Sjabloon Prestatieverbeteringsplan

Een sjabloon voor een prestatieverbeteringsplan is een kader om de prestatieproblemen van werknemers aan te pakken en een duidelijke aanpak voor verbetering vast te stellen. Deze gestructureerde aanpak helpt managers en werknemers om samen te werken om specifieke prestatieproblemen te identificeren, meetbare doelen wat betreft professionele ontwikkeling te stellen en de stappen die nodig zijn voor succes uit te stippelen.

Het zorgt er ook voor dat alle cruciale elementen aan bod komen. Het begeleidt managers en werknemers, waardoor het proces transparanter en minder intimiderend wordt. Een prestatieverbeteringsplan van de werknemer creëert een samenwerkingsomgeving waarin beide partijen zich kunnen richten op het bereiken van positieve resultaten in plaats van stil te staan bij prestatieproblemen uit het verleden.

Hulp nodig bij het standaardiseren van werknemersbeoordelingen? Bekijk onze best practices voor prestatiebeoordelingen. 

Wanneer je een prestatieverbeteringsplan moet gebruiken

Prestatieverbeteringsplannen zijn het meest effectief in specifieke scenario's waarin gedocumenteerde interventieplannen een groot verschil kunnen maken en de besluitvorming kunnen verbeteren. Overweeg om een prestatieverbeteringsplan te implementeren wanneer een werknemer voortdurend ondermaats presteert of tijdens verschillende beoordelingsperioden belangrijke prestatie-indicatoren heeft gemist. Deze sjabloon voor prestatieverbeteringsplannen zorgt voor een eerlijke en consistente behandeling van werknemers in je hele organisatie.

Prestatieverbeteringsplannen zijn ook geschikt als gedragsproblemen de teamdynamiek of klantrelaties beïnvloeden. Ze moeten echter altijd worden opgevolgd met mondelinge feedback en begeleiding. Het doel is om nog een laatste gestructureerde kans op verbetering te bieden voordat serieuzere disciplinaire maatregelen worden overwogen. Deze gratis sjabloon voor een prestatieverbeteringsplan behoudt de consistentie en kan worden aangepast.

De belangrijkste elementen van een prestatieverbeteringsplan

Een sterk prestatieverbeteringsplan helpt managers en werknemers te begrijpen wat er moet worden aangepakt en hoe het succes kan worden gemeten. Dit zijn de essentiële componenten die elke PIP-sjabloon zou moeten bevatten:

• Werknemersgegevens: begin met de basisinformatie, waaronder de naam van de werknemer, de naam van de manager, de startdatum en de HR-contactpersoon. Zo wordt duidelijk vastgelegd wie er betrokken is bij het verbeterproces.

• Doelstelling: voeg een beknopte uitleg toe van waarom het PIP bestaat en wat het beoogt te bereiken. Dit helpt om vanaf het begin de juiste toon en verwachtingen te bepalen.

• Tabel met prestatieverwachtingen: voeg kolommen toe waarin elke verwachting wordt vermeld, waarin wordt beschreven hoe de werknemer hier niet aan voldoet en waarin specifieke voorbeelden worden gegeven.

• Meetbare doelstellingen: schrijf duidelijke, tijdgebonden doelstellingen voor elk prestatieprobleem. Deze moeten haalbaar zijn binnen het tijdsbestek van het plan en moeten richtlijnen bevatten over hoe hieraan kan worden voldaan.

• Tijdlijnparameters: specificeer de duur van het plan, plan voortgangsbeoordelingen en vat samen wat er op bepaalde datums moet worden voltooid om verbetering aan te tonen.

• Beschikbare support: maak een lijst van specifieke middelen, zoals trainingsprogramma's, begeleidende sessies of aanvullende tools, die de werknemer zullen helpen de verbeteringsperiode succesvol te doorstaan.

• Voortgang: creëer ruimte om doorlopende feedback, prestaties en verbeterpunten tijdens de verbeteringsperiode te documenteren.

• Velden voor handtekeningen: voeg ruimte toe voor handtekeningen van zowel managers als werknemers en de datum waarop formeel wordt vastgelegd dat het plan is ontvangen en beoordeeld.

• Contactgegevens: geef nauwkeurige contactgegevens op van het contactpersoon voor vragen, inclusief de gegevens van de directe manager en de HR-vertegenwoordiger.

Een prestatieverbeteringsplan implementeren

Het implementeren van een effectief prestatieverbeteringsplan vergt een doordachte voorbereiding en consistente communicatie. Als je van begin tot eind duidelijke stappen volgt, creëer je een eerlijk proces dat de werknemer en je organisatie de beste kans geeft op een succesvol resultaat.

• Bereid je voor met HR-consultatie: voordat je een prestatieverbeteringsplan opstelt, moet je nauw samenwerken met je HR-afdeling om het bedrijfsbeleid te herzien en ervoor te zorgen dat de arbeidsregels worden nageleefd. Je kunt ook brainstormen over manieren om de werknemer te betrekken voor betere prestaties. Documenteer alle eerdere prestatiegesprekken en verzamel specifieke voorbeelden van prestatieproblemen om je zaak te ondersteunen.

• Plan de eerste vergadering: plan een een-op-een-vergadering met de werknemer in een neutrale setting. Plan voldoende tijd voor discussie en vragen in en overweeg om een HR-vertegenwoordiger erbij te betrekken zodat de juiste procedures worden gevolgd.

• Leg het prestatieverbeteringsplan voor: leg duidelijk de prestatieproblemen uit, bekijk samen het geschreven document voor het prestatieverbeteringsplan en omschrijf specifieke verwachtingen en tijdlijnen. Wees direct over de ernst van de situatie maar houd hierbij een positieve toon aan, zodat je de nadruk legt op de mogelijkheid tot verbetering.

• Houd regelmatig incheckbijeenkomsten: plan regelmatige voortgangsbeoordelingen gedurende de periode van het prestatieverbeteringsplan om de prestaties te beoordelen, uitdagingen te bespreken en voortdurend feedback te geven. Deze bijeenkomsten moeten gericht zijn op specifieke prestaties, aandachtspunten en eventuele aanpassingen die nodig zijn om goede resultaten te kunnen behalen.

• Zorg voor duidelijke documentatie: houd gedetailleerde verslagen bij van alle vergaderingen, gesprekken en voortgangsobservaties vanaf de eerste vergadering tot de eindresultaten. Deze documentatie beschermt zowel de werknemer als de organisatie en biedt tegelijkertijd waardevolle inzichten voor toekomstige initiatieven op het gebied van prestatiebeheer.

• Blijf controleren en pas aan waar nodig: als bepaalde benaderingen niet effectief werken, wees dan bereid om tijdlijnen, middelen of doelstellingen aan te passen. Het doel is om de vaart erin te houden en ervoor te zorgen dat het plan realistisch en haalbaar blijft voor het ontwikkelingstempo van de werknemer.

Voorbeelden van prestatieverbeteringsplannen

Verkoopprestaties

Een verkoopvertegenwoordiger heeft zijn kwartaaldoelstellingen in de afgelopen zes maanden voortdurend met 30% gemist. Het PIP beslaat 60 dagen en is gericht op het verbeteren van klantenwerving en opvolging. Het plan omvat het bijhouden van de dagelijkse verkoopactiviteiten, wekelijkse beoordelingen van de pipeline met de manager en een verplichte cursus over geavanceerde verkoopmethodologie. De successtatistieken bestaan onder andere uit een verhoging van 25% van gekwalificeerde leads en een verbetering van het afsluitingspercentage, zodat deze overeenkomt met het teamgemiddelde.

Communicatieve vaardigheden

Een teamleider krijgt regelmatig feedback over onduidelijke projectinstructies en langzame reacties op vragen van het team. Het PIP beslaat 45 dagen en behandelt de effectiviteit van de communicatie en de reactiesnelheid. Het plan vereist een gestructureerde dagelijkse check-in met het team, het bijwonen van een workshop over zakelijke communicatie en het vaststellen van een standaard voor reactietijden voor verschillende aanvragen. De voortgang wordt gemeten aan de hand van enquêtes waarin het team feedback geeft en het behalen van specifieke doelstellingen voor de reactietijd.

Projectmanagement

Een projectmanager levert consequent projecten die achterlopen op schema en het budget overschrijden. Het prestatieverbeteringsplan van 90 dagen is gericht op projectplanning en vaardigheden op het gebied van resourcebeheer. Het plan omvat het volgen van een senior projectmanager, het implementeren van nieuwe tools voor het volgen van projecten en het creëren van gedetailleerde projecttijdlijnen met ingeplande bufferperioden. Het succes wordt gemeten aan de hand van de volgende twee projecten die binnen 5% van de geplande tijdlijn en het geplande budget worden geleverd en waarvoor tegelijkertijd de wekelijkse statusupdates voor belanghebbenden bij wordt gehouden.