Szablon Planowanie potencjału wykonawczego
Utworzone przez:
Realistyczne określenie mocy przerobowych zespołu
Kategorie
- Zarządzanie produktem
- Oprogramowanie i IT
NAJWAŻNIEJSZE FUNKCJE
Śledzenie zadań
Ustalanie priorytetów
Koordynacja działań zespołu
Dla kierownika projektu planowanie projektów i zarządzanie obciążeniem pracą zespołu może przypominać zgadywankę. Być może nie wiesz, ile przepustowości ma każdy członek zespołu, co może prowadzić do frustracji, wypalenia i nieefektywnego wykorzystania zasobów.
Rozważ skorzystanie z szablonu planowania wydajności Atlassian, aby uzyskać dokładny obraz mocy przerobowych zespołu, wyeliminować domysły i zwiększyć poczucie wsparcia i współpracy zespołu.
Czym jest szablon planowania wydajności?
Szablon planowania wydajności to cyfrowy arkusz kalkulacyjny służący do śledzenia i zarządzania wymaganiami projektu oraz dostępnymi zasobami umożliwiającymi ich spełnienie. Pozwala on menedżerom na skuteczne przydzielanie zadań członkom zespołu i ostatecznie pomaga zapobiegać wypaleniu zawodowemu.
Korzyści
Wykorzystanie potencjału szablonu planowania wydajności może przynieść wiele korzyści zarówno zespołom, jak i firmom. Oto przykładowe zalety szablonu planowania wydajności:
Zmniejszone koszty firmy
Czas to pieniądz. Chociaż może się wydawać, że nakładanie jak największej ilości pracy na poszczególnych członków zespołu w celu maksymalizacji produktywności jest skuteczne, strategia ta zazwyczaj przynosi skutki odwrotne do zamierzonych. Jeśli obciążenie pracą przerasta możliwości członka zespołu, może to prowadzić do stresu i wypalenia, ostatecznie zmniejszając jego wydajność.
Dlatego ważne jest, aby rozdzielać zadania między członków zespołu odpowiednio do ich możliwości. Szablon planowania wydajności umożliwia zarządzanie obciążeniem każdego członka zespołu i zadbanie, aby żaden z nich nie był przepracowany.
Zwiększona produktywność
Pracownicy są bardziej produktywni, jeśli nie są przepracowani, zestresowani lub wypaleni. Szablon planowania wydajności pomoże Ci zadbać o to, by członkowie zespołu mieli do wykonania optymalną ilość pracy i byli w stanie utrzymać produktywność.
Wyższa jakość pracy
Przeciążenie członków zespołu negatywnie odbija się na jakości ich pracy. Mogą wykonywać zadania w pośpiechu, nie sprawdzając odpowiednio wyników przed ich oddaniem. Aby temu zaradzić, użyj szablonu planowania wydajności, który pozwoli Ci przydzielać odpowiednią pracę każdemu członkowi zespołu zależnie od jego mocy przerobowych.
Ulepszone środowisko pracy
Zadowoleni pracownicy tworzą dobre środowisko pracy. Aby utrzymać morale zespołu na wysokim poziomie, skorzystaj z szablonu planowania wydajności, dzięki któremu nie będą oni przepracowani, a atmosfera w miejscu pracy będzie przyjazna.
Eliminacja nadwyżki mocy przerobowych
Gdy pracownicy podejmują się pracy przekraczającej ich możliwości, często mówią o tym dopiero wtedy, gdy są wypaleni lub chcą odejść. Dlatego kierownicy projektów muszą ustanawiać rutynowe procesy dające pewność, że członkowie zespołów podejmują się tylko tego, z czym są w stanie sobie poradzić.
Szablon planowania wydajności projektu eliminuje ryzyko, że członkowie zespołu będą pracować za dużo, dzięki regularnemu rejestrowaniu liczby godzin pracy, jaką każdy członek zespołu planuje poświęcić na ukończenie przyszłych projektów. W efekcie, gdy szablon planowania wydajności pokazuje, że członek zespołu ma wystarczająco dużo pracy, aby wypełnić jego czas, kierownik projektu nie przydziela mu kolejnych zadań.
Ulepszone zarządzanie zasobami
Zarządzanie zasobami pozwala zapewnić dostępność odpowiednich zasobów do realizacji projektów. Zlecanie części pracy freelancerom w celu dopilnowania realizacji projektu stanowi formę zarządzania zasobami.
W celu prawidłowego zarządzania zasobami użyj szablonu planowania, aby śledzić, ile pracy musisz przydzielić członkom zespołu lub zlecić na zewnątrz. Szablony planowania wydajności nadają się doskonale także do określania przyszłych wymagań dotyczących zasobów.
Jak korzystać z szablonu planowania wydajności
- 1
Kierownicy projektów chcący zoptymalizować moce przerobowe swojego zespołu powinni rozważyć skorzystanie z szablonu planowania. Oto kroki pozwalające go użyć:
- 2
Zadanie zespołowi pracy domowej
Przed zebraniem zespołu w celu omówienia wydajności poproś jego członków o zapisanie swoich tygodniowych działań przy użyciu szablonu planowania wydajności — w tym projektów roboczych, zadań administracyjnych i przerw na lunch.
Następnie niech oszacują czas poświęcany w tygodniu na każde zadanie. W ten sposób mogą odnieść się do swoich harmonogramów, wiadomości e-mail, czatów i zgłoszeń, aby dokładnie zrozumieć swoje obciążenie pracą.
- 3
Zorganizowanie spotkania zespołu
Zorganizuj spotkanie zespołu po tym, jak dasz członkom zespołu czas na zorganizowanie ich tygodnia pracy przy użyciu szablonu planowania wydajności. Zacznij od wyjaśnienia, dlaczego omawiasz moce przerobowe zespołu.
Przygotowujesz się do nowego projektu, zastanawiasz się, jak wdrożyć nowego członka zespołu lub po prostu chcesz wyznaczyć jasne granice? Wyjaśnienie celu pomaga wszystkim go zrozumieć, co sprzyja otwartej i szczerej dyskusji na temat godzin i dostępności.
- 4
Wykonanie prostych obliczeń
Teraz czas, aby wszyscy podsumowali swoje godziny. Dopilnuj, aby każdy członek zespołu uwzględnił wszystkie swoje typowe działania w ciągu tygodnia pracy, od zadań administracyjnych po przerwy na kawę. Ten kompleksowy widok pozwala Ci jako kierownikowi projektu poznać całkowitą liczbę godzin pracy każdego członka zespołu.
Następnie oblicz procent czasu poświęcanego przez każdego członka zespołu na projekty, dzieląc jego godziny związane z projektami przez całkowity czas pracy. Analiza ta pomaga ustalić, ile czasu poświęca pracownik na pracę nad projektem.
Poświęć chwilę na omówienie tych liczb w zespole. Czy godziny pracy odpowiadają oczekiwaniom? Czy deklarowane wartości procentowe są zgodne z celami zespołu? Czy zdarzają się nieoczekiwane dysproporcje takie jak nadmierny czas poświęcany na zadania niezwiązane z projektem np. obowiązki administracyjne?
Taka otwarta rozmowa pozwala kierownikom projektów zidentyfikować obszary wymagające korekty i odpowiednio zoptymalizować czas zespołu.
- 5
Wypełnienie tabeli mocy przerobowych zespołu
W tabeli szablonu planowania podaj imię i nazwisko każdego członka zespołu, jego rolę, procent czasu poświęcanego w tygodniu na projekty oraz łączną liczbę godzin tygodniowo przeznaczonych na projekty. Pogrupuj osoby o podobnych rolach, aby w pełni zrozumieć potencjał swojego zespołu.
Podsumowując godziny dla każdej roli, możesz określić całkowity czas spędzany przy projektach przez specjalistów takich jak inżynierowie i analitycy danych. W ten sposób dowiesz się, ile czasu każdy specjalista poświęca na działania związane z projektami.
- 6
Podejmowanie świadomych decyzji
Teraz, gdy lepiej rozumiesz moce przerobowe swojego zespołu, użyj tych informacji do podejmowania świadomych decyzji dotyczących planowania projektu. Wnioski płynące z szablonów planowania wydajności umożliwiają menedżerom skuteczne dostosowanie umiejętności każdego członka zespołu do określonych zadań.
Takie podejście pomaga zapobiegać stresowi i wypaleniu wśród członków zespołu, gdyż pozwala uniknąć przeciążenia ich pracą i zbytniego rozproszenia. Wykorzystanie szablonów planowania wydajności ułatwia rozłożenie obciążenia pracą, zwiększa wydajność zespołu i sprzyja zdrowszemu środowisku pracy.
Zwiększenie produktywności dzięki szablonowi planowania wydajności Atlassian
Szablon planowania wydajności Atlassian z Confluence to coś więcej niż tylko praktyczne rozwiązanie — to strategiczne podejście do optymalizacji wydajności zespołu i sukcesu projektów. Dzięki temu szablonowi kierownicy projektów uzyskują nieoceniony wgląd w moce przerobowe swojego zespołu, co umożliwia im precyzyjną alokację zadań i zasobów.
Dysponując pełniejszą wiedzą na temat obciążenia pracą każdego członka zespołu, menedżerowie mogą zapobiegać wypaleniu zawodowemu, wspierać współpracę i utrzymywać przyjazne środowisko pracy. Szablon planowania wydajności Confluence umożliwia zespołom podejmowanie świadomych decyzji, dostosowywanie zadań do celów zespołu, a ostatecznie poprawę produktywności i wyników projektu.
Zapomnij o domysłach podczas zarządzania projektami i zacznij korzystać z usprawnionego, praktycznego podejścia dzięki szablonowi Atlassian do planowania wydajności Confluence.
Powiązane szablony
Partnerzy
Spotkanie w cztery oczy
Organizuj spotkania w cztery oczy i utrzymuj produktywne relacje zawodowe.
Strategia biznesowa
Retrospektywa 4L
Użyj tego szablonu do przeprowadzenia z zespołem retrospektywy 4L.
Strategia biznesowa
Analiza „5 × dlaczego”
Wykorzystaj ten szablon do przeprowadzania analizy „5 × dlaczego” i odkrywania źródeł problemów zespołu.