Report sullo stato del progetto
Creato da:
Arizona State University
Utilizza i dati di Confluence e Jira per aggiornare con facilità i team sullo stato del progetto
Categorie
- Gestione dei progetti
- Finance & Ops
FUNZIONALITÀ PRINCIPALI
Valutazione dei rischi
Gestione dei progetti
Report
Il Project Management Office (PMO) dell'Arizona State University (ASU) ha creato questo modello di report Stato del progetto per standardizzare il modo in cui tengono informati gli stakeholder nel corso di tutti i loro progetti. Utilizzando modelli di report Stato del progetto personalizzabili e condivisibili, ASU ha semplificato il processo di monitoraggio dell'avanzamento del progetto, comprese le sezioni universali che puoi modificare per soddisfare esigenze del progetto specifiche.
Un modello di report sullo stato del progetto fornisce un formato coerente per riassumere i progressi del progetto, identificare i problemi e comunicare lo stato del progetto a team e stakeholder.
Scopri come lo utilizza ASU, quindi personalizza il modello per soddisfare le esigenze del tuo team. Crea le tipologia o i campi di ticket Jira che ritieni appropriati per un report sullo stato. Dopo aver personalizzato il modello per i tuoi team, salvalo come nuovo modello. Quindi, i tuoi project manager devono solo modificare JQL nella macro di Confluence e sostituire la chiave di progetto per il loro progetto specifico.
Per un approccio completo, usa il nostro modello di piano del progetto insieme ai report sullo stato del progetto.
Vantaggi dei report sullo stato del progetto
I report sullo stato del progetto offrono numerosi vantaggi che contribuiscono al successo del progetto e alla soddisfazione degli stakeholder:
Trasparenza e visibilità: fornendo agli stakeholder informazioni trasparenti e aggiornate, i report sullo stato del progetto alimentano la fiducia nelle capacità del team. La trasparenza promuove anche la responsabilità e incoraggia una comunicazione aperta tra i membri del team.
Allineamento e focus: i report sullo stato aiutano ad allineare gli stakeholder e i membri del team sugli obiettivi, sulle priorità e sulle tempistiche comuni del progetto. I report evidenziano le milestone e i risultati chiave e mantengono tutti concentrati su obiettivi e aspettative condivisi.
Gestione e mitigazione del rischio: i team di progetto possono identificare per tempo i potenziali rischi e problemi attraverso report periodici sullo stato, consentendo l'introduzione tempestiva di strategie di contenimento. Affrontando in modo proattivo i rischi, è possibile evitare che i progetti subiscano ritardi e contraccolpi costosi. Se vuoi adottare un approccio strutturato, usa il nostro modello di registro dei rischi per identificare e gestire in modo efficace i rischi del progetto.
Processo decisionale e correzione della rotta: con dati di progetto accurati e completi, gli stakeholder possono prendere decisioni informate e modificare i piani di progetto. Che si tratti di riallocare le risorse, modificare le tempistiche o rivedere le strategie, i report sullo stato forniscono le informazioni necessarie per un processo decisionale efficace.
Gestione di più progetti: l'utilizzo di modelli di report sullo stato del progetto può essere di grande aiuto nella gestione di più progetti offrendo un monitoraggio centralizzato e la capacità di distinguere tra diversi progetti e project manager. Ciò garantisce che ogni progetto sia monitorato attentamente e gestito in modo efficace, in linea con gli obiettivi generali dell'azienda.
Miglioramento continuo: analizzando tendenze e modelli nel tempo, i team di progetto possono identificare le aree di miglioramento e implementare ottimizzazioni dei processi. I report sullo stato sono un ciclo di feedback e consentono ai team di imparare dalle esperienze passate e ottimizzare l'esecuzione di progetti futuri.
I report sullo stato del progetto offrono numerosi vantaggi che contribuiscono al successo del progetto e alla soddisfazione degli stakeholder: dalla promozione della trasparenza e dell'allineamento alla possibilità di una gestione efficace dei rischi e del processo decisionale, i report sullo stato sono alla base dell'eccellenza del progetto. Questi report fungono inoltre da catalizzatore per il miglioramento continuo, perché consentono ai team di imparare dalle esperienze passate e di affinare le operazioni nell'ottica del successo futuro. L'uso di un modello di report sullo stato del progetto garantisce che gli aggiornamenti sullo stato siano chiari, attuabili e facili da condividere con gli stakeholder.
Come usare il modello di report sullo stato del progetto
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Configura l'interoperabilità tra Jira e Confluence
Il modello di stato del progetto funziona di pari passo con i progetti Jira del PMO universitario, che condividono tutti lo stesso schema. In questo schema, una tipologia di ticket specifica chiamata Progetto PMO raccoglie i metadati, inclusi i dettagli del progetto come il nome, il project manager e lo sponsor, la data del report, il livello di integrità, i vincoli e lo stato.
Queste informazioni vengono utilizzate per aggiornare le macro di Jira incorporate nel modello Confluence, che forniranno agli stakeholder una panoramica dello stato di avanzamento del progetto. C'è solo un ticket Progetto PMO per progetto e viene compilato tutto dal project manager. Questa integrazione garantisce inoltre che lo stato del progetto sia continuamente aggiornato in tempo reale, consentendo una visibilità immediata delle condizioni attuali o dell'avanzamento del progetto.
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Aggiungi un riepilogo dello stato del progetto all'aggiornamento
ASU ha anche automatizzato la compilazione della sezione Riepilogo del modello creando due campi personalizzati nel ticket Progetto PMO: il campo Nota sullo stato e il campo Vincoli, creando di fatto un riepilogo dello stato del progetto. Questo riepilogo fornisce agli stakeholder più importanti e ai membri del team una panoramica concisa dello stato di avanzamento del progetto, comprese le relazioni sullo stato di avanzamento del lavoro completato, i task successivi e le milestone del progetto. Quindi, hanno utilizzato la macro di Jira in Confluence per inserire nella tabella Riepilogo soltanto questi campi.
Se vuoi fare anche tu questa magia, imposta il display in modo che vengano mostrati soltanto i campi "Nota sullo stato" e "Vincoli" (o qualsiasi altra cosa tu abbia impostato come campi personalizzati di riepilogo dello stato) nelle colonne corrispondenti. Una volta completata la configurazione, i tuoi project manager dovranno solo sostituire la chiave del progetto nella macro JQL. Questa sezione riflette l'avanzamento del progetto attraverso le note sullo stato e i vincoli, fornendo aggiornamenti di alto livello per mantenere il team in linea con il lavoro, identificare in modo proattivo i rischi e garantire che gli stakeholder siano allineati con l'avanzamento del progetto.
Grazie alla visualizzazione automatica di questi dati, per i manager del progetto sarà molto più facile assegnare con una rapida occhiata uno stato al progetto (verde, giallo o rosso).
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Integra il report di Jira
Usa la macro del report di Jira per visualizzare tutti i ticket del progetto, incluso il monitoraggio dell'avanzamento del progetto e l'allineamento alla pianificazione del progetto, quindi chiedi ai tuoi project manager di sostituire la chiave del progetto con la propria. Nell'esempio di ASU vedrai che il team ha impostato la tipologia ticket Progetto PMO, che mostra i campi personalizzati di riepilogo, stato, data di inizio, data di fine e descrizione.
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Mostra l'avanzamento del progetto, le fasi successive e gli eventuali rischi
Offri ai tuoi stakeholder una panoramica dei tuoi ultimi traguardi, delle fasi successive e dei rischi o problemi. Ancora una volta, ASU utilizza la tipologia di tipologia ticket presenti in ogni Progetto PMO.
Nella colonna Risultati raggiunti, ASU aggiunge i task risolti negli ultimi 7 giorni utilizzando il JQL Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now()). Ciò include i rapporti sullo stato di avanzamento del lavoro completato, i task successivi e le milestone del progetto, che forniscono una chiara istantanea degli obiettivi raggiunti.
Nella colonna Passaggi successivi vengono visualizzati i task non ancora risolti con il JQL: Project = "ATL" AND issuetype != "PMO Project" AND Resolution = unresolved.
Le tipologie di ticket personalizzate comportano anche rischi e problemi. Valutare lo stato di integrità del progetto è fondamentale per identificare i potenziali rischi, garantire che il progetto rimanga in linea e informare gli stakeholder sulle metriche chiave, sui rischi e sullo stato del budget.
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Salva questo modello come personalizzato
Dopo aver impostato il modello per il tuo team, puoi salvarlo come tuo in modo che i project manager debbano solo aggiornare la chiave del progetto per iniziare. Offri un posto a cui indirizzare gli stakeholder e i tuoi team per ottenere un aggiornamento su tutti i progetti in modo standardizzato.
Con questo modello di report sullo stato del progetto, puoi automatizzare gli aggiornamenti, incorporare dati di Jira e fornire una visione in tempo reale dello stato del progetto.
Perché usare un modello di report sullo stato del progetto in Confluence?
I report sullo stato del progetto rappresentano una pietra miliare per una gestione efficace dei progetti e forniscono agli stakeholder informazioni tempestive sull'avanzamento del progetto, sui rischi e sui risultati raggiunti. Le aziende possono semplificare il processo di reporting sfruttando l'integrazione tra Confluence e Jira e garantendo che i dati siano accurati, accessibili e utilizzabili.
Dal Project Management Office (PMO) dell'Arizona State University alle aziende di tutto il mondo, i vantaggi dei report sullo stato standardizzati sono evidenti: trasparenza, allineamento, mitigazione dei rischi, processo decisionale informato e miglioramento continuo. Aderendo alle best practice, come personalizzazione, automazione, chiarezza e regolarità, i team possono creare solidi modelli di report sullo stato che favoriscono il successo del progetto e la soddisfazione degli stakeholder.
La tempistica di consegna dei report sullo stato dovrebbe essere adattata alle esigenze e alle dinamiche specifiche di ogni progetto, bilanciando la frequenza degli aggiornamenti con il livello di complessità del progetto e le aspettative degli stakeholder.
Generare report sullo stato del progetto in modo efficace non significa solo trasmettere informazioni; si tratta di promuovere la collaborazione, la responsabilità e la fiducia tra i team di progetto e gli stakeholder. Adottando una cultura della trasparenza e della comunicazione proattiva, le aziende possono affrontare con sicurezza le sfide, cogliere le opportunità e, in ultima analisi, raggiungere gli obiettivi del progetto.
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