In che modo Rivian risparmia 2,5 milioni di dollari all'anno, aumenta la soddisfazione e cresce centralizzando tutto su Atlassian Cloud

Sfida: man mano che Rivian si è trasformata da un'ambiziosa startup di veicoli elettrici a una società quotata in borsa, anche il set di strumenti è cresciuto, ostacolando l'efficienza, l'efficacia e le esperienze degli utenti.

Soluzione: Rivian ha centralizzato gli strumenti su Atlassian Cloud Enterprise e ha migliorato il modo di lavorare con l'aiuto di Jira, Jira Service Management e altri strumenti integrati.

Impatto: il pioniere dei veicoli elettrici sta risparmiando il 36% sui costi annuali per gli strumenti e oltre 750 ore a persona ogni anno con l'automazione; sta migliorando, inoltre, l'esperienza dell'utente bilanciando autonomia e governance.

Riduzione delle emissioni di carbonio attraverso la collaborazione

Alcuni SUV e camion viaggiano su sentieri. Rivian si sta concentrando su questi veicoli. Come prima casa automobilistica a portare un pick-up completamente elettrico sul mercato di consumo, Rivian ha una missione molto più ambiziosa: fermare la carbonizzazione dell'atmosfera.

Rivian ha firmato il Climate Pledge per raggiungere zero emissioni nette di carbonio entro il 2040, 10 anni prima di quanto richiesto dall'accordo di Parigi. Raggiungere questo obiettivo e aiutare la transizione mondiale verso l'energia sostenibile richiede di riunire individui e interi settori per ripensare tutto, da tecnologie e processi specifici, alla cultura e ai sistemi più ampi in cui esistono.

"Costruire una cultura collaborativa è fondamentale per noi per portare a termine la nostra missione", afferma Rivian. I team che affrontano questa enorme sfida sanno di poter contare sulla piattaforma di collaborazione Atlassian Cloud.

Con la rapida crescita di Rivian che ha portato a trasformare l'azienda da una startup ambiziosa a una società quotata in borsa di fama mondiale, anche il suo insieme di strumenti è cresciuto, ostacolando l'efficienza, l'efficacia e l'esperienza degli utenti. Per raggiungere gli obiettivi preposti, Rivian ha dovuto migliorare così gli strumenti e le metodologie di lavoro.

Centralizzando tutto su Atlassian Cloud Enterprise e migliorando il loro modo di lavorare, il pioniere dei veicoli elettrici è riuscito a risparmiare oltre 2,5 milioni di dollari all'anno, prendendo decisioni più informate e migliorando l'esperienza degli utenti grazie al bilanciamento tra autonomia e governance.

Creazione di un business case per il consolidamento e la migrazione dopo una crescita consistente

Nel corso di quattro anni, la forza lavoro di Rivian è cresciuta in modo esponenziale. L'azienda voleva mantenere la libertà che i suoi oltre 90 team si aspettavano e su cui contavano per l'innovazione. Ma come ogni azienda in rapida crescita con grandi ambizioni, Rivian aveva anche bisogno di standardizzare le metodologie di lavoro per motivi di efficienza e risparmio.

Per iniziare ad affrontare queste sfide, Rivian ha creato un comitato con un obiettivo chiaro: migliorare la selezione dei sistemi e degli strumenti a disposizione dei dipendenti, allineando al contempo i team con le piattaforme necessarie per svolgere al meglio il loro lavoro.

All'epoca, l'azienda aveva diverse suite software. La product manager Emily Novak e il suo team Digital Workplace & Solutions hanno analizzato ogni set di strumenti per comprendere meglio l'utilizzo tra i reparti.

Da questa analisi è emerso che Jira non solo era lo strumento più utilizzato, ma aveva anche caratteristiche e funzionalità che si sovrapponevano a quelle di altri strumenti. "La cosa più sensata era centralizzarsi su Atlassian", afferma Emily. "Gli strumenti rispondevano alle esigenze degli utenti e molte persone utilizzavano già Jira. Avevamo solo bisogno di semplificare le varie esigenze di gestione dei progetti su quella piattaforma".

Una soluzione per risparmiare milioni e soddisfare gli utenti

Con questi dati in mente, il team di Digital Workplace & Solutions ha creato un business case per mostrare come Rivian potesse consolidare gli strumenti e aiutare i dipendenti a connettersi, comunicare e collaborare meglio. Il team ha collaborato con il Business Value Advisory Team Lead Ben Center di Atlassian per completare una serie di proiezioni di risparmio sui costi.

«Abbiamo scoperto di poter risparmiare 2,5 milioni di dollari all'anno sugli strumenti centralizzandoli su Atlassian Cloud e aggiungendo la governance. Si tratta di un risparmio annuo sui costi del 36%», afferma Emily. «Il processo comporterebbe la riduzione dei posti duplicati tra gli strumenti, l'introduzione di una maggiore governance e la limitazione dei componenti aggiuntivi ad altre app ridondanti con le app Atlassian Marketplace».

Sebbene i potenziali risparmi abbiano convinto il team finanziario di Rivian che Atlassian fosse la soluzione ideale, alcuni utenti che erano a proprio agio con altri strumenti erano comprensibilmente titubanti. Per aiutarli a superare le preoccupazioni e ottenere il loro consenso, il team Digital Workplace & Solutions ha adottato un approccio basato sui fatti e non sulle parole, mostrando agli stakeholder come utilizzare Jira e Jira Service Management per collaborare tra loro e con i fornitori esterni senza utilizzare le e-mail. "Dopo aver mostrato alle persone come funzionava Jira, tutti hanno acconsentito al suo utilizzo", afferma Mike Hayes, Senior Architect.

Emily aggiunge: «Abbiamo anche rassicurato le persone che non avremmo eliminato il loro attuale modo di lavorare finché non si fossero sentite a loro agio con Atlassian. Abbiamo mostrato loro come intendevamo migliorare e modernizzare i processi lungo il percorso». Rivian sperava che consentire ai team di conservare i propri strumenti legacy mentre acquisivano familiarità con Atlassian facilitasse la transizione.

Con la piena approvazione e il consenso della maggior parte degli utenti, Digital Workplace & Solutions ha iniziato a sviluppare un piano di migrazione e di comunicazione Agile. Utilizzando gli strumenti di supporto alla migrazione di Atlassian, Rivian ha impiegato i successivi otto mesi ad aiutare circa 10.000 utenti a trasferire la maggior parte del loro lavoro su Atlassian Cloud Enterprise.

Gustavo Moura, Solution Engineering Manager, afferma che la collaborazione di Rivian con Atlassian è stata fondamentale per il successo di questa iniziativa. «La nostra partnership con Atlassian è stata una delle ragioni per cui questa migrazione è stata possibile», spiega. «Durante la fase di scoperta, Atlassian ha fornito consigli. Durante le migrazioni, abbiamo trovato strumenti che Atlassian ha creato per rendere la transizione più fluida. E dopo quelle migrazioni, sono sempre stati aperti e disposti a migliorare i loro prodotti per la gestione del lavoro».

Una sorprendente strategia di gestione delle modifiche crea fiducia e adozione a lungo termine

Durante tutto il processo di migrazione e centralizzazione, Rivian ha gestito il cambiamento inviando comunicazioni chiare e frequenti, programmando orari di ricevimento per le persone che avevano domande o avevano bisogno di formazione, aprendo i canali Slack per un'assistenza rapida e accettando quelle che Mike chiama "inefficienze intenzionali a breve termine".

Ad esempio, in alcuni flussi di lavoro, Rivian ha mantenuto temporaneamente due campi duplicati nello stesso flusso di lavoro. «Si tratta dello stesso campo con gli stessi dati, ma abbiamo mantenuto entrambi in modo da mostrare a cosa erano abituate le persone all'inizio», spiega Mike. «Abbiamo utilizzato Atlassian Automation dietro le quinte per mantenere invariati i campi, poi abbiamo ridotto la duplicazione nel tempo. Non li abbiamo solo costretti a farlo e incontrare resistenza».

Queste inefficienze a breve termine sono state ripagate creando fiducia negli utenti e gettando le basi per un'adozione a lungo termine.

Trasformazione del processo di richiesta di acquisto per risparmiare tempo e denaro

Utilizzando Atlassian Cloud, Rivian ha trasformato diversi processi e creato nuove soluzioni per il lavoro di squadra per migliorare l'efficienza, l'efficacia e l'esperienza utente. Una di queste soluzioni è il loro sistema Internal Purchasing Review (IPR) per la revisione degli acquisti di tutti i tipi e dimensioni.

In passato, oltre 300 stakeholder utilizzavano diversi strumenti per inviare, rivedere e approvare circa 2.200 richieste di acquisto al mese, un numero in costante aumento. Il processo funzionava, ma la mancanza di comunicazione tra i reparti, i flussi di lavoro ripetitivi e la varietà di strumenti senza origine di riferimento frenavano l'efficienza e la scalabilità.

"Coupa consente di tagliare i costi, ma non offre alcun contesto. Così è difficile contenere le spese", afferma Mike. "Ora utilizziamo Coupa per i pagamenti e Atlassian per contesto e responsabilità".

Nuova soluzione per maggiore velocità e standardizzazione

Per risolvere queste sfide, Digital Workspace & Solutions ha utilizzato Jira Service Management, Risorse, Jira e altri strumenti integrati per sviluppare una nuova soluzione di Internal Purchasing Review (IPR) in grado di bilanciare la libertà e l'efficienza degli utenti con la standardizzazione e i controlli richiesti dall'azienda.

Emily afferma: «L'integrazione di Coupa con Jira Service Management ci consente di inserire i dati di Coupa in JSM e sfruttarli come riferimento cronologico e informazioni contestuali. Gli stakeholder non sapevano cosa mancasse finché non li abbiamo trasferiti in Jira, li abbiamo messi in contatto con altri stakeholder e abbiamo mostrato loro come ottimizzare i processi di revisione».

Ora gli utenti possono inviare richieste di acquisto tramite Coupa (anche se Jira Service Management potrebbe gestire anche l'acquisizione).

I dati inviati vengono quindi automaticamente inseriti in un ticket di Jira Service Management.

Il ticket viene assegnato al team finanziario per avviare le quattro fasi di revisione:

1. Innanzitutto, il team finanziario verifica la disponibilità del budget.

2. Una volta approvata, la richiesta viene inviata a Spend Control Tower, un sottogruppo del team finanziario che stabilisce se l'acquisto è in linea con le priorità e le regole aziendali.

3. Per gli acquisti di materiale informatico, la richiesta viene automaticamente trasmessa al Tech Council (parte dell'organizzazione IT) per valutare la soluzione proposta dal punto di vista tecnologico.

4. Infine, se l'acquisto ha un valore superiore a 200.000 dollari, il Sourcing Council (parte del team di approvvigionamento) stabilisce se è possibile rimandarlo oppure se è necessario concluderlo subito.

In ognuna di queste fasi o "punti di controllo", ci sono diversi task che gli stakeholder completano in Jira.

Ad esempio, il gruppo Spend Control Tower organizza cinque riunioni a settimana per esaminare le richieste. Le regole di Automazione di Atlassian attivano una serie di e-mail dettagliate per il direttivo e gli stakeholder contenenti informazioni sul programma e sull'ordine del giorno delle riunioni, promemoria sulle riunioni successive e riepilogo di fine settimana di tutte le attività delle riunioni.

"Con l'Automazione di Atlassian, ogni stakeholder nel processo di acquisto risparmia fino a 60 ore al mese in termini di lavoro amministrativo", afferma Mike. "L'utilizzo dell'automazione non consente solo di risparmiare tempo, ma lascia anche più libertà. Possiamo trascorrere il nostro tempo in modo più saggio".

Sarebbe stato sufficiente creare una soluzione in grado di gestire i punti di controllo, ma il team di Emily e Mike aveva in mente qualcosa di più.

L'automazione incontra la personalizzazione per migliorare l'esperienza utente

Oltre a semplificare il processo di revisione degli acquisti, Digital Workspace & Solutions ha dedicato la massima attenzione a tutti i campi e le e-mail per offrire a ciascun stakeholder la migliore esperienza possibile. Ad esempio, le stime dei costi vengono visualizzate con il simbolo del dollaro e le virgole per facilitare la lettura da parte degli approvatori, mentre le regole di Atlassian Automation eliminano tutta la formattazione in background per calcoli e report.

Tutte le e-mail sono concepite appositamente per gli utenti. In precedenza, la creazione e l'invio di e-mail era un processo manuale che richiedeva ore e dava luogo a frequenti errori. Ora gli utenti hanno a disposizione dei modelli mirati che possono rapidamente approvare e mettere in coda per l'invio automatico oppure modificare e visualizzare in anteprima prima dell'invio manuale.

Nessun dettaglio è stato trascurato, compresa la formattazione dei nomi dei partecipanti alle riunioni in modo che vengano inseriti correttamente in Outlook e Slack. Ad esempio, gli stakeholder ricevono notifiche automatiche su Slack quando si verifica un errore che blocca il processo di IPR. Il messaggio non solo informa le persone giuste dell'errore, ma fornisce anche istruzioni chiare su come risolverlo e su chi contattare per eventuali domande.

Inoltre, quando i revisori vogliono modificare o aggiungere campi al flusso di lavoro IPR, possono farlo in autonomia invece di richiedere l'assistenza degli sviluppatori. Sebbene ciò conferisca autonomia agli utenti, Rivian ha anche aggiunto un livello di standardizzazione che richiede agli utenti di scegliere tra una serie di campi predefiniti utilizzando Risorse come database di gestione della configurazione.

Una volta che le richieste sono pronte per essere esaminate, gli stakeholder conducono le riunioni di IPR direttamente in Jira Service Management e utilizzano la soluzione per visualizzare, approvare, rinviare o rifiutare rapidamente ciascuna richiesta di acquisto.

Mentre gli stakeholder esaminano e gestiscono le richieste, l'JXL per l'App Marketplace di Jira consente di modificare e organizzare ogni elemento come si farebbe in Excel; si tratta di una funzionalità chiave che gli utenti apprezzano per il processo IPR e altri flussi di lavoro. "Non esagero affermando che i fogli di JXL ci hanno cambiato la vita", dice Mike. "Abbiamo un gruppo eterogeneo di utenti con una serie altrettanto diversificata di progetti e tutti trovano JXL incredibilmente utile".

La stretta integrazione tra gli strumenti Atlassian e non Atlassian di Rivian coinvolti nel processo di IPR garantisce che in ogni strumento siano disponibili sempre i dati più recenti, indipendentemente da dove sono stati inseriti. Ad esempio, quando uno stakeholder modifica lo stato o la descrizione di una richiesta in Coupa, tali informazioni vengono modificate automaticamente anche in Jira Service Management. Inoltre, le regole di automazione associano ogni ticket di assistenza al gruppo o all'individuo appropriato, affinché gli stakeholder sappiano a chi rivolgersi in caso di domande.

Un'unica soluzione innovativa per rivoluzionare l'intera azienda

Proprio come accaduto durante il percorso per ridurre le emissioni di anidride carbonica, Rivian ha già constatato il grande impatto dei piccoli miglioramenti tecnologici e di processo. La centralizzazione su Atlassian Cloud Enterprise e la creazione di nuove soluzioni, come il flusso IPR (Internal Purchase Review), hanno consentito di risparmiare molto denaro, migliorare l'esperienza degli utenti e gettare le basi per la scalabilità senza rinunciare alla libertà necessaria per l'innovazione. Inoltre, grazie ad Atlassian Analytics, Rivian può utilizzare tutti i dati presenti nelle app Atlassian per creare report e dashboard e prendere decisioni più consapevoli risparmiando sulle app di terze parti.

Oggi i dipendenti possono utilizzare il loro tempo prezioso per lavori che richiedono la discussione e la risoluzione di problemi (come le riunioni per l'approvazione degli acquisti), invece che dedicarsi ad attività banali come passare da un'app all'altra, aggiornare i ticket, compilare le agende e inviare e-mail di riepilogo delle riunioni. Inoltre, gli utenti dispongono di maggiore contesto e riferimenti cronologici per prendere decisioni migliori.

Digital Workplace & Solutions guarda al futuro e a nuovi scenari di utilizzo e ipotetici miglioramenti, tra cui la centralizzazione dei processi di gestione dell'organizzazione dei servizi, delle strutture e dei fornitori di Rivian. "La soluzione di IPR può essere applicata ad altri processi perché ora c'è una relazione tra tutti i nostri dati e strumenti", afferma Mike.

Dagli strumenti per i dipendenti alle auto per i clienti, Rivian affronta ogni sfida con una mentalità collaborativa per realizzare insieme obiettivi che altrimenti non sarebbero raggiungibili. "La nostra storia è fatta di persone che collaborano con un unico obiettivo in mente: proteggere il nostro pianeta e le persone che lo abitano per le generazioni future", afferma Rivian.