Департамент здравоохранения Калифорнии модернизировал систему и сэкономил более 2,2 млн долл. США с помощью Atlassian Cloud Enterprise

Задача. В Департаменте использовали множество инструментов для совместной работы, планирования и реализации технологических проектов. Это усложняло межфункциональную работу, поиск информации и обмен ею, а также достижение целей учреждения.

Решение. Централизовать Департамент с помощью Atlassian и перейти на план Enterprise Cloud. Уже сейчас у Департамента более 1000 активных пользователей, и это число продолжает расти. К концу 2024 года они планируют набрать 4000 пользователей и стать крупнейшим учреждением штата Калифорния в Atlassian Cloud Enterprise.

Воздействие. Благодаря усовершенствованным процессам и платформам команды Департамента улучшили скорость и качество обслуживания, сэкономили средства, а также повысили прозрачность и эффективность совместной работы. На первом же проекте они выполнили работу втрое быстрее и сэкономили 2,2 млн долл. США.

Препятствия (и возможности) для значимой миссии авторитетного учреждения

Разрозненность и устаревшие технологии мешают работать даже самым прогрессивным и амбициозным мыслителям и деятелям в правительственных учреждениях. В Департаменте здравоохранения Калифорнии с этим знакомы не понаслышке. Каждое подразделение стремилось к достижению общих целей, но из-за использования разрозненных инструментов и процессов многим казалось, что они движутся в разных направлениях.

Увидев в этих проблемах возможности для роста, начальник отдела заводской и инженерной модернизации Департамента Райан Мосли и консультант по Atlassian Enterprise Элиза Авилес-Бодуин начали изучать «золотое решение для Золотого штата»: стандартизировать работу с помощью облачных инструментов Atlassian, чтобы быстрее двигаться к цели — обеспечить каждому равный доступ к качественному медицинскому обслуживанию, то есть улучшить здоровье всего населения Калифорнии.

Модернизация и стандартизация позволили сэкономить 2,2 млн долл. США на первом же проекте

В Департаменте уже давно понемногу использовали Jira Cloud и Confluence Cloud, а также ряд других инструментов, включая устаревшую версию SharePoint. Когда учреждение начало внедрять гибкие методологии и приобрело дополнительные лицензии Atlassian, объемы использования стали естественным образом расти. 

По мере того как все больше людей стали использовать инструменты Atlassian, команда модернизации Департамента увидела, что сотрудники работают быстрее, лучше взаимодействуют и открывают новые способы приносить пользу друг другу и жителям по всему штату. Когда Райан показал руководителям, как сотрудники используют Atlassian и как команда может улучшить управление портфелем организации с помощью стандартизации платформы, они сразу же поддержали идею. 

«Использование стало распространяться на отделы и программы внутри и за пределами команды модернизации, — говорит Райан. — Как только сведения и результаты от команды модернизации обеспечили новый уровень прозрачности и информирования в реальном времени для директората, решение [стандартизировать Atlassian] стало более твердым».

Чтобы поддержать внедрение, команда Райана совместно с корпоративным архитектором Департамента Джо Чавесом, администратором Jira Кристин Корона и консультантом по Atlassian Enterprise Элизой Авилес-Бодуин разработала простую стратегию управления изменениями. «Мы не можем выделить постоянные ресурсы на управление изменениями, поэтому мы дали тем, кто уже работал с ним, высказаться в пользу этих инструментов. Мы также проводим собрания сообщества Atlassian, где обсуждаем проблемы, с которыми сталкиваются люди», — объясняет Райан.

Поскольку все больше подразделений начало работать на единой современной платформе, командам стало легче сотрудничать, и работа пошла быстрее, что привело к значительной экономии. «На подготовку и запуск одного нашего проекта ушло 18 месяцев. После внедрения Atlassian и изучения более выгодных способов использования этих инструментов следующий проект удалось запустить за шесть. Мы отслеживали все в Jira и других наших инструментах разработки, что сократило затраты на подготовку команды и поставку продукта с 2,8 млн до 600 тыс. долл. США», — говорит Райан. 

По мере того как росло использование, команда модернизации Департамента решила перейти на облачные приложения Atlassian, чтобы обеспечить масштабируемость, централизованное администрирование и управление, безопасность корпоративного стандарта и постоянную поддержку. В Департаменте начали с Confluence и Jira Cloud Premium, а в 2021 году перешли на тарифный план Enterprise. Департамент увеличил количество пользователей до 4000, став одним из крупнейших государственных учреждений на платформе Atlassian Cloud Enterprise.

Свободные ресурсы для наиболее важной работы

Благодаря централизованному облачному достоверному источнику информации и платформе для совместной работы тысяч пользователей, подразделения Департамента добились улучшений в своих областях деятельности. В директорате теперь тоже могут отслеживать прогресс и программы на уровне портфеля. ИТ-отдел особенно воодушевили достижения в их основных инициативах: безопасности, конфиденциальности, обслуживании, эксплуатации, корпоративном управлении и управлении портфелем.

1. Безопасность и конфиденциальность

С Jira команды получают более полное представление об уровнях безопасности учреждения и рисках в системах и данных. Теперь, когда Департамент работает в облаке Atlassian, им не нужно беспокоиться о техническом обслуживании серверов. «В прошлом мне приходилось обслуживать серверную инфраструктуру. Ничего приятного в этом нет, — говорит менеджер по техническим продуктам и специалист по продвижению DevOps Джефф Гарретт. — С Atlassian Cloud Enterprise нам больше не нужно этим заниматься. К тому же мы можем быстро добавлять и удалять приложения».

2. Техническое обслуживание и эксплуатация

ИТ-отдел с удовольствием перешел на централизованное управление и мониторинг в облаке, а также на отслеживание и тестирование с помощью Jira (посредством приложения Xray Test Management).

3. Корпоративное управление

Департаменту удалось централизовать и улучшить управление с помощью Atlassian Cloud Enterprise. «Эти инструменты помогают нам в обсуждении вопросов, связанных с управлением. Они поддерживают прозрачность нашей работы и позволяют нам расти и развиваться», — говорит Райан.

Интеграция инструментов Atlassian между собой и с другими ИТ-инструментами для продуктивной работы, такими как Slack, позволила повысить эффективность, улучшить управление информацией и упростить масштабирование.

 «Мы стараемся ничего не прятать внутри задач Jira. Если мы исправляем баг, мы извлекаем эту информацию в Confluence и делаем ее доступной для остальных. Изменения из Confluence и Jira мы публикуем и в Slack, поэтому нам теперь еще проще искать заявки прямо во время общения, — объясняет Джо. — Кроме того, нам удалось масштабировать и ряд небольших проектов, например, где команда от одного до пяти человек использует раздел Confluence, чтобы записывать свою работу и делиться ею с новыми участниками команды». Райан добавляет: «В целом, люди могут найти нужную информацию в нужное время, а не ждать следующего собрания. Это определенно помогло нам отказаться от собраний».

Когда на собрания и управления уходит меньше времени, ИТ-специалисты могут сосредоточиться на том, что они делают лучше всего: внедрении технологий, которые помогают учреждению приносить больше пользы жителям Калифорнии.

Преодоление разрыва между ИТ и бизнесом для успешного управления портфелем

Помимо ИТ-специалистов, инструментами Atlassian охотно стали пользоваться бизнес-команды и команды по программам. Это говорит об успехе стратегии скорейшего внедрения, которую выбрала команда модернизации. «Бизнес-команды, и в частности отдел коммуникаций, очень обрадовались, когда мы быстро сдали проект по шаблону для управления работой и они смогли начать применять его на практике», — объясняет Кристин. Райан добавляет: «Jira помогает наладить воспроизводимые процессы. Отдел договоров отслеживает в Jira закупки, и теперь мне известны сроки, когда должна завершиться каждая закупка и мы сможем получить ресурсы в свое распоряжение».

Такое улучшение прозрачности было бесценно для управления портфелем. «Главное преимущество Atlassian — возможность доносить информацию о потребностях бизнеса и реализовывать инженерные решения, не разделяя этих двух процессов, — рассказывает Райан. — Так мы можем сосредоточиться на наиболее важных сторонах нашей деятельности. В рамках портфеля можно отследить хронологию технической инициативы и детализировать ее до уровня команд разработчиков, на котором непосредственно достигаются намеченные цели. И наоборот, можно проследить иерархию работы снизу вверх. Таким образом, при управлении портфелем нам действительно удалось связать программы с техническим исполнением».

Департамент внес значительные улучшения для команд всех типов и уровней — от повышения безопасности и скорости до упрощения поиска, использования и предоставления информации.

Польза для учреждения и здоровья граждан, на благо которых это учреждение работает

Оптимизировав платформы и процессы с помощью Atlassian Cloud Enterprise, Департамент здравоохранения Калифорнии не только улучшил прозрачность, совместную работу и поставку результатов на уровне команд и отдельных участников, но также повысил свою общую скорость работы и сэкономил средства.

Сделав Jira и Confluence Cloud своим единым достоверным источником информации, Департамент планирует расширить платформу Atlassian и добавить Opsgenie для управления дежурствами и оповещениями, Statuspage для управления инцидентами и Jira Align для увязки стратегии с ее реализацией. Все это позволит им повысить качество обслуживания жителей штата, ради которых они и ведут свою деятельность.

«Объединение бизнеса и технологий для реализации наших инициатив — основа успеха, — утверждает Райан. — Пополнение нашего набора инструментов Atlassian будет способствовать развитию Департамента, позволит нам двигаться в одном направлении и сосредоточиться на самых важных инициативах. Так наша организация сможет еще эффективнее предоставлять обслуживание жителям Калифорнии».