Szablon Szablon schematu organizacyjnego
Utworzone przez:
Stworzenie przejrzystości organizacyjnej i zwiększenie efektywności projektów w firmach każdej wielkości
Kategorie
- Projekt
- Zasoby ludzkie
NAJWAŻNIEJSZE FUNKCJE
Strona wiki firmy
Wdrażanie
Zasób
Wyobraź sobie poruszanie się po tętniącym życiem mieście bez mapy lub próbę ugotowania nowego dania bez przepisu. Podobnie wygląda uruchamianie złożonego projektu bez wyraźnej struktury zarządzania lub zdefiniowanych ról.
W rozwijającej się organizacji brak jasności co do ról, obowiązków i struktur podległości może szybko doprowadzić do zamieszania, dublowanych działań i straconych okazji. Komunikacja staje się wąskim gardłem, nowi pracownicy czują się zagubieni i nawet doświadczeni menedżerowie projektów mogą mieć trudności ze zrozumieniem, w jaki sposób ich praca naprawdę łączy się z nadrzędnymi celami firmy.
To właśnie tutaj efektywny schemat organizacyjny staje się niezbędny. To coś więcej niż tylko statyczny diagram; to dynamiczny zestaw szablonów zapewniający przejrzystość, komunikację i współpracę w Twojej firmie. Dobrze zaprojektowany szablon schematu organizacyjnego stanowi wizualne ramy potrzebne do uporządkowania tej złożoności, dzięki którym każda osoba i każdy zespół rozumieją swoje miejsce, cel i powiązania w hierarchii firmy.
Czym jest schemat organizacyjny?
Schemat organizacyjny przedstawia podstawową strukturę organizacji, ułatwiając identyfikację luk w zasobach i przedstawienie szczegółowego obrazu Twojej firmy. Możesz użyć schematu organizacyjnego, aby lepiej zrozumieć role, obowiązki, relacje, a także stanowiska i ich nazwy, które definiują hierarchię organizacyjną w Twojej firmie.
Efektywny schemat organizacyjny upraszcza proces wdrażania, jasno przedstawiając nowym pracownikom strukturę organizacyjną w formie graficznej. Nowi członkowie zespołu mogą szybko zrozumieć, kto za co odpowiada. Schemat wyjaśnia również relacje podległości służbowej i pomaga nowym pracownikom identyfikować swoich bezpośrednich podwładnych, ułatwiając poruszanie się po hierarchii firmy i kanałach komunikacji.
Kluczową funkcją schematu organizacyjnego jest strona wiki Twojej firmy, która stanowi scentralizowane miejsce do współpracy nad projektem. Schemat obejmuje wszystkich pracowników, aby zapewnić kompleksowy obraz organizacji. Schematu organizacyjnego możesz także używać, aby lepiej zrozumieć, w jaki sposób wykorzystujesz swoje zasoby i jak możesz je optymalizować.
Przykładowe schematy organizacyjne
Schematy organizacyjne mają różne struktury, które odzwierciedlają różne kultury firmy, modele operacyjne i cele strategiczne. Nie ma „właściwego” schematu organizacyjnego; decyzja zależy m.in. od hierarchii, wielkości i branży firmy.
Oto kilka przykładowych schematów organizacyjnych:
Hierarchiczny schemat organizacyjny: to najbardziej tradycyjny i standardowy typ przypominający piramidę. Definiuje odgórną strukturę z wyraźną hierarchią służbową, pokazując relacje podległości służbowej od ścisłego kierownictwa do pracowników najniższego szczebla. Idealnie nadaje się on dla większych organizacji o ugruntowanej pozycji, które wymagają wyraźnego podziału uprawnień i odpowiedzialności.
Macierzowy schemat organizacyjny: ta struktura jest przeznaczona dla firm, w których pracownicy mają kilku przełożonych, zazwyczaj menedżera funkcyjnego (np. szefa marketingu) i menedżera projektu. Jest on często używany w środowiskach projektowych lub organizacjach Agile, sprzyjając współpracy interdyscyplinarnej, jednak czasami może komplikować strukturę podległości służbowej.
Płaski (lub poziomy) schemat organizacyjny: to struktura niemająca wcale lub mająca niewiele pośrednich szczebli zarządzania, która kładzie nacisk na decentralizację i bezpośrednią komunikację. Często spotykany w mniejszych firmach lub start-upach, w których sprzyja autonomii, szybszemu podejmowaniu decyzji i środowisku bardziej opartemu na współpracy, jednak jego skalowanie bywa trudne.
Działowy schemat organizacyjny: ten typ jest wykorzystywany przez większe firmy, które organizują się według określonych produktów, usług, regionów geograficznych lub segmentów klientów. Każdy dział funkcjonuje prawie jak odrębne miniprzedsiębiorstwo z własnym zestawem zespołów funkcyjnych (np. oddzielny zespół marketingu, sprzedaży i HR w przypadku każdej linii produktów).
Sieciowy schemat organizacyjny: mniej tradycyjna i bardziej elastyczna struktura. Model sieciowy kładzie nacisk na otwartą komunikację i zdecentralizowane podejmowanie decyzji. Jest często używany przez firmy, które w dużej mierze polegają na zewnętrznych partnerach, freelancerach lub skupionych na projektach zespołach, i przedstawia relacje między zespołami wewnętrznymi a podmiotami zewnętrznymi.
Zalety korzystania z szablonu schematu organizacyjnego
Poprawia przejrzystość i strukturę
Schemat organizacyjny wizualnie przedstawia strukturę Twojej firmy, w tym hierarchię, organizację zespołu i różne działy. Wizualizacja struktury firmy pozwala zidentyfikować zasady podległości, relacje w działach oraz strukturę każdej grupy, co ma kluczowe znaczenie w zarządzaniu projektami i współpracy. Schemat ten pomaga również wyjaśnić każdy poziom w hierarchii organizacji, ułatwiając zrozumienie ról i możliwości awansu.
Zachowuje spójność
Szablon schematu organizacyjnego to skuteczny sposób na utrzymanie spójności we wszystkich schematach organizacyjnych i zapewnienie dokładności całej dokumentacji. Ułatwia to pracownikom odwoływanie się do tych schematów i używanie ich jako cennego narzędzia. Ponadto usystematyzowany format, którego można się trzymać, ogranicza liczbę potencjalnych błędów.
Zwiększa wydajność
Szablon schematu organizacyjnego pozwala oszczędzać czas, określając obowiązki zespołu, co skutkuje zwiększoną wydajnością. Pomaga to poświęcać mniej czasu na formatowanie, a więcej na analizę długoterminowych celów. Śledzenie aktualizacji — np. nowo zatrudnionych, awansów i odchodzących pracowników — w arkuszu kalkulacyjnym również usprawnia zarządzanie schematem organizacyjnym.
Większy profesjonalizm
Szablony oferują łatwe rozwiązanie do tworzenia dopracowanego, profesjonalnego schematu organizacyjnego. Wysokiej jakości obrazy lub grafika mogą nadać schematowi bardziej profesjonalny wygląd. Jakość materiałów, które rozdajesz zespołowi i interesariuszom, znacząco wpływa na postrzeganie Twojej firmy, dlatego schematy organizacyjne muszą wyglądać profesjonalnie.
Ułatwia komunikację
Komunikacja i dzielenie się wiedzą są kluczowe dla sukcesu firmy. Korzystanie z szablonu schematu organizacyjnego może usprawnić komunikację, zapewniając jasną wizualną prezentację struktur zespołu, która ułatwia zrozumienie ról i komunikowanie zmian. Kiedy zatrudniasz nowego pracownika, może on zapoznać się ze schematem organizacyjnym, aby lepiej zrozumieć strukturę Twojej firmy.
Jak korzystać z szablonu schematu organizacyjnego
- 1
Zdefiniowanie zespołu
Zacznij od podjęcia decyzji, czy utworzyć schemat organizacyjny dla całej firmy, czy mniejsze schematy dla poszczególnych zespołów. Zdefiniuj każdy zespół, w tym jego członków i ich role, oraz uwzględnij szczególne cechy i mocne strony każdej osoby. Jasne zdefiniowanie każdego zespołu jest niezbędne do ustalenia struktury podległości i hierarchii w firmie.
- 2
Gromadzenie informacji
Następnie należy zgromadzić bardziej szczegółowe informacje o członkach zespołu. Zbierz dokładne dane, w tym aktualne dane o zatrudnieniu. Zgromadź szczegóły dotyczące roli każdego członka zespołu, jego obowiązków oraz przełożonych. W razie potrzeby rozważ zweryfikowanie ścisłości tych informacji u odpowiednich interesariuszy.
- 3
Sporządzenie schematu organizacyjnego
Po uporaniu się z zespołami utwórz schemat szczegółowo opisujący strukturę Twojej firmy. Nasz darmowy szablon zawiera gotowe kształty i linie. Możesz wybierać spośród różnych opcji kształtów, aby wizualnie przedstawić różne role i relacje.
Zalecamy, by zacząć od kierowników najwyższego szczebla i przesuwać się w dół hierarchii. Wraz z kolejnymi zespołami i osobami należy też dodawać kształty i linie. Można także użyć kolorów do rozróżniania zespołów lub działów, dzięki czemu schemat jest czytelniejszy. Ponadto można zaprojektować i dostosować szablon schematu do potrzeb swojej firmy, tak by pasował do preferowanego stylu i struktury.
- 4
5. Sprawdzenie i wprowadzenie korekt
Zanim schemat organizacyjny trafi do innych członków zespołu, poproś interesariuszy o informację zwrotną. Interesariusze odgrywają istotną rolę w procesie decyzyjnym, możesz więc wykorzystać ich opinie do korygowania schematu organizacyjnego, aż będzie gotowy do udostępnienia zespołowi. Upewnij się, że schemat odzwierciedla wszystkie ostatnie zmiany organizacyjne, aby zapewnić jego dokładność i aktualność.
- 5
Informowanie zespołu
Po ukończeniu schematu organizacyjnego możesz go udostępnić wszystkim uwzględnionym zespołom. Możesz go również pobrać lub wydrukować, aby ułatwić jego rozprowadzenie lub przedstawienie. Udostępnianie schematu organizacyjnego pomaga zespołom zrozumieć, co je łączy oraz za co każdy z nich jest odpowiedzialny, sprzyjając w ten sposób poczuciu odpowiedzialności w całej organizacji.
Usprawnienie struktur zespołów dzięki tablicom Confluence
Tablice Confluence ułatwiają organizowanie struktur i danych zespołu, przekształcając Twoje pomysły w działanie. Te cyfrowe tablice można wykorzystać do burzy mózgów, planowania i podejmowania czynności. Można nawet zintegrować zgłoszenia Jira, strony Confluence i narzędzia innych firm, w tym Dokumenty Google i prezentacje PowerPoint, w celu tworzenia i udostępniania schematów organizacyjnych i połączenia wszystkiego w jednym miejscu.
Użyj naszego szablonu schematu organizacyjnego w celu stworzenia szczegółowego dokumentu i osadzenia go bezpośrednio na stronie Confluence. Tablice Confluence umożliwiają również angażowanie kolegów z zespołu i współpracę, dzięki czemu wszyscy są na bieżąco.
Zacznij korzystać z tablic Confluence, aby ułatwić planowanie i wcielać pomysły w życie.
Powiązane szablony
Praca zespołowa
Notatki ze spotkania
Twórz plany spotkań, sporządzaj notatki i udostępniaj listę zadań zespo łowi.
Planowanie projektu
Plan projektu
Przekształć chaotyczne projekty w dobrze naoliwione maszyny
Zasoby ludzkie
Plakat zespołu
Zapewnij zespołowi dostęp do aktualnych informacji o przedmiocie prac, wykorzystując w tym celu plakat zespołu.