Hoe teams van Remote over de hele wereld in twee jaar tijd meer dan 20.000 uur aan vergaderingen hebben bespaard met Loom

Uitdaging: Remote, de makers van het toonaangevende alles-in-één global HR-platform voor verspreide teams, had een tool nodig voor eenvoudige asynchrone communicatie tussen hun wereldwijde personeelsbestand. 

Oplossing: Remote gebruikt Loom voor alle asynchrone communicatie: aankondigingen, samenwerking, functioneringsgesprekken, training, IT- en bedrijfsservicebeheer, verkoop, klantenondersteuning en meer.

Impact: de meer dan 1.500 werknemers van Remote hebben wereldwijd in slechts twee jaar tijd meer dan 20.000 uur bespaard en tegelijkertijd de communicatie binnen het bedrijf verbeterd.

Volledig asynchroon

Remote is de maker van het toonaangevende wereldwijde alles-in-één global HR-platform voor teams die zijn verspreid over de hele wereld. Remote is de koploper van een groeiende beweging van verspreid werk die traditionele manieren van communiceren op zijn kop zet — en daar de vruchten van plukt.

Met meer dan 1.500 werknemers in meer dan 75 landen heeft Remote een efficiënte organisatie opgebouwd die volledig op afstand werkt volgens asynchrone principes (wat betekent dat werk en communicatie niet in realtime plaatsvinden). Dit bewijst dat het creëren van effectieve, wereldwijd verspreide teams niet alleen mogelijk is, maar ook de voorkeur krijgt. 

"Door asynchroon te werken krijgen goed presterende teams meer gedaan met minder onderbrekingen, hogere efficiëntie en grotere betrouwbaarheid", schrijft Marcelo Lebre, president en medeoprichter van Remote. Hij richtte Remote op als een verspreid bedrijf in 2019 en heeft een team samengesteld dat zich toelegt op het aantonen van de waarde van werken op afstand voor zowel hun bedrijf als hun klanten. 

Van een startup naar een zeldzaam bedrijf met miljarden dollars groeien is een zeldzame prestatie; nog zeldzamer voor een volledig verspreid bedrijf. Het team van Remote heeft deze successen behaald door de juiste mensen samen te brengen en hen uit te rusten met de juiste principes, processen en platforms om hun werk kracht bij te zetten. In het eerste geval keerden ze zich tot zichzelf. Voor dat laatste hebben ze gekozen voor een verzameling tools die hen zouden helpen asynchroon werk te verrichten, waaronder Loom.

Met Loom vechten tegen de tirannie van tijdzones

Naarmate Remote groeide, groeide ook hun verzameling communicatiemiddelen. Om hun toolset te vereenvoudigen en te standaardiseren, koos Remote ervoor om Zoom te gebruiken voor vergaderingen met externe klanten en partners: Google Meet voor interne, realtime vergaderingen en Loom en Slack voor asynchrone communicatie. 

Volgens Sean Stanley, Documentation and Internal Communications Partner, heeft de uitbreiding van het gebruik van Loom de efficiëntie en samenwerking verbeterd, zelfs wanneer werknemers niet tegelijkertijd kunnen of willen vergaderen. 

"We willen niet per se asynchroon zijn, maar dat moeten we wel zijn, omdat we een wereldwijd bedrijf zijn. We zouden niet succesvol zijn als we zouden moeten wachten op een vergadering om iets te bespreken", legt hij uit. "Dat is het geniale aan Loom. We hebben eens per maand een vergadering met iedereen. Verder wordt er veel gedaan via Loom, Slack en andere asynchrone tools."

Creatieve manieren om te communiceren, van Marseille tot Manilla tot Montana

Sinds het bedrijf zich heeft gecentraliseerd op Loom voor videocommunicatie is de tool volgens Sean "verweven geraakt in de structuur" van de cultuur van Remote. Hij was aangenaam verbaasd over hoe snel werknemers in het hele bedrijf de tool omarmden, en over alle veelzijdige toepassingen die ze hebben ontdekt. 

Het hele bedrijf gebruikt Loom nu voor alles, van bedrijfscommunicatie en samenwerking, tot functioneringsgesprekken en training, tot IT- en bedrijfsservicebeheer, tot verkoopondersteuning en klantenondersteuning. 

Dit zijn slechts enkele verhalen van het Remote-team over de vele manieren waarop ze Loom gebruiken om meer te communiceren en minder te vergaderen.

Bedrijfscommunicatie

"De leidinggevende van Remote maakt veel gebruik van Loom. Op een gemiddelde dag deelt de ene leidinggevende een video van één minuut over iets dat ze aan haar team wil laten weten, en een andere leidinggevende maakt een video van zichzelf terwijl hij vragen beantwoordt voor een interview via asynchrone media. 

Onze CEO geeft regelmatig 'Ask Me Anything'-sessies om vragen één voor één te beantwoorden. Met een bedrijf als het onze is het moeilijk om zichtbaarheid te behouden of om met meer dan 1.500 mensen een persoonlijk gesprek te hebben. Met Loom-video's kom je een heel eind." - Connor Murphy, Global Communications Manager, werkzaam vanuit Oregon

"Loom is ook onmisbaar voor de mensen die liever geen lange teksten lezen. Ik kan iemand met veel talent die niet graag iets leest of kijkt, een Loom sturen. Diegene kan er vervolgens op klikken, de video bekijken met een snelheid van 4x, of de AI-samenvatting of transcripts lezen, die trouwens echt goed zijn geworden ... We bereiken meer mensen met verandermanagement en belangrijke aankondigingen." - Sean Stanley, Documentation and Internal Communications Partner, werkzaam in South Carolina

Een-op-eengesprekken en multifunctionele samenwerking

"Met Loom kan ik mijn persoonlijkheid delen met mensen die me niet altijd persoonlijk zullen zien. Het bevat informatie die in mijn schriftelijke communicatie misschien ontbreekt, met name de toon, persoonlijkheid en mijn waarden als teamleider ... Ik vind de hoofdstukken die Loom maakt erg fijn. Dit maakt het makkelijk om bepaalde onderwerpen over te slaan. De mogelijkheid om pauzes te verwijderen en onnodige stukken over te slaan met Loom AI is goud waard!"  - Rebecca Applewhite, Director of Solutions Consulting, werkzaam vanuit het VK

"Ons Solutions Consulting Team moet effectief samenwerken met ons productteam, updates communiceren en onze roadmap begrijpen. Het is onmogelijk om iedereen in één kamer te krijgen, dus gebruiken we Loom om elkaar vragen te stellen." - Rebecca Applewhite, Director of Solutions Consulting, werkzaam vanuit het VK

"Ik gebruik Loom om met mijn team te communiceren en belangrijke bedrijfsupdates, doelen en feedback te delen, ondanks de uitdagingen van verschillende tijdzones en werkzaamheden op afstand." - Pierre, VP Corporate Controller, werkzaam vanuit Frankrijk

Functioneringsgesprekken en training

"Bij Remote hebben we een robuust beheerproces voor de functioneringsgesprekken. Ik had 12 directe medewerkers. Ik heb een video van mezelf opgenomen in Loom terwijl ik op een natuurlijke manier over teamleden sprak. Vervolgens heb het transcript gebruikt om een schriftelijk functioneringsgesprek op te stellen. Ik ga dit zeker nog een keer doen!" - Rebecca Applewhite, Director of Solutions Consulting, werkzaam vanuit het VK

"Ik ben dyslectisch, dus Loom is een gamechanger geweest voor mij omdat ik een visuele leerling ben. Ik vind het ook makkelijker om mijn denkproces aan anderen uit te leggen met behulp van beeldmateriaal. Werken voor een bedrijf dat volledig op afstand en asynchroon werkt met Loom als tool heeft mijn workflow volledig veranderd en ik kan me niet voorstellen dat ik terug zou gaan naar een werkleven zonder Loom." - Werknemer van Remote

"Met Loom kunnen mensen updates te ontvangen en leren zoals zij dat willen. Trainers kunnen bijvoorbeeld inhoud opnemen en delen. Vervolgens oefenen de leerlingen en leveren ze opgenomen Looms in. De trainers beoordelen, becommentariëren en certificeren vervolgens op basis van die video's."  - Rebecca Applewhite, Director of Solutions Consulting, werkzaam vanuit het VK

IT-ondersteuning en bedrijfsservicebeheer

"We hebben Loom-tutorials opgenomen om een nuttige kennisbron op te bouwen. Ik gebruik de tool bijvoorbeeld om veelgestelde vragen te beantwoorden en mensen te laten zien hoe ze onze tools moeten gebruiken. In plaats van via Zoom iemand te moeten uitleggen hoe je iets moet doen, stuur ik gewoon een link naar een Loom-video."  - Sean Stanley, Documentation and Internal Communications Partner, werkzaam in South Carolina

"Ik gebruik Loom om samen te werken met andere teams in andere tijdzones, met name voor het documenteren van functies en bugs, en voor educatieve video's." - Francisco, Front-End Engineer, werkzaam vanuit Portugal

'Je kunt al dit geld uitgeven aan professionele productie en tutorials die over 18 maanden geen waarde meer hebben. Of je kunt een product zoals Loom gebruiken, zonder dure apparatuur of filmervaring, en binnen enkele minuten een video van echt hoge kwaliteit maken.' - Sean Stanley, Documentation and Internal Communications Partner, werkzaam in South Carolina

Verkoopondersteuning en klantondersteuning

'Ik gebruik Loom om via video's verkoopstrategieën en producten aan partners uit te leggen. Geweldig voor snelle interne communicatie, bijscholing en het verduidelijken van complexe processen voor klanten.' - Fiona, Sr. Solutions Consultant, werkzaam in Zweden

'Met Loom kunnen we uitleggen wat we zien, een voorstel of ander materiaal doornemen en extra informatie geven over wat we hebben gedaan, zoals voor een asset die is gemaakt.' - Rebecca Applewhite, Director of Solutions Consulting, werkzaam in het Verenigd Koninkrijk

'De beste manier om te vergaderen is helemaal niet vergaderen.'

De werknemers van Remote gebruiken Loom op talloze manieren, maar er is één belangrijk voordeel waar ze het allemaal over eens zijn: bespaar tijd door vergaderingen te vermijden. Hoewel veel teams vergaderingen zien als de eerste stap voor een goede samenwerking en communicatie, is dit voor Remote de laatste stap.

'De beste manier om te vergaderen is helemaal niet vergaderen,' zegt Rebecca. Sean vult aan: 'Hoe zorgen we ervoor dat mensen niet samen hoeven te komen om te praten?' Veel vergaderingen hadden e-mails kunnen zijn. Veel e-mails hadden Slack-berichten kunnen zijn. En veel Slacks hadden Looms kunnen zijn.'

De vindingrijke cultuur van Remote en het gebruiksgemak van Loom waren de perfecte combinatie voor aanzienlijke tijdbesparingen. Tussen 2022 en 2024 hebben werknemers meer dan 20.000 uur aan vergaderingen bespaard. Deze verschuiving in de manier van communiceren is niet alleen bewijs van de toenemende efficiëntie van Remote als bedrijf, maar ook van het feit dat ze hun waarden naleven en als rolmodel dienen voor hun klanten. 

'We zijn de beste in wat we doen omdat we geloven in wat we doen. We werken niet alleen op afstand en we werken niet alleen asynchroon. We werken asynchroon op afstand en bewijzen dat dat ook een succesvol bedrijfsmodel kan zijn,' zegt Sean. 'Loom is het beste product op de markt om asynchrone communicatie te ondersteunen. Je kunt in korte tijd, betrouwbaar en met minimale inspanning veel informatie overbrengen. Ik kan het echt van harte aanbevelen.'