De teams van Personio werken asynchroon, op één lijn en geautomatiseerd met Atlassian

Personio heeft wildgroei van apps ingeruild voor een gestroomlijnd, georganiseerd Atlassian-ecosysteem. Rovo handelt terugkerende taken af, Confluence maakt kennis toegankelijk, Jira houdt werk op koers, en vergaderingen worden asynchroon met Loom.

Een chaotisch ecosysteem van tools zonder centraal toezicht

Personio maakte al voor langere tijd gebruik van Jira en Confluence. Maar zijn algehele ecosysteem had weinig toezicht of standaardisatie, waarbij teams hun eigen oplossingen en licenties kozen en betaalden.

Contextwisselingen en omslachtige overdrachten vertraagden teams, en het gebrek aan tooloverzicht leidde tot hoge licentiekosten en beveiligingsproblemen.

Kennis binnen handbereik houden met Confluence

Personio heeft Notion stopgezet en alle teams naar Confluence verplaatst. Het is nu hun centrale hub voor bedrijfsnieuws, resources en kennis, wat het aantal terugkerende supportvragen heeft verminderd en tot meer selfservice heeft geleid.

• Toename van 60% in gebruik van de Confluence-kennisdatabase, wat zorgt voor meer selfservice: In Personio's nieuwe kennishub bevat een speciale pagina het nieuws en de resources van elk team en elke afdeling. Confluence-analyses benadrukken de meest gezochte en meest relevante inhoud.

• AI-ondersteund whiteboarding: Personio gebruikt de verbeterde whiteboard-functionaliteit van Confluence. Vanuit een prompt van één zin genereert Rovo een volledig diagram of post-its om samenwerking een vliegende start te geven, zodat teams sneller aan hun werk kunnen beginnen.

• Kennisbeheer: Alle Confluence-pagina's hebben een actieve eigenaar en worden up-to-date gehouden, zodat Rovo altijd accurate informatie gebruikt. Met deze centrale hub kan Personio ervoor zorgen dat iedereen toegang heeft tot de technologie die nodig is om het werk te doen.

Controleerbare en betrouwbare werkprocessen met Rovo

Door antwoorden te geven en vervelend werk te versnellen, helpt Rovo Personio meer waarde te halen uit Teamwork Collection, wat zorgt voor meer gebruik en implementatie van Jira en Confluence.

• Agent voor detectie van dubbele bugs: vermindert verspilde engineeringtijd door potentiële dubbele bugs aan het licht te brengen en valse positieve bugs te markeren op het moment dat een nieuw ticket wordt aangemaakt. Zeg dubbel onderzoek maar gedag en hallo tegen focus op echte defecten!

• Agent voor inleveren van apparatuur bij offboarding: Rovo verbetert de betrouwbaarheid en efficiëntie van IT-offboarding door proactief contact te maken met vertrekkende medewerkers en ze te begeleiden door het proces van het inleveren van apparatuur. Je hoeft niet meer handmatig achter IT-teams en teams op de werkplek te gaan!

• Agent voor adviseur voor prioriteit van tickets: evalueert Jira-tickets aan de hand van duidelijke bedrijfsregels en beveelt een prioriteitsniveau aan, wat zorgt voor consistentie tussen teams en ervoor zorgt dat wachtrijen gefocust blijven op wat belangrijk is.

Een verandering in vergaderingen met Loom

Personio werd asynchroon, schrapte honderden overbodige vergaderingen en gestroomlijnde klantcommunicatie met Loom.

• Asynchrone samenwerking: In plaats van synchrone vergaderingen delen medewerkers Loom-opnamen waarin ze uitleggen wat ze moeten delen.

  • Ontvangers kunnen opmerkingen plaatsen op de video, reageren met emoticons of terug reageren met een andere Loom.

  • Samen met elke video genereert Loom een samenvattingsdocument en ondersteunende berichten die context bieden.

• Klanttraining en ondersteuning: Loom-video's kunnen vaak livegesprekken met klanten vervangen, waardoor iedereen tijd bespaart.

  • Het duurt minder dan vijf minuten voor medewerkers om een nieuwe Loom te bewerken zodat deze verfijnd en klaar voor klant is.

  • Door Loom te gebruiken in training kunnen klantenserviceteams klanten visueel door het product leiden, in plaats van alleen instructies te geven.