Confluence 및 Rovo로 콘텐츠 워크플로 자동화
페이지 업데이트 및 상태 확인과 같은 작은 일상적인 업무는 사소해 보일 수 있습니다. 하지만 시간이 지나면서 조금씩 생산성을 낮춥니다. 팀 전체로 계산해 보면 많은 근무 시간을 잃게 되는 셈입니다. 그 결과, 진행률이 느려지고 오류가 더 많아지고 결국 번아웃이 발생합니다.
일상적인 작업을 자동화하면 영향이 높은 업무에 시간을 사용할 수 있습니다. Confluence의 노코드 자동화 및 Rovo의 AI 지원을 통해 팀은 워크플로를 간소화하고 프로젝트를 원활하게 진행할 수 있습니다.
Confluence의 자동화 및 AI
팀이 중요한 일에 집중할 수 있도록 보관 또는 알림과 같은 반복적인 작업은 자동화가 처리합니다. AI는 한 걸음 더 나아가 워크플로에 상황에 맞는 제안 기능과 콘텐츠 생성 기능을 더해줍니다.
Confluence에서 자동화 규칙을 통해 비활성 페이지를 정리하거나 마감 날짜가 가까워지면 미리 알림을 보내거나 콘텐츠가 업데이트되면 승인을 트리거할 수 있습니다. 자동화 규칙은 코드가 필요하지 않으며 몇 분 안에 설정할 수 있습니다.
Rovo는 설명을 해석하고 콘텐츠를 작성하고 문서를 번역하고 피드백을 요약하는 AI 기능을 더합니다. 수작업을 자동화된 인사이트로 바꿔줍니다.
이러한 도구를 함께 사용하면 Confluence를 부단히 관리할 필요 없이 스스로 업데이트하고 콘텐츠를 체계화하고 이슈에 플래그를 지정하는 작업 영역으로 바꿀 수 있습니다.
Confluence에서 일상적인 업무 자동화
Confluence 자동화는 수작업 단계를 없애고 일관된 워크플로를 만들어 팀이 더 빠르게 움직이도록 도와줍니다. 단 몇 번의 클릭만으로 프로젝트를 순조롭게 진행할 수 있는 규칙을 만들 수 있습니다.
팀에서는 다음과 같이 자동화를 활용합니다.
오래된 콘텐츠를 자동으로 정리
오래된 제공 정보, 폐기된 전략, 중복 문서 등 오래된 콘텐츠는 모든 작업 영역을 어지럽힙니다. 시간이 지날수록 최신 정보를 검색하기가 더 어려워집니다.
Confluence 자동화는 일정 기간 동안(예를 들어, 6개월) 활동이 없으면 오래된 페이지를 자동으로 보관하여 작업 영역을 체계적으로 유지하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 관리자는 릴리스 후 제공 문서를 정리할 수 있습니다. 마케팅 팀은 설정된 일정에 따라 기존 캠페인을 종료할 수 있습니다. 분기별 감사 또는 수작업이 필요하지 않습니다.
템플릿 기반 규칙을 사용하면 새 페이지를 만들 때 자동으로 레이블을 지정할 수 있으므로, 처음부터 참조 자료를 체계적으로 유지할 수 있습니다.
모두와 협업 유지
정보의 공백은 추진력을 무너뜨립니다. 마감 날짜가 변하거나 문서를 검토할 준비가 되었을 때 비동기식 팀은 업데이트를 놓치는 경우가 많아 검토가 지연되고 중복된 작업이 발생합니다.
Confluence 자동화는 정보 공백을 해소합니다. 페이지가 "초안"에서 "검토"로 이동하거나 콘텐츠가 몇 주 동안 업데이트되지 않았으면, 알림을 트리거하고 Slack, Jira 또는 팀이 커뮤니케이션하는 곳에 업데이트를 푸시하세요.
예를 들어 분산된 팀은 사양 문서가 "검토 준비 완료"가 되면 Slack에서 검토자에게 알리도록 자동화를 설정할 수 있습니다. 이 하나의 규칙을 통해 표준 시간대와 관계없이 후속 조치 지연을 줄이고 피드백 루프를 계속 이어갈 수 있습니다.
반복 가능한 워크플로 만들기
반복되는 프로젝트를 처음부터 시작하는 경우가 많습니다. 새 페이지는 수동으로 만들고 이름은 일관되지 않고 콘텐츠는 여러 스페이스에 흩어져 있습니다. 표준 프로세스가 없으면 중요한 단계를 놓치게 되고 진행 속도가 느려집니다.
Confluence 자동화로 팀은 자체적으로 실행되는 시스템을 설정할 수 있습니다. 스마트 버튼으로 원클릭 승인을 트리거할 수 있습니다. 매번 프로젝트 템플릿을 자동으로 생성하고 적절한 페이지를 이미 갖춘 새 스페이스를 시작하세요.
매달 캠페인을 시작하는 지역 마케팅 팀을 상상해 보세요. 자동화를 사용하면 각각의 새로운 캠페인 스페이스는 요약, 타임라인, 체크리스트 등이 미리 채워진 상태로 시작되어 바로 사용할 수 있습니다. 검토 및 승인은 매번 동일한 프로세스를 따릅니다. 프로젝트가 일관되고 원활하게 진행됩니다.
Rovo를 사용하여 더 스마트하게 업무 수행
자동화가 반복적인 작업을 처리한다면 Rovo는 인텔리전스를 제공합니다. 팀이 추가적인 수작업 없이 콘텐츠를 더 빠르게 만들고 인사이트를 즉시 얻고 정렬되도록 도와줍니다.
Rovo는 일상적인 업무에 다음과 같이 가치를 더합니다.
간단한 프롬프트로 콘텐츠 생성
빈 페이지는 팀의 속도를 늦춥니다. Rovo는 프롬프트를 Confluence에서 바로 구조화된 개요, 요약 또는 초안으로 바꿔줍니다.
예를 들어 미팅 후 팀 리더는 Rovo에게 요약 및 작업 항목을 자동으로 생성하도록 요청한 다음, 그 요약을 이메일로 보내 모두가 정렬 상태를 유지하도록 할 수 있습니다. 팀은 처음부터 작성하는 대신 바로 공유할 수 있는 명확한 개요 및 다음 단계를 알게 됩니다.
마케팅 팀은 Rovo를 사용하여 모든 단계에서 콘텐츠 작성 속도를 높일 수 있습니다. "3분기 제품 제공 요약"과 같은 프롬프트는 대상 그룹, 메시지 및 채널에 대한 구조화된 개요를 만들어줍니다. 게시 후 팀은 Rovo에게 캠페인을 요약하거나 제품 업데이트 또는 뉴스레터와 같은 후속 콘텐츠의 초안을 작성하도록 요청할 수 있습니다.
자연어로 자동화 만들기
Confluence 자동화는 강력한 기능을 제공하지만, 모두가 어디에서 시작해야 하는지 이해하는 것은 아닙니다. Rovo를 사용하면 기술적 설정이 필요 없이 원하는 내용을 설명할 수 있어 그 과정이 쉬워집니다.
페이지가 몇 주 동안 업데이트되지 않은 경우 콘텐츠 소유자에게 알리고 싶다면, "페이지가 14일 동안 업데이트되지 않았다면 콘텐츠 소유자에게 알려줘."라는 요청을 입력하기만 하면 됩니다. Rovo는 메뉴를 탐색하거나 조건 논리를 이해할 필요 없이 일반 언어를 활성 규칙으로 바꿉니다. 결과적으로 더 많은 팀이 일상적인 업무를 스스로 자동화할 수 있게 됩니다.
글로벌 팀을 위해 페이지 번역
번역이 느리면 국가 간 업무가 지연됩니다. Rovo는 클릭 한 번으로 Confluence 페이지를 여러 언어로 번역하여 지연을 없앱니다.
마케팅 팀은 번역을 위한 Rovo 에이전트인 글로벌 번역기를 사용하여 영어 캠페인 요약을 몇 분 만에 스페인어, 일본어 및 독일어로 번역할 수 있습니다. 그러면 업무 속도가 빨라질 뿐만 아니라 지역 간 메시징을 일관되게 유지할 수 있습니다.
도구 간에 팀을 정렬된 상태로 유지
제품 및 엔지니어링 팀의 경우 도구 간에 정렬된 상태를 유지하는 것은 일상적인 도전 과제입니다. Rovo의 제품 요구 사항 에이전트는 Jira 및 Confluence 모두의 업데이트를 반영하는 공유 설명서를 생성하여 공백을 해소하는 데 도움을 줍니다.
프로젝트 관리자가 Jira에 요구 사항을 입력하면 Rovo가 해당하는 Confluence 페이지를 생성합니다. 나중에 범위 또는 스토리가 변경되면 페이지도 업데이트되므로, 엔지니어 및 이해 관계자는 항상 동일한 정보를 보게 됩니다. 실시간 동기화는 혼란을 줄이고 검토 속도를 높이며 계획을 실행에 연결해 줍니다.
피드백을 인사이트로 전환
고객 피드백이 여러 채널을 통해 넘쳐날 때 부담이 될 수 있습니다. Rovo의 피드백 분석 에이전트는 팀이 지원 티켓, 설문 조사 응답 및 검토 내용을 빠르게 정렬하고 요약하여 패턴 및 우선 순위를 파악하도록 도와줍니다.
지원 팀은 비슷한 요청을 쉽게 그룹화하고, 제품 관리자는 검사하여 반복되는 주제를 찾아낼 수 있습니다. 수백 개의 티켓을 살펴보는 대신 고객이 무엇을 원하는지, 어떤 부분에 문제가 있는지, 어디에 집중해야 하는지에 대한 보고서를 받게 되므로 중요한 작업에 더 쉽게 집중할 수 있습니다.
자동화와 AI 비교: 둘 다 필요한 이유
Confluence 자동화를 워크플로를 움직이게 하는 엔진이라고 생각하세요. 규칙을 실행하고 작업을 트리거하며 계속해서 원활하게 진행되게 합니다. GPS 역할을 하는 Rovo는 AI 기반 제안 및 콘텐츠 생성을 통해 올바른 방향을 설정하도록 도와줍니다.
이 둘은 다음과 같이 서로 보완합니다.
Confluence 자동화
- 사용자가 정의하는 워크플로 실행
- 수동 단계 감소
- 알림을 보내고 작업을 트리거
Rovo AI
- 워크플로를 만들고 개선하도록 지원
- 콘텐츠 제안, 요약 및 생성
- 피드백 번역, 초안 작성 및 분석
각 도구는 그 자체로 강력한 기능을 제공합니다. 함께 사용하면 팀이 복잡함을 더할 일 없이 업무를 진행하고 수작업을 줄이며 정렬된 상태를 유지할 수 있습니다.
이번 주에 하나의 워크플로 간소화
생산성을 높이는 가장 빠른 방법은 속도를 저하시키는 요소를 자동화하는 것입니다.
전면적인 수정은 필요하지 않습니다. 먼저 워크플로 템플릿을 사용하여 이상적인 워크플로를 찾으세요. 그런 다음, 오래된 페이지를 자동으로 보관하거나 검토자에게 알림을 보내는 등, 한 가지 개선을 이루는 것부터 시작하세요. Rovo를 사용하여 흩어진 아이디어를 구조화된 계획으로 바꾸세요. 업데이트를 추적하는 시간을 줄이고 팀에 중요한, 영향력이 높은 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
Confluence 자동화를 사용해 보고 Rovo를 활성화하여 바쁜 작업을 없애고 프로젝트를 더 빠르게 진행하세요.