Cisco Networking halveerde de TCO door teams te centraliseren op één Atlassian-cloudplatform

Uitdaging: Cisco Networking, een gigantische organisatie met meer dan 40 jaar oude systemen en processen, moest de gefragmenteerde systemen en werkwijzen moderniseren en standaardiseren, silo's wegwerken en de kosten op grotere schaal verlagen. 

Oplossing: toen het bedrijf besloot af te stappen van het oude product voor werkbeheer, greep het team de kans aan om meer dan 75 tools en installaties te consolideren en te migreren naar één Atlassian-cloudplatform.

Impact: door Atlassian als gemeenschappelijke deler te gebruiken voor mensen, processen en platforms, verbetert Cisco Networking het bedrijfsresultaat en de tevredenheid van de medewerkers. De jaarlijkse uitgaven voor software zijn met 54% gedaald en de operationele kosten met bijna 40%. Exponentiële tijdbesparingen zorgen er ook voor dat medewerkers zich kunnen concentreren op strategisch werk en innovatie.

Voor het verbinden van de wereld is een verbonden manier van werken vereist

Cisco, het grootste netwerkbedrijf van de wereld, wordt gedreven door een missie om iedereen een inclusieve toekomst te bieden door alles veilig met elkaar te verbinden en alles mogelijk te maken. Meer dan 90.000 werknemers binnen Cisco Networking, de grootste bedrijfunit van Cisco waarvan een derde bestaat uit engineers, werken elke dag aan deze visie.

Naarmate de organisatie echter groter werd, verloren de teams elk jaar tijd en miljoenen dollars als gevolg van verouderde en inconsistente manieren van werken, silo's tussen teams en data, evenals een toename van veroude tools. Jason Andrews, vicepresident strategie en planning voor het Engineering Operations Team, wist wat er op het spel stond: "Als je 28.000 engineers hebt, levert een besparing van zelfs een uur per week tientallen miljoenen dollars aan waarde op voor het bedrijf. Zelfs de kleine stappen zijn van groot belang."

Toen het bedrijf besloot om Rally, het oude werkbeheerproduct van het bedrijf, buiten gebruik te stellen, zag Cisco Networking een kans. In plaats van over te stappen naar een nieuw platform, wat tientallen jaren aan technische schulden met zich mee zou brengen, wilden ze vier belangrijke uitdagingen oplossen, die ze de 4 S'en noemen: silo's elimineren, een slow omgeving een vliegende start geven, complexe architectuur simpeler maken en schaalbare kosten verlagen. 

Met ondersteuning van Atlassian Advisory Services heeft Cisco Networking tientallen tools en Atlassian Data Center-installaties geconsolideerd en gemigreerd naar één Atlassian-cloudplatform met AI-ondersteuning, wat heeft bijgedragen aan het volgende:

• Verlagen van software-uitgaven met 54%

• Verlagen van de totale OpEx met bijna 40% zonder de hoeveelheid werk te verminderen

• Versnellen van rapportage over programmabeheer tot wel 40x en wekelijkse statusupdates tot 24x

• Verschuiven van 30% van de engineeringtijd van probleemoplossing naar innovatie

• Een uniform, cloudgebaseerd platform ontwikkelen dat meer dan 15.000 mensen verbindt en de basis legt om AI op grote schaal mogelijk te maken 

Fragmentatie leidt tot kosten, frictie en frustratie

Het succes en het lange bestaan van Cisco Networking hebben geleid tot het typische probleem van grote ondernemingen: fragmentatie. In meer dan vier decennia heeft het bedrijf nieuwe bedrijfseenheden toegevoegd en andere bedrijven overgenomen, samen met al hun verschillende manieren van werken. Jason legt uit: "Cisco is een groot, volwassen technologiebedrijf dat al meer dan 40 jaar bestaat. We hebben veel groepen en bedrijven die onafhankelijk werken, maar ze moeten in het midden samenkomen."

Jason zegt dat hun klanten, en de meeste consumenten, een geïntegreerde, ecosysteem-achtige ervaring verwachten. De bedrijfsomgeving moest hierom worden aangepast om aan die verwachtingen te kunnen voldoen. Binnen Cisco Networking maakten teams gebruik van:

• Meer dan 70 Jira Data Center-installaties

• Een groot, verouderd product voor werkbeheer

• Negen omgevingen binnen Aha!, een andere tool voor softwareontwikkeling

• Bijna 75 andere tools

• Eindeloze workflows en documenten in Excel, Word, PowerPoint en SharePoint

Elke unieke app en installatie vormde een last, met verspreide gegevens en slecht op elkaar afgestemde workflows. Het management kon geen enkele, betrouwbare roadmap gebruiken met producten, functies en statusgegevens in Cisco Networking.

Zelfs wanneer teams wilden samenwerken, maakten inconsistente manieren van werken en taxonomie dat moeilijk. Op basisvragen zoals "Wat is een programma? Wat is een functie? Wat zijn de standaardstatussen?" kon niet één duidelijk antwoord worden gegeven, wat de samenwerking tussen meerdere teams en het overzichtelijk houden van de portfolio moeilijk maakte.

Het personeelsbestand van Cisco Networking is ook sterk verdeeld, met teams in de VS, India, Mexico, het VK en daarbuiten. De toolbeheerders werkten de klok rond om ondersteuning te bieden, terwijl klanten en leidinggevenden een snellere levering, duidelijker inzicht en lagere kosten eisten. Om deze doelen te bereiken zonder teams over te belasten of aan innovatie in te boeten, moesten ze een manier vinden om meer te doen met minder.

Migreren biedt niet alleen een nieuw platform, maar ook een kans op verbetering

Toen het management bekend maakte dat ze gingen overstappen van Rally, zag Jasons team een zeldzame kans op nog meer verbetering: "Dit was onze kans om te kijken naar alles wat we hebben gedaan en te begrijpen: 'Is dit de best mogelijke manier om het juiste resultaat voor het bedrijf te behalen?'".

In samenwerking met Advisory Services van Atlassian heeft Cisco Networking een System of Work ontworpen dat tientallen installaties, omgevingen en tools samenbracht op één platform, mogelijk gemaakt door Atlassian Cloud Enterprise. Advisory Services hielp Jasons team bij het ontwerpen van de cloudarchitectuur, het System of Work-gegevensmodel en oplossingen voor eventuele problemen die zich voordeden.

"Onze oorspronkelijke reden om te kiezen voor een samenwerking met Advisory Services, was dat we in zeer korte tijd een enorme migratie moesten voltooien", zegt Amy Hauth, Senior Director of Business Operations. "Maar wat echt geweldig was, is de samenwerking na de migratie. Ze geven ons geweldige ideeën. Ze zijn echt onze partner om ons ecosysteem vooruit te helpen." 

Eric Lyke, programmamanager Engineering, deelt een voorbeeld: "Een keer loste Advisory Services niet alleen een probleem op met onze API-aanroepen, maar hielp het onze gebruikers ook inzicht te krijgen in de gegevens die ze moesten aanleveren om dezelfde fout in de toekomst te voorkomen. Ze begeleiden ons echt uitstekend bij het optimaal benutten van Atlassian, zodat we onze doelen bereiken en helpen eventuele uitdagingen op te lossen."

Partnerschap leidt tot hoge tevredenheid en miljoenen dollars aan besparingen

Door samen te werken met Atlassian voor de technische migratie, maar ook voor verandermanagement, verliep de transitie soepel. (Jason noemt het zelfs 'eenvoudig', hoewel hij erkent dat het de hechte samenwerking was die ervoor zorgde dat deze grote inspanning zo aanvoelde.)

Amy zegt dat uit een CSAT-enquête onder ongeveer 3.000 gebruikers direct na de migratie 'zeer, zeer positieve' feedback kwam. Uit recentere onderzoeken blijken de scores voor de tools nog steeds tegen de 100 aan te zitten bij Cisco Networking, wat duidt op een hogere score dan voor de meeste andere functies.

Naast tevreden gebruikers ziet Cisco Networking ook aanzienlijke kostenbesparingen en productiviteitsverbeteringen.

Jason zegt: "Nu we zijn begonnen met het bouwen van een System of Work met Atlassian, zijn de uitgaven voor tools met 54% per jaar gedaald en hebben we binnen drie jaar 40% van onze operationele kosten kunnen herinvesteren in het bedrijf, zonder werk stop te leggen. We besteden ook 30% minder tijd aan problemen met tools. De tijd die we hierdoor overhouden, besteden we nu aan efficiëntieverbeteringen en innovatie."

Amy voegt eraan toe: "De Atlassian-cloud heeft ons echt geholpen om het speelveld gelijk te maken. We gebruiken allemaal hetzelfde proces, dezelfde workflows en dezelfde taal, zodat we beter kunnen samenwerken."

Teams met elkaar verbinden om betere samenwerking, efficiëntie en resultaten te stimuleren

Nu de migratie is voltooid, richt Cisco Networking zich op het stimuleren van de ingebruikname van een gestandaardiseerd System of Work in teams voor engineering, programmabeheer, bedrijfsactiviteiten en service. Het System of Work, mogelijk gemaakt door Atlassian, omvat:

• Een uniform engineeringplatform met standaardtaxonomie voor epics, story's, defecten, tests (via Xray) en omgevingen

• Gedeelde velden en workflows voor hardware- en softwarewerk

• Geïntegreerde code en CI/CD via Bitbucket

• Volledige traceerbaarheid voor ontwikkeling, testen en activiteiten

Door tools en teams met het Atlassian-platform te verbinden, wordt het voor Cisco eenvoudiger om samen te werken, de productiviteit te verhogen en de zichtbaarheid, het beheer van onderlinge relaties, tracking en de besluitvorming te verbeteren.

Vroeger werden bijvoorbeeld grotendeels statische PowerPoints gebruikt voor ontwikkelingen bij Cisco Networking. Tegenwoordig gebruiken teams echter Jira om in real time de programmastatus, toestand en goedkeuringen te beheren. Het 'commit deck' is een actief Confluence-document dat rechtstreeks is gekoppeld aan Jira-gegevens, waarbij leiders live gegevens presenteren met behulp van de Confluence-presentatiemodus en Jira-macro's. Volgens Amy is hierdoor het proces 24 keer sneller geworden: "Teams kunnen nu statusupdates uitvoeren in Jira in plaats van PowerPoint en realtime rapporten en dashboards maken. Dit heeft veel impact gehad. Wat vroeger twee uur per week duurde, duurt nu misschien 5 tot 10 minuten."

Naast engineeringtaken voert Cisco Networking steeds meer zakelijke workflows uit op Atlassian, waaronder financieringsaanvragen, inkoop, audits, servicetickets voor laboratoria en dashboards voor leidinggevenden. Amy zegt: "Het belangrijkste verschil dat Atlassian voor Cisco heeft gemaakt, is dat we gegevenssilo's hebben weggewerkt en we een System of Work hebben ontwikkeld. Dit heeft ons geholpen om sneller te ontwikkelen, sneller als team te handelen en de gegevens te koppelen aan onze strategie."

Efficiëntie en innovatie opschalen met Atlassian Rovo en Forge

Voor Cisco Networking vormt het ontwikkelen van een System of Work met Atlassian Cloud Enterprise de basis voor verbinding en innovatie. "Met een System of Work dat is gebouwd op een geweldig gegevensplatform met veelgebruikte manieren van werken, kunnen we informatie verzamelen en AI zeer effectief maken", zegt Jason. "Met Atlassian stellen we gebruikers in staat om op een zeer eenvoudige en effectieve manier te werken en bieden we bijna realtime toegang tot informatie. Zo kunnen we het gebruik van AI op grotere schaal mogelijk maken."

Cisco Networking is al begonnen met het gebruik van Rovo voor het zoeken naar gegevens binnen organisaties, het samenvatten en creëren van inhoud, en voor het ontwikkelen van agents om rapportage te automatiseren, waardoor sommige processen tot 40 keer sneller gaan. Eric zegt: "Ons System of Work en onze Rovo-agents maken het leven van de programmamanager eenvoudiger, door een saaie taak van 10 uur terug te brengen tot 15 minuten. Een ander geweldig aspect is dat we dankzij deze reeds beschikbare agents, meerdere agents op een multimodale manier kunnen samenstellen om één taak uit te voeren waarvoor doorgaans drie agents nodig zijn."

Cisco Networking maakt ook gebruik van Rovo met Forge, het app-ontwikkelingsplatform van de Atlassian-cloud, om iedereen in staat te stellen apps en automatiseringen op maat te bouwen. Hun team heeft bijvoorbeeld al in één kwartaal vijf apps ontwikkeld, waaronder:

• AI-samenvatting van de uitvoerende status: gebruikt AI om informatie over de status, projectvoortgang, het risico, klanteffecten en planningen uit Jira-velden te halen en automatisch een korte samenvatting te genereren

• Generator voor commit decks van Confluence: maakt het standaard 'commit deck' van Confluence voor een programma met behulp van een sjabloon en plaatst dit automatisch in de juiste space/map

• Bugverwijderaar: een nieuwe versie van een oude zelfgemaakte tool waar engineers dol op waren, maar die nu via Jira werkt, zodat gegevens niet langer in silo's terechtkomen

Jason zegt dat dit nog maar het begin is van wat hen te wachten staat: "Dit is een geweldige kans om de productiviteit te verhogen, het routinematige werk te verminderen en mensen volledig in staat te stellen zich te concentreren op zaken met een hogere waarde. We werken hard aan onze toekomst en kijken ernaar uit om te zien wat de Atlassian Stack verder voor ons te bieden heeft."

Wat is de volgende stap: meer implementatie en productiviteitswinsten, minder silo's en kosten

Cisco Networking heeft in een paar jaar tijd al indrukwekkende verbeteringen aangebracht, en ze zijn nog maar net begonnen. Hun volgende prioriteiten zijn onder meer:

• De implementatie van Atlassian Cloud met meer dan 25-50% uitbreiden naarmate er meer rollen en workflows naar het platform worden verplaatst

• 20-25% operationele overheadkosten verminderen door automatisering en AI

• Forge- en Rovo-agents opschalen om de behoeften van meer teams te ondersteunen met technisch schrijven, programmabeheer en andere disciplines

• Doorgaan met het doorbreken van silo's in het bredere productportfolio om een vollediger beeld te creëren voor leidinggevenden en klanten

Voor Cisco Networking is Atlassian meer dan een set tools geworden. Atlassian biedt het platform en de samenwerking die helpen om het potentieel van teams te benutten. "De reden waarom we voor de Atlassian Stack hebben gekozen, heeft vooral te maken met de kracht van het platform", zegt Jason. "Je kunt weliswaar kiezen voor zes of zeven hoogwaardige tools, maar dan besteed je je tijd aan het integreren en verplaatsen van gegevens, en niet aan het daadwerkelijk oplossen van problemen."

Eric voegt hieraan toe: "Met onze Atlassian Stack beheert ons team de ontwikkeling van Cisco Networking-producten van miljarden dollars. De Atlassian-cloud heeft geholpen onze evolutie en digitale transformatie te versnellen, en zal dat ook blijven doen."