Szablon Raporty o statusie projektu
Utworzone przez:
Arizona State University
Z łatwością informuj swoje zespoły o statusie projektu, korzystając z Confluence i Jira
Kategorie
- Zarządzanie projektami
- Finanse i operacje
NAJWAŻNIEJSZE FUNKCJE
Ocena ryzyka
Zarządzanie projektami
Raportowanie
Biuro Zarządzania Projektami (PMO) Uniwersytetu Stanowego Arizony (ASU) opracowało ten szablon raportu o statusie projektów, aby ujednolicić sposób informowania interesariuszy o bieżącym stanie realizacji swoich projektów. Wykorzystanie konfigurowanych i udostępnianych szablonów raportów o statusie projektu pozwoliło ASU usprawnić proces śledzenia postępów projektu, między innymi dzięki uniwersalnym sekcjom, które można modyfikować w celu dopasowania do konkretnych potrzeb projektu.
Przyjrzyj się, w jaki sposób uniwersytet korzysta z szablonu, a następnie dostosuj go do potrzeb Twojego zespołu. Możesz utworzyć typy zgłoszeń Jira lub pola, jakie uznasz za stosowne w raporcie o statusie. Gdy dostosujesz szablon do swoich zespołów, zapisz go jako nowy szablon. Wówczas kierownicy projektów będą musieli jedynie zmienić JQL w makrze Confluence i zastąpić klucz projektu kluczem właściwym dla konkretnego projektu.
Korzyści z raportów o statusie projektu
Raportowanie statusu projektu oferuje wiele korzyści, które przyczyniają się do sukcesu projektu i zadowolenia interesariuszy:
Przejrzystość i widoczność: dostarczając interesariuszom przejrzyste i aktualne informacje, raporty o statusie projektu zwiększają zaufanie i wiarę w możliwości zespołu. Przejrzystość sprzyja również odpowiedzialności i zachęca do otwartej komunikacji między członkami zespołu.
Dostosowanie i skupienie: raporty o statusie pomagają informować interesariuszy i członków zespołu o wspólnych celach projektu, priorytetach i osiach czasu. Podkreślają kluczowe kamienie milowe i elementy dostarczane oraz zmuszają wszystkich do skupienia się na wspólnych celach i oczekiwaniach.
Zarządzanie ryzykiem i ograniczanie go: zespoły projektowe mogą wcześnie identyfikować potencjalne zagrożenia i problemy przez regularne raportowanie statusu, co umożliwia wdrażanie na czas strategii ograniczania ryzyka. Aktywne reagowanie na zagrożenia pozwala unikać w projektach kosztownych opóźnień i komplikacji.
Podejmowanie decyzji i korekty kursu: dzięki dokładnym i wyczerpującym danym projektowym interesariusze mogą podejmować świadome decyzje i dostosowywać plany projektu. Zarówno w przypadku relokacji zasobów, korekty osi czasu, jak i zmiany strategii raporty o statusie dostarczają analiz niezbędnych do skutecznego podejmowania decyzji.
Zarządzanie wieloma projektami: korzystanie z szablonów raportów o statusie projektu może wydatnie pomóc w zarządzaniu wieloma projektami, oferując scentralizowane śledzenie i możliwość rozróżniania poszczególnych projektów i ich kierowników. W ten sposób każdy projekt jest ściśle monitorowany i efektywnie zarządzany, zgodnie z nadrzędnymi celami firmy.
Ciągłe doskonalenie: analizując trendy i wzorce w czasie, zespoły projektowe mogą identyfikować obszary do poprawy i wdrażać ulepszenia procesu. Raportowanie statusu to pętla informacji zwrotnej, umożliwiająca zespołom uczenie się na podstawie przeszłych doświadczeń i optymalizację przyszłej realizacji projektu.
Raportowanie statusu projektu oferuje wiele korzyści, które mają kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu i zadowolenia interesariuszy. Raporty o statusie przyczyniają się do doskonałości projektu na wiele sposobów, począwszy od wspierania przejrzystości i dostosowania po umożliwienie efektywnego zarządzania ryzykiem i podejmowania decyzji. Służą również jako katalizator ciągłego doskonalenia, umożliwiając zespołom uczenie się na podstawie przeszłych doświadczeń i udoskonalanie procesów w celu osiągnięcia sukcesu w przyszłości.
Jak korzystać z szablonu stanu projektu
- 1
Skonfigurowanie Jiry i Confluence do współpracy
Szablon statusu projektu działa razem z projektami PMO uniwersytetu w Jirze, które mają ten sam schemat. W schemacie tym określony typ zgłoszenia o nazwie Projekt PMO gromadzi metadane, w tym szczegóły projektu, takie jak jego nazwa, kierownik i sponsor, data raportu, stan projektu, ograniczenia i status.
Informacje te są wykorzystywane do aktualizacji makr Jira osadzonych w szablonie Confluence, co daje interesariuszom przegląd postępów projektu. Na każdy projekt przypada tylko jedno zgłoszenie dotyczące Projektu PMO i jest ono wypełniane przez kierownika projektu. Integracja ta zapewnia również ciągłą aktualizację statusu projektu w czasie rzeczywistym, umożliwiając natychmiastowy wgląd w aktualny stan lub postęp projektu.
- 2
Dodanie podsumowania statusu projektu do aktualizacji
Uniwersytet zautomatyzował również wypełnianie sekcji Podsumowanie szablonu, tworząc dwa pola niestandardowe w zgłoszeniu Projektu PMO: pole Notatka o statusie i pole Ograniczenia, skutecznie tworząc podsumowanie statusu projektu. Podsumowanie to zapewnia kluczowym interesariuszom i członkom zespołu zwięzły przegląd postępów projektu, w tym raporty z postępu ukończonych prac, nadchodzących zadań i kamieni milowych projektu. Następnie zastosowano makro Jira na platformie Confluence, aby wyodrębnić do tabeli Podsumowanie wyłącznie te pola.
Jeśli chcesz wykorzystać tę sztuczkę, ustaw program tak, aby w odpowiednich kolumnach wyświetlał wyłącznie pola „Informacje o statusie” i „Ograniczenia” (lub inne w zależności od ustawionych niestandardowych pól podsumowania statusu). Po skonfigurowaniu tego menedżerowie projektów będą musieli jedynie zastąpić klucz projektu w makrze JQL. Ta sekcja odzwierciedla postępy projektu poprzez notatki o stanie i ograniczenia, zapewniając aktualizacje wysokiego poziomu, aby zespół był na bieżąco, aktywnie identyfikując zagrożenia i zapewniając interesariuszom koordynację z postępami projektu.
Gdy dane te będą automatycznie uwzględniane w widoku, kierownik projektu będzie miał ułatwione zadanie. Wystarczy, że szybko przejrzy dane i przypisze kod statusu projektu — zielony, żółty lub czerwony.
- 3
Osadzenie raportu Jira
Użyj makra raportu Jira, aby wyświetlić wszystkie zgłoszenia w projekcie, w tym śledzenie postępu projektu i skordynowanie go z harmonogramem projektu, a następnie poproś menedżerów projektu o zastąpienie klucza projektu własnym. W przykładzie ASU widać, że zespół skonfigurował swój typ zgłoszenia projektu PMO, który wyświetla niestandardowe pola podsumowania, statusu, daty rozpoczęcia, daty zakończenia i opisu.
- 4
Pokazanie postępów w realizacji projektu, kolejnych kroków i ewentualnych zagrożeń
Przedstaw wszystkim interesariuszom obraz Waszych osiągnięć, kolejnych kroków, obszarów ryzyka lub problemów. W tym przypadku Uniwersytet Stanu Arizona także wykorzystał typy zgłoszeń dostępne w każdym projekcie biura zarządzania projektami.
W kolumnie Osiągnięcia Uniwersytet Stanu Arizona dodaje informacje o zadaniach zrealizowanych w ciągu ostatnich 7 dni. Wykorzystuje do tego filtr języka JQL Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now()). Informacje obejmują raporty z postępu ukończonych prac, nadchodzących zadań i kamieni milowych projektu, co zapewnia jasny obraz osiągniętych celów.
Do kolumny Kolejne kroki pobierane są zadania, które jeszcze nie zostały zrealizowane. Służy to tego filtr języka JQL: Project = “ATL” AND issuetype != “PMO Project” AND Resolution = unresolved.
W przypadku niestandardowych typów zgłoszeń pobierane są również kategorie Ryzyka i Zgłoszenia. Ocena kondycji projektu ma kluczowe znaczenie dla identyfikacji potencjalnych zagrożeń, zapewnienia, że projekt pozostaje na właściwych torach, oraz informowania interesariuszy o kluczowych wskaźnikach, zagrożeniach i stanie budżetu.
- 5
Zapisanie szablonu jako własnego
Po skonfigurowaniu szablonu pod kątem swojego zespołu możesz go zapisać na własny użytek. Wówczas kierownicy projektu będą musieli jedynie zaktualizować klucz projektu, aby zacząć pracę. Zaproponuj jedno miejsce, do którego będziesz odsyłać wszystkich interesariuszy oraz zespoły po ujednolicone, aktualne informacje na temat wszystkich projektów.
Maksymalizacja sukcesu projektu dzięki szablonowi raportu o statusie projektu Confluence
Raportowanie statusu projektu jest podstawą skutecznego zarządzania projektami i zapewnia interesariuszom terminowy wgląd w postępy, ryzyko i osiągnięcia projektu. Firmy mogą usprawnić proces raportowania, wykorzystując integrację między Confluence i Jirą, co zapewnia dokładność, dostępność i konkretność danych.
Korzyści ze standardowego raportowania statusu są jasne dla wszystkich, od Biura Zarządzania Projektami Arizona State University po firmy na całym świecie: przejrzystość, dostosowanie, ograniczanie ryzyka, świadome podejmowanie decyzji i ciągłe doskonalenie. Przestrzegając najlepszych praktyk, takich jak dostosowywanie, automatyzacja, przejrzystość i regularność, zespoły mogą tworzyć solidne szablony raportów o statusie, które sprzyjają powodzeniu projektu i zadowoleniu interesariuszy.
Czas dostarczania raportów o statusie powinien być dostosowany do specyficznych potrzeb i dynamiki każdego projektu, równoważąc częstotliwość aktualizacji z poziomem złożoności projektu i oczekiwaniami interesariuszy.
Efektywne raportowanie statusu projektu to nie tylko przekazywanie informacji; chodzi w nim o wspieranie współpracy, odpowiedzialności i zaufania wśród zespołów projektowych i interesariuszy. Wdrażając kulturę przejrzystości i aktywną komunikację, firmy mogą pewnie radzić sobie z wyzwaniami, wykorzystywać możliwości i ostatecznie osiągać cele projektu.
Powiązane szablony
Planowanie projektu
Bezpłatne burze mózgów
Pobudź kreatywność dzięki szablonowi burzy mózgów, który pomoże zespołowi uporządkować pomysły i rozwiązywać problemy.
Planowanie projektu
Aktualna sytuacja firmy
Regularnie informuj kierownictwo i szersze grono zespołu o wynikach biznesowych oraz wynikach produktu.
Praca zespołowa
Planowanie potencjału wykonawczego
Przestań opierać swoje szacunki i priorytety na przypuszczeniach.