Reddit schaalt, standaardiseert en bespaart meer dan $ 300.000 per jaar dankzij Jira en Confluence-whiteboards

Uitdaging
Naarmate Reddit groeide, zorgde de toename van tools ervoor dat de kosten stegen en veiligheidsrisico's toenamen. Het beheer van de tools werd moeizamer en er ontstonden silo's tussen teams en hun gegevens.

Oplossing
Meer dan 2.000 werknemers in technische en niet-technische teams zijn gecentraliseerd in Atlassian Cloud Enterprise om hun werk efficiënter en effectiever te beheren.

Impact
Reddit heeft $ 300.000 per jaar bespaard door over te stappen van verschillende tools naar Jira en Confluence-whiteboards. Dankzij de centralisatie werden ook de efficiëntie, vindbaarheid, samenwerking en beveiliging verbeterd.

Schalen, standaardiseren én trouw blijven aan de roots van Reddit

Reddit begon in 2005 met een startkapitaal van $ 100.000. Sinds die tijd is het bedrijf uitgegroeid tot een wereldwijd, winstgevend platform met miljoenen actieve gebruikers. Alleen al in de periode 2021-2023 is het personeelsbestand van Reddit meer dan verdubbeld van 750 werknemers naar meer dan 2.000 werknemers die het groeiende bedrijf ondersteunen.

Zoals veel snelgroeiende bedrijven proberen de teams in het bedrijf een evenwicht te vinden tussen tegenpolen: autonomie versus standaardisatie, (op)schalen versus het handhaven van een open en agile cultuur, en investeren in groei versus kostenbeheersing. Ze zochten hiervoor ondersteuning bij Atlassian.

Reddit heeft Atlassian Cloud in een vroeg stadium geïmplementeerd en verschillende teams in het bedrijf vertrouwen nu op de tools van Atlassian voor samenwerking en het leveren van resultaten. "Mijn leven is veranderd door de overstap van Data Center naar Cloud. Ik ben niet langer een parttime Java-/visualisatie-/database-engineer. Ik ben nu systeembeheerder en evangelist", zegt Senior System Engineer Matt Chester. "Het gebruik is in de loop der jaren flink toegenomen. Onze ontwikkelingsteams besteden al hun tijd in Jira."

In de loop van de tijd voegden individuen en teams ook andere tools voor projectbeheer en retrospectives toe aan hun collectie. Door de toename van software stegen de kosten en namen de veiligheidsrisico's toe. Het beheer van de tools werd moeizamer en er ontstonden silo's tussen teams en hun gegevens. Toen het bedrijf steeds meer naar de toekomst ging kijken, werden besparingen, beveiliging en verbinding nog belangrijker.

Gezien de affiniteit die gebruikers hebben met Atlassian-producten en de mate waarin de tools Reddit hielpen om te groeien, koos de IT-leiding ervoor om te centraliseren met de teamgerichte samenwerkingstools van Atlassian, waaronder Jira, Confluence, Trello en Atlas. Sinds de overstap naar een gecentraliseerd platform heeft Reddit elk jaar meer dan $ 300.000 bespaard en kunnen werknemers eenvoudiger samenwerken, informatie vinden en een online gemeenschap creëren zoals geen ander.

Zeg vaarwel tegen ongelijkwaardige tools en verbeter besparingen, beveiliging, samenwerking en eenvoud

De autonome bedrijfscultuur van Reddit heeft ertoe bijgedragen dat het bedrijf snel is gegroeid en een begrip is geworden onder gebruikers van sociale media. Aan deze vrijheid zijn ook kosten verbonden naarmate het bedrijf (op)schaalt.

Toen individuen en kleine teams steeds meer verschillende tools gingen gebruiken, namen ook de softwarekosten toe. De meesten van deze tools waren niet ontworpen voor grotere ondernemingen, dus voldeden ze niet volledig aan de behoeften van Reddit.

Naast de hogere kosten zorgde het grote aantal verschillende tools en gebruikers voor kwetsbaarheden. Dit kreeg een hoge prioriteit gezien de focus van Reddit op privacy en beveiliging.

Om deze uitdagingen op te lossen, bedacht Sean Jorg, Senior Director of Corporate Technology, een plan. "De visie van Sean is om tools te standaardiseren en de wildgroei tegen te gaan met oog op kosten en beveiliging", legt Matt uit. "Afzonderlijke tools vergen veel extra werk voor zowel gebruikers als beheerders. Dus door mensen dezelfde tools te laten gebruiken met dezelfde structuren, wordt het al een stuk eenvoudiger."

Toen Sean, Matt en hun teams bespraken op welke tool ze moesten centraliseren, stond Jira al snel bovenaan de lijst omdat de teams al bekend waren met de tools van Atlassian, de flexibiliteit, de integraties tussen apps en onderscheidende functies. "Een uniek aspect van Jira is dat het flexibel genoeg is dat elk team zijn eigen unieke instellingen kan hebben, zolang ze zich houden aan het algemene kader zodat rapportage eenvoudig blijft", zegt Matt. "Werknemers zijn dol op de ingebouwde rapportage- en kalenderweergave. We hebben de Importer ook al vroeg getest in bèta, waardoor het veel eenvoudiger was om dingen van bestaande services naar Jira over te brengen dan wanneer je het handmatig importeert."

Sean voegt eraan toe: "Er was een sterke voorkeur voor Atlassian op technisch en productgerelateerd gebied." Sommige teamleden waren echter begrijpelijkerwijs terughoudend als het ging om het overstappen naar een nieuwe tool. Door middel van demo's en advies werden mensen steeds enthousiaster over het idee. "Sommige mensen hadden een beeld van Jira zoals het was in het begin van de jaren 2010 [toen was het vooral gericht op engineers en had het een flinke leercurve], en wilden het daarom niet gebruiken", geeft Matt toe. "Maar Jira is nu een heel ander product, zowel het uiterlijk als hoe het werkt is anders … Toen we eenmaal aan een demo begonnen en uitlegden wat we voor hen kunnen doen (zoals automatisering, geavanceerde formulieren en het configureren van hun eigen intakeworkflows zonder hulp van beheerders), veranderen ze van gedachten."

Dankzij de ondersteuning van het Advisory Services Team van Atlassian verliep het migratieproces en het verandermanagement ook soepeler. Matt vertelt: "De superwaardevolle ondersteuning van Atlassian heeft het voor iedereen beter gemaakt. Atlassian Advisory Services is zoiets als een directe telefoonverbinding met de experts. Ik kan een technische of niet-technische vraag stellen en op allebei een snel antwoord krijgen. Het is ook leuk om in contact te komen met andere klanten die dezelfde uitdagingen en doelen hebben."

Na ongeveer een jaar voorbereiding en migratie waren de teams van Reddit volledig uitgerust met Atlassian en waren ze klaar om hun teamwork naar nieuwe hoogtes te tillen.

Eén enkele bron van waarheid bespaart elk jaar meer dan $ 300.000

Nu Reddit de migratie van verschillende tools naar Atlassian heeft voltooid, hebben teams in het hele bedrijf één centraal platform met veel productiviteitsapps waar ze uit kunnen kiezen op basis van hun behoeften.

Bedrijfsteams zoals operations, HR en ontwerp doen een beroep op Jira voor multifunctioneel werk waarvoor projectbeheer, intakes en samenwerking met andere afdelingen nodig zijn. Het casestudy-team gebruikt Jira bijvoorbeeld om toezicht te houden op het creatieproces van de casestudy.

Het verkoopteam kan aanvragen voor een nieuwe casestudy indienen via Jira of via een geavanceerd formulier dat rechtstreeks in Confluence is geïntegreerd. Vervolgens wordt de aanvraag doorgestuurd naar casestudy- en gegevenswetenschapsteams, zodat ze kunnen samenwerken om gegevens te verzamelen, deze in meerdere presentatietypen samen te stellen en de eindproducten aan belanghebbenden te leveren. "Multifunctionele teams vonden het makkelijker om samen te werken met ontwikkelaars en technische teams in Atlassian, omdat ze niet tussen tools hoeven te wisselen om tickets aan te maken of te beheren", zegt Matt.

Hij voegt eraan toe dat het ontwerp- en het brandingteam ook meerdere tools en projecten hebben samengevoegd in één Jira-workflow. "Door tools te centraliseren, kunnen de teams nu op één plek werken, statistieken over hun werk bekijken en kunnen anderen gemakkelijker met hen communiceren."

Dankzij de integraties tussen alle Atlassian-tools en de ingebouwde functies, zoals Confluence-whiteboards, bespaarden werknemers tijd en bespaarde het bedrijf geld. "De grootste impact van de overstap naar Atlassian zijn de kostenbesparingen. We besparen meer dan $ 300.000 per jaar dankzij de overstap van andere tools naar Atlassian", zegt Matt. "Teams vinden het geweldig hoe alle tools met elkaar verbonden zijn. Ze kunnen brainstormen met Confluence-whiteboards en vervolgens tickets indienen via het whiteboard zonder Confluence te verlaten ... Veel teams — waaronder Site Reliability Engineering, Technical Program Management, CorpTech en Sales — maken er nu gebruik van."

Door teams te centraliseren in Confluence is er ook een doorbraak gekomen op het gebied van vindbaarheid. "Door al deze verspreide informatie samen te brengen, weten mensen waar ze kunnen vinden wat ze nodig hebben. Vaak hoeven ze niet eens van tool te wisselen om het te vinden, omdat Confluence-gegevens worden weergegeven in Jira-tickets", zegt Matt. "We verwachten dat Confluence in de toekomst onze enige bron van waarheid zal zijn voor documentatie."

"Het is gewoon makkelijker als iedereen in Atlassian zit."

De migratie en standaardisatie van Reddit met Atlassian-tools heeft niet alleen geleid tot interne besparingen en meer efficiëntie, maar heeft het bedrijf ook geholpen om dat te leveren wat hun klanten willen en nodig hebben: een gemeenschap waar ze samen kunnen komen om een gevoel van zelfbeschikking en saamhorigheid te ervaren.

Het is zelfs zo dat Reddit gebruikmaakt van de tools van Atlassian Cloud. Reddit gebruikt die om de favoriete functies en initiatieven van gebruikers te maken, bijvoorbeeld het gezamenlijke kunstproject r/Place. Alleen al in 2023 deden meer dan 7 miljoen mensen daaraan mee en werkten ze samen om ontwerpen tot leven te brengen.

"We hebben r/Place ontwikkeld met Jira. We hebben een interne workshop gevolgd om het project te testen met instructies en een feedbackformulier op Confluence en daarna hebben we alle feedback in Jira nagekeken", legt Matt uit. "Onze hele ontwikkelingspipeline en ons hele planningsproces verloopt via de tools. Het is een belangrijk onderdeel voor ons bedrijfsproces, en het is gewoon makkelijker als iedereen in Atlassian zit."

Reddit ondersteunt zowel leuke projecten voor gebruikers als serieuze doelen voor het bedrijf. Zo brengt Atlassian iedereen samen en wordt de kracht van de teams van Reddit benut.