Firma Interpark usprawniła zarządzanie użytkownikami i współpracę w całej firmie w ciągu 4,5 miesiąca dzięki migracji do Atlassian Cloud Premium

Wyzwanie: ze względu na cyfryzację globalnej turystyki i rosnące obciążenie pracą spowodowane pandemią firma Interpark musiała usprawnić procesy biznesowe, aby sprostać rosnącym kosztom konserwacji i aktualizacji oraz trudnościom we wdrażaniu zmian procesów biznesowych.

Rozwiązanie: przeprowadzono migrację do Jira i Confluence Cloud Premium z pomocą Dmove, Platinum Solution Partnera firmy Atlassian, wykorzystując narzędzie Atlassian Guard do centralizacji zarządzania użytkownikami.

Efekt: firma Interpark wyeliminowała czas niepotrzebnie poświęcany na kontrolę wersji i ograniczyła koszty zarządzania, jednocześnie podnosząc wydajność pracy dzięki usprawnionym procesom, czego efektem było zadowolenie użytkowników i administratorów. Skorzystała również z rozszerzenia uprawnień i aprowizacji użytkowników za pomocą narzędzia Guard, a wszystko to podczas migracji trwającej 4,5 miesiąca.

Analiza i przyjęcie rozwiązania do ogólnego zarządzania projektami

Firma Interpark przeanalizowała i wdrożyła rozwiązanie Jira w celu usprawnienia ogólnego zarządzania projektami. Od 2019 roku, po rozważeniu wdrożenia Confluence w celu maksymalizacji wewnętrznej akumulacji wiedzy i dzielenia się nią, firma korzysta z Jira i Confluence.

Wykorzystanie Jira i Confluence w pracy stopniowo rosło po ich wprowadzeniu, co skłoniło firmę Interpark do rozważenia migracji z istniejącej wersji Server do nowego środowiska. Gdy tylko pojawiła się konieczność sprawdzenia przydatności wersji Data Center i Cloud, podjęto decyzję o migracji do wersji Cloud. Wynikało to z uciążliwych wymagań dotyczących konserwacji wersji lokalnej, dostępności nowych funkcji w wersji Cloud i oferowanej przez nią elastyczności.

Ponieważ była to jej pierwsza migracja z wersji Server do Cloud, firma skupiła się na identyfikacji nowego środowiska i struktury. Bardzo jej też zależało na dostępności funkcji dodatkowych w trakcie migracji.

Poświęcono sporo czasu na analizę różnych technologii na potrzeby projektu migracji i ostatecznie jako preferowanego dostawcę rozwiązania wybrano firmę Dmove, Atlassian Platinum Partnera.

Dzięki bogatemu doświadczeniu i specjalistycznej technologii w dziedzinie migracji firma Dmove przekazała cenne wskazówki i umożliwiła gruntowne przygotowanie się do projektu podczas efektywnych konsultacji.

Ich celem było usprawnienie całego procesu, począwszy od wczesnych etapów projektu. Konsultacje objęły wykonalność migracji danych i skuteczne zarządzanie zmianami w nowym środowisku.

Firma Dmove sama zidentyfikowała potencjalne problemy z migracją danych i podzieliła się swoimi ustaleniami z firmą Interpark. Pomimo stosunkowo krótkiego okresu migracji trwającego 1,5 miesiąca oraz 3-miesięcznej fazy gruntownych analiz i przygotowań projekt przebiegł płynnie, bez żadnych zakłóceń.

Po migracji do wersji Cloud firma Interpark wdrożyła autoryzacje projektowe i przestrzenne, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi i wyeliminować zbędny dostęp do danych, a tym samym zwiększyć bezpieczeństwo. Pozwoliło to ponadto znacznie ograniczyć liczbę pracowników potrzebnych do rozwiązywania problemów związanych z bezpieczeństwem i przerwami w świadczeniu usług, a jednocześnie cieszyć się wyższą wydajnością pracy dzięki usprawnieniu procesów projektu.

Wyzwania

• Zarządzanie licencjami

  • w przypadku licencji na wersje Server korzystano zarówno z Jira, jak i Confluence, co wzbudziło obawy dotyczące procesu migracji z powodu zakończenia licencji Server;

  • pojawiła się potrzeba porównania planów migracji do wersji Data Center lub Cloud.

• Administrowanie systemem

  • brak jasności co do głównego organu administracyjnego systemów Jira i Confluence;

  • na system nałożono ciężar przeprowadzania aktualizacji wersji w celu wyeliminowania zidentyfikowanych niedociągnięć w zabezpieczeniach lub zadań związanych z konserwacją produktu.

• Zarządzanie procesami

• Trudno wdrażać zmiany w systemie, gdy proces pracy jest zmodyfikowany.

Rozwiązanie

• doskonalenie procesów za pomocą konsultacji zewnętrznych;

• decyzja o migracji do chmury w celu ograniczenia wysiłków związanych z zarządzaniem systemem;

• porównanie kosztów licencji: symulacja cen wersji Data Center i Cloud;

• synchronizacja z dostawcą identyfikatora Google Workspace w celu efektywnego zarządzania użytkownikami i ich aprowizacji w środowisku chmury.

Wpływ

• Po zakończeniu migracji do chmury firma doświadczyła znacznej poprawy efektywności procesów w każdym projekcie, co skutkowało zwiększoną wydajnością;

• ograniczono przerwy w świadczeniu usługi oraz liczbę pracowników potrzebnych do aktualizacji wersji w odpowiedzi na luki w zabezpieczeniach;

• podniesiono poziom bezpieczeństwa dzięki wdrożeniu autoryzacji projektowej/przestrzennej, skutecznie blokując zbędny dostęp do danych (poprawa organizacji o 30%);

• zarządzanie użytkownikami, łatwiejsze dzięki funkcjom synchronizacji identyfikatora Google Workspace i aprowizacji, nie tylko obniżyło koszty związane z ręcznym zarządzaniem użytkownikami, ale także zapewniło kompleksową kontrolę uprawnień;

• nie była wymagana obsługa techniczna wersji Server, co skutkowało zmniejszeniem wymagań dotyczących zasobów ludzkich;

• zautomatyzowane aktualizacje i ulepszone funkcje bezpieczeństwa wyeliminowały potrzebę przerw technicznych, ograniczając tym samym awarie i planowe przestoje;

• częstsze wykorzystanie zaawansowanych funkcji zwiększyło ich użyteczność nie tylko w zespołach, ale także podczas współpracy z innymi działami;

• Poziom zadowolenia pracowników wzrósł dzięki wdrożeniu czystszego środowiska UI.