Sjabloon Root cause analysis
Gemaakt door:
Bepaal de hoofdoorzaak van een issue, zodat je het kunt corrigeren en kunt voorkomen dat het probleem zich opnieuw voordoet.
Categorieën
- Whiteboard-sjabloon
BELANGRIJKSTE FUNCTIES
Analysis
Probleemoplossing
Teamsamenwerking
Een probleem kan zich herhaaldelijk voordoen omdat een team de oorzaak niet helemaal begrijpt. In snel veranderende omgevingen kan het verleidelijk zijn om een snelle oplossing toe te passen en door te gaan met het werk.Â
Samenwerken als team is een van de beste manieren om de hoofdoorzaak van een probleem vast te stellen. Wanneer teams vertrouwen opbouwen en samenwerken om problemen vast te stellen en bruikbare oplossingen te bedenken, kunnen zelfs hardnekkige, terugkerende problemen permanent worden opgelost. De Confluence-sjabloon voor de hoofdzakenanalyse ondersteunt teamsamenwerking, inhoudsorganisatie, kennisbeheer, integratie, aanpassing en beveiliging.
Wat is een sjabloon voor de analyse van hoofdoorzaken?
Teams hebben vaak te maken met problemen, of het nu gaat om het niet informeren van belanghebbenden over wijzigingen of het overschrijven van een configuratiebestand. Een analyse van de hoofdoorzaak helpt het team om niet alleen problemen op te lossen, maar ook om de hoofdoorzaak van een probleem vast te stellen, te corrigeren en te voorkomen dat het zich in de toekomst voordoet.
Een sjabloon voor de analyse van de hoofdoorzaken begeleidt teams bij het opstellen van een probleemstelling, het bespreken van de oorzaken en het bedenken van een oplossing.
Waarom zou je een sjabloon voor de analyse van hoofdoorzaken gebruiken?
Vertrouwen opbouwen
Problemen kunnen er voor elk teamlid anders uitzien, afhankelijk van hun rol in het bedrijf. Door je te concentreren op de reden waarom een probleem is ontstaan in plaats van op wie de fout heeft gemaakt, kun je vertrouwen opbouwen en ervoor zorgen dat het hele team de verantwoordelijkheid neemt voor het oplossen van problemen.
Problemen identificeren
Om een probleemstelling aan te maken waarin wordt beschreven hoe een probleem is ontstaan, moet je je afvragen waarom het probleem is ontstaan, wat de oorzaak is, welke omstandigheden eraan hebben bijgedragen en of er nog andere factoren zijn die hieraan bijdragen. Blijf vragen stellen tot het team de vraag 'Waarom?' minstens vijf keer heeft beantwoord om het probleem vanuit elke hoek te bekijken.
Vergemakkelijk de samenwerking
Bij het opstellen van een probleemstelling of het genereren van bruikbare oplossingen helpt het om het probleem vanuit verschillende perspectieven te bekijken om nieuwsgierigheid en onderzoek te vergemakkelijken. De sjabloon voor de analyse van de hoofdoorzaak biedt een raamwerk voor gesprekken die leiden tot een beter begrip van de oorzaak en de omstandigheden waaronder het probleem zich heeft voorgedaan.Â
Verbeter de efficiëntie
Een consistent proces voor problemen aanpakken, zoals een sjabloon voor analyses van hoofdoorzaken, stelt teams in staat problemen efficiënter aan te pakken en gefocust te blijven op relevante informatie. Door een analyse van hoofdoorzaken als verwachte projectactiviteit op te nemen, kun je documenten sneller oplossen en alles duidelijker maken voor iedereen in het team.
Uitvoerbare oplossingen voorstellen
Brainstormen over ideeën is belangrijk voor het team om meerdere oplossingen te bedenken en uitvoerbare suggesties te doen. Als het team het eens is over een oplossing, leg dan vast hoe dat moet worden geïmplementeerd en wie de verantwoordelijkheid neemt, bespreek mogelijke obstakels en maak een schatting van een tijdlijn voor de oplossing van het probleem.
Hoe ga je aan de slag met de sjabloon voor de analyse van de hoofdoorzaak
- 1
Vul het overzicht in
Voordat je met een analyse van de hoofdoorzaak begint, moet je de gegevens van je team invullen in het overzichtsgedeelte van de sjabloon. Dit geeft de nodige informatie om het werk te beheren en stelt je in staat teamleden met '@' te betrekken en snel datums toe te voegen met '//'.
- 2
Formuleer een probleemstelling
Formuleer een probleemstelling waarin het probleem in een of twee zinnen wordt uitgelegd. Gebruik de @-vermeldingsfunctie om teamleden te betrekken om hen op de hoogte te stellen en de datum van de workshop vast te stellen. Deel vervolgens de pagina met het team voor de vergadering.
- 3
Bespreek de oorzaken van het probleem
Gebruik tijdens de vergadering de sjabloon voor hoofdoorzaakanalyse om de brainstormdiscussies te organiseren. Vraag de groep eerst om na te denken over de probleemstelling en wat aan de issue heeft bijgedragen.
- 4
Stel een laatste probleemstelling op
Gebruik de sjabloon voor de analyse van de hoofdoorzaak om de suggesties van het team vast te leggen over waarom het probleem zich heeft voorgedaan, en werk vervolgens samen om de probleemstelling te verfijnen.
- 5
Stel oplossingen voor
Gebruik de sjabloon om mogelijke oplossingen te noteren terwijl het team ideeën bespreekt en inzichten ontdekt. Vermeld de eigenaren en voeg actie-items en vervolgvragen toe voor elke oplossing die de groep voorstelt.
- 6
Werk bij zodra het werk is voltooid
Vink na de workshop actie-items af wanneer het team ze heeft voltooid. Gebruik beslissingstags bij het documenteren van de resultaten om ze bij te houden in de sjabloon voor de analyse van de hoofdoorzaak. Vervolgens kun je actie-items omzetten in Jira-taken om ze te voltooien.
Waarom Confluence?
Hoofdoorzaken analyseren is eenvoudiger met Confluence omdat het zowel teams op afstand als teams op locatie een samenwerkingsplatform biedt om ideeën uit te wisselen en problemen op te lossen. Confluence biedt één bron van waarheid om probleemstellingen vast te leggen, antwoorden vast te leggen en te beslissen over uitvoerbare oplossingen. Met @-mentions en andere snelle acties kun je teamleden taggen, je beslissingen omzetten in taken en ze volgen tot ze zijn opgelost.
Gerelateerde sjablonen
Bedrijfsstrategie
retrospective
Gebruik deze sjabloon om met je team zo'n retrospective te doen.
Bedrijfsstrategie
Gratis '5x waarom'-analyse
Gebruik deze sjabloon om een analyse uit te voeren met 5 waaromvragen en de oorzaken van teamproblemen te ontdekken.
Uitgelicht
jaarlijks onepager-plan
Deel de jaarplannen en -prioriteiten van je bedrijf met de hele organisatie.