Sjabloon Capaciteitsplanning
Gemaakt door:
Bepaal eindelijk eens de bandbreedte van je team
Categorieën
- Productmanagement
- Software en IT
BELANGRIJKSTE FUNCTIES
Taken volgen
Prioritering
Afstemming van teams
Als projectmanager kan het plannen van projecten en het beheren van de werklasten van het team aanvoelen als een raadspel. Misschien tast je in het duister als het gaat om hoeveel draagkracht elk teamlid heeft, wat kan leiden tot frustratie, burn-out en inefficiënt gebruik van middelen.
Je kunt de capaciteitsplanningsjabloon van Atlassian gebruiken om nauwkeurig inzicht te krijgen in de draagkracht van je team, giswerk te vermijden en een gevoel van support en samenwerking te bevorderen voor je team.
Wat is een capaciteitsplanningsjabloon?
Een capaciteitsplanningsjabloon is een digitale spreadsheet die is ontworpen om de projectvereisten en de beschikbare middelen bij te houden, te beheren en te vervullen. Het helpt managers bij het effectief toewijzen van taken aan teamleden en voorkomt uiteindelijk dat ze een burn-out krijgen.
Voordelen
Door de kracht van een capaciteitsplanningsjabloon te benutten, profiteer je van verschillende voordelen voor zowel teams als bedrijven. Enkele voordelen van een capaciteitsplanningsjabloon zijn onder andere:
Lagere bedrijfskosten
Tijd is geld. Hoewel het misschien efficiënt lijkt om zoveel mogelijk werk toe te wijzen aan individuele teamleden om de productiviteit te maximaliseren, werkt deze strategie meestal averechts. Als de werkdruk hoger is dan wat een teamlid aankan, kan dit leiden tot stress en burn-out, waardoor uiteindelijk de efficiëntie afneemt.
Daarom is het belangrijk om de taken over de teamleden te verdelen op basis van hun capaciteit. Een capaciteitsplanningsjabloon zorgt ervoor dat de werklast van elk teamlid behapbaar is en dat geen enkel teamlid overwerkt raakt.
Hogere productiviteit
Werknemers zijn productiever als ze niet overwerkt, overbelast of opgebrand zijn. Een capaciteitsplanningsjabloon kan helpen ervoor te zorgen dat teamleden de optimale hoeveelheid werk krijgen die ze aankunnen, terwijl de productiviteit behouden blijft.
Verbeterde werkkwaliteit
Wanneer individuele teamleden overbelast zijn, kan de kwaliteit van hun werk afnemen. Ze voeren taken overhaast uit en slaan noodzakelijke beoordelingen over voordat ze iets indienen. Om dit probleem te voorkomen, kun je een capaciteitsplanningsjabloon gebruiken om het juiste werk toe te wijzen aan elk teamlid op basis van capaciteit.
Verbeterde werkomgeving
Tevreden werknemers zorgen voor een fijne werkomgevingen. Om het moreel van het team hoog te houden, moet je een capaciteitsplanningsjabloon gebruiken om ervoor te zorgen dat ze niet overwerkt raken. Zo behoud je ook een positieve werkomgeving.
Elimineer overtollige capaciteit
Wanneer werknemers te veel werk op zich nemen, trekken ze vaak pas aan de bel als ze al opgebrand zijn of willen stoppen. Daarom moeten projectmanagers routineprocessen opzetten om ervoor te zorgen dat hun teamleden alleen werk aannemen dat ze aankunnen.
Een capaciteitsplanningsjabloon voor een project voorkomt dat teamleden te veel werken door regelmatig een logboek bij te houden van het aantal uren werk dat elk teamlid van plan is te besteden om toekomstige projecten te voltooien. Als een capaciteitsplanningsjabloon laat zien dat een teamlid genoeg werk heeft om zijn uren te vullen, geeft de projectmanager hem dus geen werk meer.
Verbeterd middelenbeheer
Middelenbeheer zorgt ervoor dat er voldoende middelen beschikbaar zijn om werkprojecten te voltooien. Het uitbesteden van een deel van het werk aan freelancers zodat een project kan worden voltooid, is een vorm van middelenbeheer.
Gebruik voor een goed middelenbeheer een planningssjabloon om bij te houden hoeveel werk je aan teamleden moet toewijzen of uitbesteden. Capaciteitsplanningsjablonen zijn ook ideaal voor het uitvoeren van toekomstige middelenvereisten.
Hoe je het sjabloon voor een capaciteitsplanning gebruikt
- 1
Projectmanagers die de capaciteit van hun team willen optimaliseren, moeten overwegen om gebruik te maken van een planningssjabloon. Dit zijn de stappen als je er een gaat gebruiken:
- 2
Geef je team huiswerk
Voordat je je team samenbrengt om de capaciteit te bespreken, kun je iedereen vragen hun wekelijkse activiteiten op te schrijven met behulp van een capaciteitsplanningsjabloon, inclusief werkprojecten, administratieve taken en lunchpauzes.
Laat ze vervolgens een schatting maken van de tijd die aan elke taak per week wordt besteed. Op deze manier kunnen teamleden refereren aan hun planningen, e-mails, chats en tickets om een nauwkeurig inzicht te krijgen in de capaciteit van hun werklast.
- 3
Organiseer een teamvergadering
Organiseer een teamvergadering nadat je je teamleden de tijd hebt gegeven om hun werkweek te organiseren met behulp van het capaciteitsplanningsjabloon. Leg eerst uit waarom je de draagkracht van het team bespreekt.
Bereid je je voor op een nieuw project, ben je aan het uitzoeken hoe je een nieuw teamlid kunt onboarden, of wil je gewoon duidelijke grenzen stellen? Door het doel duidelijk te beschrijven, begrijpt iedereen het en stimuleer je een open en eerlijke discussie over uren en beschikbaarheid zonder terughoudendheid.
- 4
Doe wat eenvoudig rekenwerk
Vervolgens is het tijd voor iedereen om zijn totale individuele uren bij elkaar op te tellen. Zorg ervoor dat elk teamlid alle typische activiteiten tijdens de werkweek meeneemt, van administratieve taken tot koffiepauzes. Met deze uitgebreide weergave kun je als projectmanager inzicht krijgen in de totale werkuren van elk teamlid.
Bereken vervolgens het percentage van de tijd die elk teamlid aan projecten besteedt door hun projectgerelateerde uren te delen door hun totale werkuren. Deze analyse geeft inzicht in hoeveel tijd ze besteden aan projectwerk.
Neem even de tijd om deze cijfers als team te bespreken. Zijn de werktijden in lijn met de verwachtingen? Sluiten deze percentages aan op de doelen van het team? Zijn er onverwachte onevenwichtigheden, zoals overmatige tijd die wordt besteed aan taken buiten het project, zoals administratieve taken?
Dit open gesprek stelt projectmanagers in staat om gebieden voor aanpassing te identificeren en de tijd van het team dienovereenkomstig te optimaliseren.
- 5
Vul de tabel voor de capaciteit van het team in
Vermeld in de tabel van de planningssjabloon voor elk teamlid de naam, de rol, het percentage tijd dat wekelijks aan projecten wordt besteed en de totale wekelijkse uren die aan projecten zijn toegewezen. Groepeer personen met vergelijkbare rollen samen om volledig inzicht te krijgen in de capaciteit van je team.
Door de uren voor elke rol samen te voegen, kun je bepalen hoeveel tijd professionals in gespecialiseerde functies, zoals ingenieurs en data-analisten, aan projecten besteden. Deze aanpak maakt duidelijk hoeveel tijd elke professional besteedt aan projectgerelateerde activiteiten.
- 6
Neem weloverwogen beslissingen
Nu je een beter inzicht hebt in het kunnen van je team, kun je deze informatie gebruiken om weloverwogen beslissingen te nemen over de projectplanning. De inzichten die zijn verkregen uit capaciteitsplanningsjablonen stellen managers in staat om de vaardigheden van elk teamlid effectief af te stemmen op specifieke taken.
Deze aanpak helpt om stress en burn-outs te voorkomen bij teamleden doordat ze minder werk krijgen of minder hooi op de vork nemen. Het gebruik van capaciteitsplanningsjablonen zorgt voor een betere verdeling van de werklast, verbetert de teamprestaties en bevordert een gezondere werkomgeving.
Verhoog de productiviteit met het capaciteitsplanningsjabloon van Atlassian
De Confluence-capaciteitsplanningssjabloon van Atlassian is meer dan alleen een praktische oplossing: het is een strategische aanpak om de efficiëntie en het succes van je project te optimaliseren. Door deze sjabloon te gebruiken, krijgen projectmanagers waardevolle inzichten in de draagkracht van hun team, waardoor ze taken en middelen nauwkeurig kunnen toewijzen.
Met een beter inzicht in de werklast van elk teamlid kunnen managers burn-out voorkomen, samenwerking bevorderen en een positieve werkomgeving cultiveren. Met deze capaciteitsplanningssjabloon van Confluence kunnen teams weloverwogen beslissingen nemen, taken afstemmen op teamdoelen en uiteindelijk de productiviteit en projectresultaten verbeteren.
Zeg vaarwel tegen het giswerk dat bij projectbeheer komt kijken en maak kennis met een meer gestroomlijnde, praktische aanpak met de Confluence-sjabloon voor capaciteitsplanning van Atlassian.
Gerelateerde sjablonen
Partners
Eén-op-één-vergadering
Organiseer één-op-één-vergaderingen en behoud productieve werkrelaties.
Bedrijfsstrategie
retrospective
Gebruik deze sjabloon om met je team zo'n retrospective te doen.
Bedrijfsstrategie
Gratis '5x waarom'-analyse
Gebruik deze sjabloon om een analyse uit te voeren met 5 waaromvragen en de oorzaken van teamproblemen te ontdekken.