Overzichtsjabloon projectdocumentatie

Probeer in de eerste twee gedeelten van deze sjabloon achter het doel van je project te komen. Leg in het gedeelte Behoeften waar niet aan voldaan is uit waarom dit project er überhaupt is. Wat verwachten je klanten te bereiken wat ze nu niet kunnen bereiken en op welke manier lost het project dit op? Zoom in het gedeelte Doelstellingen in op wat je hoopt te bereiken. Of dit nu gaat om meer betaalde aanmeldingen of het verbeteren van je gebruikersbeoordelingen, identificeer je einddoel zodat je team weet wat er bereikt moet worden.

Nu het 'waarom' is bepaald, richten we onze aandacht op het 'wie'. Vermeld in het gedeelte Gebruikerspersona's van de sjabloon de klantpersona's die het hoofddoel zijn van deze wijziging. Het is lastig om een project als geheel te begrijpen zonder te weten voor wie het is bedoeld. Als deze context dus hier wordt genoteerd zijn al je teamleden beter op de hoogte van de ins en outs van dat project.

Verhalen over taken zijn een handige manier om de problemen in kaart te brengen waar je gebruikers mee te maken hebben en om aan te geven hoe je ze gaat oplossen. Volg de prompts in het gedeelte Taken van het sjabloon om je eigen verhaal over een taak op te stellen met behulp van de volgende formule:

Als ik de specifieke context beschrijf
wil ik de behoeften van de gebruiker beschrijven
zodat ik de reden voor de behoefte kan beschrijven

Zo ziet bijvoorbeeld een compleet verhaal over een taak van MURAL eruit:

Als ik een designworkshop volg in MURAL en we met actie-items komen
wil ik dat ik ze eenvoudig kan versturen naar de issuetracker die mijn team gebruikt
zodat ik kan blijven werken zonder mijn workflow aan te passen

Je project staat niet op zichzelf en dus is het belangrijk om een record te hebben van eerdere overwegingen en beslissingen. Beschrijf in het sjabloongedeelte Geschiedenis andere geprobeerde strategieën om het probleem op te lossen en wat je hebt geleerd. In het gedeelte Beperkingen kun je opschrijven of dit probleem beïnvloed wordt door een ander project of een ander project beïnvloedt, aangezien dit belangrijke afhankelijkheden zijn waar rekening mee moet worden gehouden. Tot slot is het gedeelte Ontdekkingen en beslissingen de plek om andere benaderingen te vermelden die in overweging zijn genomen, maar tevens de voor- en nadelen ervan. Je wilt niet uit het oog verliezen waar je team over brainstormt (zelfs niet als je nu geen actie onderneemt). Deze inspiratiebronnen kunnen later wellicht nog van pas komen!

Als je project releases heeft, geef ze dan weer in de tabel Releases op de sjabloon. Op de sjabloon kan de releasenaam, de waarde die deze toevoegt en de omvang worden genoteerd. Tevens kun je een status instellen voor iedere release om de voortgang ervan bij te houden. 

Heb je het gevoel dat je project alleen maar tot meer projecten leidt? Dat is normaal, en daarom is het zo belangrijk om de volgende actie-items te noteren. Wat er ook gedaan moet worden, voeg het toe als een checklist-item in het gedeelte Volgende stappen. Ook kun je een status instellen voor ieder item om er zeker van te zijn dat ze daadwerkelijk worden uitgevoerd en niet van de radar van je team verdwijnen.

Hoe graag we je ook willen vertellen dat ieder project een groot succes wordt, weet je dat dit niet de realiteit is. Daarom is het belangrijk om een benchmark in te stellen zodat jij weet of je project heeft bereikt wat je ervan verwachtte. Noteer je benchmark in het sjabloongedeelte Impact. Of je deze benchmark nu wel of niet haalt, je zult er blij mee zijn dat deze gegevens zijn genoteerd ter motivatie en vanwege historische context.