Hoe Sprout Social $ 180.000 en honderden uren per jaar bespaarde met de Teamwork Collection plus Rovo

Uitdaging: Sprout Social, een toonaangevende leverancier van software voor beheer en analyse van sociale media, werd geconfronteerd met een wildgroei aan tools en stijgende kosten. Het bedrijf moest consolideren om geld te besparen en een hoger efficiëntieniveau te realiseren.

Oplossing: Het bedrijf heeft het System of Work van Atlassian overgenomen door te upgraden naar de Teamwork Collection en Jira Service Management Premium, allemaal ondersteund door Rovo.

Impact: Sprout Social bespaarde elk jaar veel tijd en geld met Teamwork Collection, Rovo en Assets in Jira Service Management. Door te herinvesteren in werk met een hogere waarde kunnen de teams van Sprout hun activiteiten optimaliseren, klanten imponeren en hun bedrijfsresultaten laten groeien.

Consolidatie, versnelling en innovatie via één System of Work

De wildgroei van tools is een vaak voorkomende uitdaging voor snelgroeiende bedrijven zoals Sprout Social, een toonaangevende leverancier van software voor beheer en analyse van sociale media. Na jaren van snelle groei hadden de teams van Sprout een groot aantal systemen verzameld om 30.000 klanten wereldwijd constante productinnovaties te bieden.

Werknemers hadden goede hulpmiddelen nodig om voortgang te kunnen boeken. In eerste instantie wilden de leiders van Sprout tools samenvoegen en kosten besparen met de Teamwork Collection. Ze wisten toen nog niet in welke mate dit ook positieve impact zou hebben op de samenwerking, taakuitvoering en innovatie van hun teams. 

Door Jira, Confluence en Loom te combineren met de Teamwork Collection, heeft Sprout Social $ 180.000 aan jaarlijkse kosten verlaagd en teams in het hele bedrijf met elkaar verbonden, waardoor ze zich kunnen concentreren op werk met een hogere waarde, sneller producten kunnen lanceren en geweldige klantenservice kunnen bieden. Met Rovo in de Teamwork Collection en Assets in Jira Service Management hebben de teams van Sprout hun workflows verder verbeterd voor meer efficiëntie en nog betere service. Het resultaat: slimmere activiteiten, meer tevreden klanten en betere bedrijfsresultaten.

Meer besparen en verbeterde functies met de Teamwork Collection

De teams van Sprout Social vertrouwen al lang op Jira, Confluence, Loom en Jira Service Management. Met de Teamwork Collection voegden ze contracten en installaties samen in een verbonden platform, en konden ze gebruikmaken van Rovo voor zoeken en automatiseren op basis van AI.

"De Teamwork Collection heeft ons geholpen onze tools samen te voegen, wat jaarlijks $ 180.000 bespaarde, de administratie vereenvoudigde en de apps naadloos integreerde. We kregen ook toegang tot interessante functies die we echt wilden, zoals Rovo", zegt IT-directeur Mason Proud.

Snelheid en tevredenheid verhogen door Jira, Confluence, Loom en Rovo met elkaar te verbinden

Mason zegt dat dankzij het combineren van de Atlassian-apps van Sprout Social met de Teamwork Collection, het dagelijkse werk merkbaar sneller en eenvoudiger wordt uitgevoerd, en met name bij vergaderingen, waarbij vaak tijd en informatie verloren gaan. 

Teams gebruiken het AI-notuleerprogramma van Loom bijvoorbeeld om notulen vast te leggen, deze notities automatisch op de juiste Confluence-pagina's te publiceren en direct Jira-tickets te maken voor actie-items die tijdens de vergadering worden besproken. Deze workflow scheelt niet alleen uren handmatig werk, maar zorgt er ook voor dat niets wordt vergeten en dat informatie eenvoudig vindbaar is door de AI-gedreven zoekfunctie van Rovo. 

Mason zegt dat dergelijke verbeteringen vervelend projectbeheerwerk hebben versneld. "Ik besteedde elke week ongeveer twee uur aan het toevoegen van notulen aan Confluence en het aanmaken van tickets in Jira. Nu wordt dit automatisch gedaan door de Teamwork Collection en besteed ik misschien vijf minuten aan het maken van kleine aanpassingen. Voor zowel mijzelf als de mensen in de hele organisatie is dat een doorbraak geweest."

Sprout gebruikte Loom ook om de onboarding van nieuwe werknemers te stroomlijnen. IT verving bijvoorbeeld live onboardingsessies van twee uur, vaak gepland op avonden en in het weekend voor verschillende tijdzones, door Loom-video's die werknemers volgens hun eigen schema en in hun eigen tempo bekijken. IT heeft ook een Rovo-agent ontwikkeld om veelgestelde vragen te beantwoorden in het Slack-kanaal voor nieuwe werknemers bij Sprout.

"Doordat we tegenwoordig Loom-video's gebruiken in plaats van het organiseren van liveonboardingsessies, en we een Rovo-agent hebben ontwikkeld die 80% van de vragen van nieuwe werknemers beantwoordt, hebben we elk jaar meer dan 360 uur werk bespaard. We zien zowel snellere vooruitgang voor werknemers als aanzienlijk minder IT-workload tijdens die kritieke eerste weken", zegt Mason. 

Automatisering en Assets: een krachtige combinatie die een snellere, betere service op grote schaal mogelijk maakt

Het verkrijgen van toegang tot Rovo plus Assets in Jira Service Management (nu onderdeel van de Service Collection van Atlassian) opende de deur voor Sprout Social om de efficiëntie en service te verbeteren met AI en automatisering. 

Na de upgrade naar Jira Service Management Premium heeft het team Assets ontgrendeld. Dit hebben ze geïmplementeerd om werknemersgegevens, hardware en toegangsbeheer bij te houden en te automatiseren. IT heeft vervolgens Rovo gebruikt om deze workflows eenvoudiger en efficiënter te maken.

"Mensen gebruiken Rovo best vaak, vooral omdat het is ingebouwd in ons Atlassian-ecosysteem", zegt Mason. "We kunnen vragen stellen om snel inzicht te krijgen in een status of om informatie naar boven te halen, en we creëren agents om de oplossingstijden bij alle servicedesks te versnellen. We hebben niet langer dagen nodig, maar uren. Rovo helpt ons om onze efficiëntie naar een hoger niveau te tillen." 

Sprout gebruikt ook de native integratie van Jira Service Management met Workday om dagelijks de gegevens van werknemers naadloos te synchroniseren met de ITSM-oplossing, zodat IT zijn werk sneller en nauwkeuriger kan doen. Als er een wijziging nodig is, zoals het updaten van de software van een laptop voor naleving of het verlenen van toegang aan een nieuwe medewerker, creëren automatiseringen een Jira-ticket dat vooraf is ingevuld met de nieuwste, meest relevante informatie. 

De IT-afdeling heeft Rovo-Agents snel opgericht om als hun AI-teamgenoot te fungeren en vervelende maar belangrijke onderdelen van het proces af te handelen, zoals het testen van tickets, het opstellen van antwoorden, het uitvoeren van kwaliteitsborging met betrouwbaarheidsbeoordelingen en het aanbevelen van documentatie om hiaten op te vullen. "In minder dan een uur kan ik eenvoudig een Rovo-Agent bouwen die voor 80% klaar is om geïmplementeerd te worden bij de servicedesk van een team", zegt Mason. "Met Jira Service Management en Rovo kunnen we herhalende taken kwijt, krijgen we duizenden uren per jaar terug en werken we aan een autonome Level 1-servicedesk. Dankzij deze efficiëntieverbeteringen kunnen teams moeilijkere problemen oplossen, werk doen dat ze leuk vinden en bijgeschoold worden om naar het volgende niveau te gaan."

Een goede basis leggen om te blijven versnellen en vooruitgang te boeken

Sprout Social gebruikt Atlassian al meer dan 10 jaar als hun samenwerkingshub. Nu zijn ze nog maar bij het begin van wat ze in de komende 10 jaar zullen bereiken met een meer verbonden, AI-gedreven platform. 

Teams zijn bijzonder enthousiast om te blijven onderzoeken wat ze met Rovo kunnen doen binnen Teamwork Collection, Jira Service Management, Doelen en integraties met hun andere dagelijkse tools, zoals Slack. De visie van Mason is om hun Atlassian System of Work verder uit te breiden en er uiteindelijk het enige toegangspunt voor werknemers van te maken, waar ze een vraag kunnen stellen en de juiste persoon, plaats of agent kunnen vinden om deze te beantwoorden. 

Consolidatie was misschien de katalysator van Sprout Social voor het verenigen van hun Atlassian-apps, maar de kansen die ermee zijn ontdekt, blijken net zo belangrijk te zijn als de tijd- en kostenbesparingen. Mason: "Atlassian heeft een enorme invloed op de manier waarop we werken. Het helpt ons niet alleen om efficiënter te worden naarmate we groter worden, maar ook om een concurrerender bedrijf te creëren."