Modello DACI: documentazione delle decisioni

Noterai che il modello si apre con un grafico in cui puoi inserire le informazioni più importanti, come lo stato della decisione, l'impatto, le parti coinvolte, la data di scadenza e il risultato. Non prendere sotto gamba questa operazione apparentemente molto semplice, ma prenditi il tempo necessario per esaminare tutte queste informazioni insieme agli stakeholder, in particolare quelli che hai scelto come promotori, approvatori e collaboratori. Tutti loro dovrebbero avere la piena consapevolezza del proprio livello di responsabilità e del proprio ruolo nel processo decisionale. Ti consigliamo di verificare insieme a queste stesse persone anche l'impatto del progetto, affinché siate tutti sulla stessa lunghezza d'onda in termini di priorità e investimento delle risorse.

Per quanto riguarda la sezione Background, riassumi in una o due frasi le tue considerazioni e la decisione da prendere. Descrivi poi brevemente l'importanza della decisione e il suo impatto.

Con Confluence, puoi integrare diagrammi e grafici contenenti i dati che possono influenzare la decisione che prendi insieme al tuo team. Sfrutta quest'opportunità e inserisci il tuo foglio di lavoro Google o Excel per conservare in un'unica posizione tutti i materiali che riguardano la tua decisione.

Tutti gli elementi del modello sono importanti, ma è nella sezione Opzioni considerate che affronti il nocciolo della questione. Torna in questa sezione dopo aver individuato almeno tre possibilità per il progetto. Forse hai partecipato a una sessione di brainstorming, hai preso appunti e utilizzi questo modello per inserire la tua documentazione finale. Forse hai avuto una discussione virtuale in un'altra pagina di Confluence o su Slack, oppure hai preso in mano la situazione e hai elaborato un paio di idee da proporre a un gruppo di persone più numeroso (maggiori informazioni sul processo decisionale sono disponibili in Team Central di Confluence). Indipendentemente da come hai raggiunto questo punto, qui puoi raccogliere tutte le tue idee.

Pensa ai pro e ai contro di ciascuna idea e prendine nota. Al momento di effettuare la stima dei costi, considera sia il denaro che le risorse (membri del team, tempo, fornitori esterni, materiali ecc.) di cui avrai bisogno. Il modello offre un semplice sistema di codifica a colori che ti aiuta a distinguere i costi di fascia alta, media e bassa, ma se hai bisogno di più categorie, nessun problema: è un modello e puoi personalizzarlo come meglio credi.

Di cos'altro hai bisogno per andare avanti? Nella sezione Elementi di azione, specifica quali altre informazioni devono essere note a te e al team, le azioni che dovete intraprendere o le domande a cui dovete rispondere prima di poter completare il progetto. Non dimenticare di menzionare con @ i nomi dei membri del team che saranno incaricati dei vari elementi di azione.

Puoi modificare le pagine di Confluence tutte le volte che vuoi mentre porti avanti il progetto. Nell'ultima sezione, indica qual è stata la tua decisione finale. Forse dovrai inserire queste informazioni anche nella sezione relativa alle azioni, per poi tornare successivamente in questa sezione. Altrimenti, se hai in programma una riunione dal vivo per discutere questa decisione, potresti menzionare il risultato in quel momento. A ogni modo, non dimenticare di annotarlo per tutti i membri dell'azienda che potrebbero voler sapere come tu e il tuo team siete arrivati a questa conclusione.