IT dell'azienda hanno attuato un processo di centralizzazione sugli strumenti di collaborazione di Atlassian pensati per i team, tra cui Jira, Confluence, Trello e Atlas. Da quando ha effettuato il passaggio a una piattaforma centralizzata, Reddit ha risparmiato oltre 300.000 dollari all'anno e ha reso più semplice per i dipendenti collaborare, trovare informazioni e creare una community online senza precedenti.

Evitare l''utilizzo di tanti strumenti diversi favorisce il risparmio, la sicurezza, la collaborazione e la semplicità

La cultura aziendale autonoma di Reddit ha consentito una crescita rapida, anche in termini di fama tra gli utenti dei social media. Tuttavia, questa autonomia ha anche comportato dei costi associati all'aumento delle dimensioni aziendali.

Con il maggiore utilizzo di strumenti diversi acquistati da singole persone o piccoli team, sono aumentate anche le spese per il software. Pochi di questi strumenti erano stati progettati per le aziende più grandi, perciò non soddisfacevano completamente le esigenze di Reddit.

Oltre ad aumentare i costi, l'enorme numero di strumenti e utenti diversi stava creando delle vulnerabilità. Reddit ha sempre dato grande importanza alla privacy e alla sicurezza, quindi non è un caso che la risoluzione di queste vulnerabilità sia diventata una priorità.

Per risolvere questi problemi Sean Jorg, Senior Director of Corporate Technology, ha ideato un piano. "Sean vuole standardizzare gli strumenti per fermare l'aumento incontrollato dei costi e delle misure di sicurezza", spiega Matt. "La presenza di strumenti eterogenei richiede molto lavoro aggiuntivo sia per gli utenti che per gli amministratori. Viceversa, tutto diventa molto più semplice se si utilizzano gli stessi strumenti e gli stessi framework."

Mentre Sean, Matt e i rispettivi team discutevano su quale strumento utilizzare per la centralizzazione, Jira è rapidamente diventata la soluzione più convincente grazie alla sua flessibilità, alle integrazioni tra le app, alle funzionalità eccellenti e alla familiarità dei team con gli strumenti di Atlassian. "Una particolarità di Jira risiede nel fatto che offre una flessibilità tale da consentire a ogni team di avere le proprie specifiche impostazioni, a condizione di seguire il framework generale per semplificare le attività di creazione di report", afferma Matt. "Gli utenti apprezzano le funzionalità di creazione di report integrate e la vista Calendario. Siamo anche riusciti a effettuare subito un test beta della funzionalità di importazione, il che ha semplificato notevolmente il trasferimento dai servizi esistenti a Jira rispetto alle importazioni manuali".

Sean aggiunge: "Avevamo una forte propensione a scegliere Atlassian, sia per motivi tecnici sia perché già conoscevamo i prodotti del brand". Tuttavia, alcuni membri del team erano comprensibilmente restii a cambiare strumento. Con una serie di dimostrazioni e consulenze, però, hanno iniziato ad abituarsi all'idea. "Alcune persone avevano preso in considerazione Jira nei primi anni 2010 (quando era rivolto agli ingegneri ed era molto più complesso) e non volevano usarlo", ammette Matt. "Ma Jira è un prodotto completamente diverso in termini di aspetto e funzionamento... Quando effettuiamo l'accesso a una demo e iniziamo a parlare dei vantaggi che può offrire (ad esempio, automazione, moduli avanzati e impostazione dei flussi di lavoro in entrata senza necessità di farsi aiutare dagli amministratori), i nostri interlocutori cambiano idea".

L'assistenza del team addetto ai servizi di consulenza di Atlassian ha inoltre semplificato il processo di migrazione e la gestione delle modifiche. Matt afferma: "L'eccellente assistenza di Atlassian lo ha reso migliore per tutti. Avere a disposizione i servizi di consulenza Atlassian è come avere un filo diretto con gli esperti. Posso fare una domanda tecnica o non tecnica e ottenere subito una risposta. È bello anche entrare in contatto con altri clienti che condividono sfide e obiettivi simili".

Dopo circa un anno di preparazione e migrazione, i team di Reddit avevano completato la configurazione su Atlassian ed erano pronti a ottimizzare le proprie attività.

Un'unica origine di riferimento genera risparmi per oltre 300.000 dollari all'anno

Ora che Reddit ha completato la migrazione da una serie di strumenti diversi ad Atlassian, i team di tutta l'azienda hanno a disposizione un'unica piattaforma centrale, su cui possono scegliere tra molte app che favoriscono la produttività.

I team aziendali, come Operations, HR e Design, utilizzano Jira per lavori interfunzionali che richiedono di gestire i progetti, acquisire le informazioni e collaborare con altri reparti. Ad esempio, il team Case Studies utilizza Jira per supervisionare il processo di creazione dei case study stessi.

Il team di vendita può inviare richieste per un nuovo case study tramite Jira o tramite un modulo avanzato integrato direttamente in Confluence. La richiesta viene quindi indirizzata ai team di case study e data science in modo che possano collaborare per raccogliere i dati, raccoglierli in vari tipi di presentazione e consegnare i prodotti finali agli stakeholder. "Per i team interfunzionali è più facile lavorare con sviluppatori e team tecnici di Atlassian, perché non devono utilizzare strumenti diversi per creare o gestire i ticket", afferma Matt.

Aggiunge che i team Design e Branding hanno anche consolidato più strumenti e progetti in un unico flusso di lavoro in Jira. "Con la centralizzazione degli strumenti, ora possono lavorare su un'unica piattaforma, visualizzare le metriche del lavoro effettuato e interagire più facilmente con gli utenti".

Le integrazioni tra tutti gli strumenti Atlassian e le funzionalità native (come le lavagne Confluence) hanno permesso ai dipendenti di risparmiare tempo e all'azienda di risparmiare denaro. "L'impatto maggiore del passaggio ad Atlassian è il risparmio sui costi. Grazie al passaggio ad Atlassian stiamo risparmiando oltre 300.000 dollari all'anno", afferma Matt. "I team apprezzano il fatto che tutti gli strumenti siano connessi. Possono condurre attività di brainstorming utilizzando le lavagne Confluence, aprire ticket dalla lavagna senza uscire da Confluence... Ora molti team, tra cui Site Reliability Engineering, Technical Program Management, CorpTech, and Sales, stanno utilizzando questa soluzione".

Aver riunito tutti i team su Confluence rende anche più semplice trovare le informazioni. "Ora che sono tutte raccolte in un'unica posizione, gli utenti sanno dove trovare ciò di cui hanno bisogno. Molte volte non devono nemmeno passare a un altro strumento, perché i dati di Confluence sono mostrati nei ticket Jira", afferma Matt. "Con il passare del tempo, ci aspettiamo che Confluence diventi la nostra unica origine di riferimento per la documentazione".

"Quando l'intero team utilizza Atlassian diventa tutto più facile."

La migrazione e la standardizzazione effettuate da Reddit con gli strumenti Atlassian non solo hanno portato vantaggi in termini di risparmio ed efficienze, ma hanno anche aiutato l'azienda a offrire ai clienti ciò che volevano: una community in cui ritrovarsi, crescere e sentirsi a proprio agio.

Di fatto, Reddit utilizza gli strumenti di Atlassian Cloud per creare molte delle funzionalità e iniziative preferite dai propri utenti, come il progetto artistico collaborativo r/Place. Solo nel 2023 hanno partecipato più di 7 milioni di persone, che hanno collaborato per dare vita ai propri progetti.

"Per r/Place abbiamo utilizzato Jira per lo sviluppo e abbiamo eseguito una prova interna per testarlo con una serie di istruzioni e un modulo di feedback su Confluence. In seguito abbiamo analizzato tutto il feedback tramite Jira", spiega Matt. "Tutta la nostra pipeline di sviluppo e il processo di pianificazione si basano sugli strumenti. Buona parte delle attività si basa su questi elementi, e il fatto che tutti lavorino su Atlassian semplifica molto le cose."

Dopo aver effettuato la migrazione su Atlassian, il team di Reddit sta esprimendo tutto il suo potenziale ed è in grado di supportare al meglio sia i progetti più coinvolgenti per gli utenti che gli obiettivi strategici dell'azienda.