Компания Interpark улучшила управление пользователями и совместную работу в масштабах компании за 4,5 месяца, перейдя на Atlassian Cloud Premium

Проблема: в связи с цифровыми тенденциями в мировом туризме и увеличением нагрузки из-за пандемии компании Interpark потребовалось преобразовать бизнес-процессы, чтобы разобраться с растущими расходами на техническое обслуживание, а также трудностями, связанными с внесением изменений в бизнес-процессы.

Решение: при поддержке Dmove, платинового партнера по решениям Atlassian, компания перешла на Jira и Confluence Cloud Premium, а также централизовала администрирование пользователей с помощью Atlassian Guard.

Воздействие: компания Interpark сократила траты времени на контроль версий и расходы на управление и одновременно с этим повысила эффективность работы благодаря оптимизации процессов, что привело к повышению уровня удовлетворенности пользователей и администраторов. Команда также пользовалась улучшенными правами и возможностями по управлению пользователями в составе Guard — на всем протяжении 4,5 месяцев своей миграции.

Знакомство с решением для общего управления проектами и его внедрение

Компания Interpark ознакомилась с Jira и внедрила это решение, чтобы улучшить управление проектами в целом. В 2019 году команда изучила возможность внедрения Confluence для эффективного накопления внутренних знаний и обмена ими. С тех пор она использует Jira и Confluence. 

После первого знакомства участники стали пользоваться Jira и Confluence все чаще, что побудило Interpark рассмотреть переход с существующей версии Server на новую среду. Это сделали сразу после перекрестной проверки Data Center и Cloud. Причина была в том, что локальная версия обременяла команду требованиями к техническому обслуживанию, в то время как версия Cloud включала новые функции и предлагала больше гибкости. 

Поскольку это была первая миграция с версии Server на версию Cloud, компания Interpark сосредоточилась на определении новой среды и структуры, а также весьма интересовалась доступностью функционала аддонов в процессе миграции. 

В Interpark уделили значительное время анализу технологий для миграции и в итоге выбрали в качестве поставщика решения компанию Dmove, участника программы Atlassian Platinum Partner. 

Благодаря богатому опыту и экспертным технологиям в области миграции компания Dmove предоставила исключительные консультационные услуги, дав ценные рекомендации и тщательно подготовившись к проекту. 

Консультации касались улучшения общего процесса, начиная с ранних стадий проекта и включая возможность миграции данных и эффективного управления изменениями в новой среде. 

Компания Dmove заблаговременно выявила потенциальные проблемы с миграцией данных и поделилась сведениями с Interpark. Несмотря на относительно короткий период миграции (1,5 месяца) и тщательный анализ и подготовку длительностью 3 месяца, проект был реализован гладко и без плановых перерывов в работе. 

После перехода в облако компания Interpark внедрила авторизацию для проектов и разделов. Это позволило предотвратить несанкционированный доступ, а также исключить нецелесообразное обращение к данным и тем самым повысить безопасность. Кроме того, в Interpark значительно снизилась потребность в сотрудниках, необходимых для решения проблем безопасности и устранения перебоев в обслуживании, а также повысилась эффективность работы в результате оптимизации проектных процессов.

Недостатки

• Управление лицензиями 

  • Для Jira и Confluence использовались лицензии версии Server, поэтому в рамках миграции существовали опасения, связанные с прекращением поддержки этих лицензий.

  • Для миграции на версию Data Center или Cloud требовалось сравнить тарифные планы.

• Системный администратор

  • Не было ясности в отношении основного центра администрирования систем Jira и Confluence.

  • Обновление версий для устранения выявленных проблем безопасности и работа по техническому обслуживанию продукта возлагались на систему. 

• Управление процессом

• Изменения в рабочем процессе было сложно отразить в системе.

Решение

• Совершенствование процессов с помощью консультаций с внешними специалистами.

• Миграция на версию Cloud для максимального сокращения работы по управлению системой. 

• Сравнение стоимости лицензий (моделирование цен на версии Data Center и Cloud). 

• Синхронизация с поставщиком учетных данных Google Workspace для эффективного управления пользователями и выделения ресурсов в облачной среде.

Последствия

• После миграции в облако в компании заметно улучшилась производительность процессов по всем проектам, что привело к повышению эффективности. 

• Удалось сократить длительность перебоев в обслуживании, а также количество сотрудников, занятых обновлением версий для устранения уязвимостей в защите.

• Повышена безопасность путем внедрения авторизации для проектов и разделов, что эффективно блокирует нецелесообразный доступ к данным (и улучшает организованность на 30 %). 

• Благодаря управлению пользователями с помощью функций синхронизации и инициализации учетных данных в Google Workspace удалось не только снизить расходы на ручное управление пользователями, но и обеспечить комплексный контроль прав. 

• Техническое обслуживание сервера не требуется, в результате чего снижены потребности по части персонала. 

• Благодаря автоматическим обновлениям и улучшенным функциям безопасности больше не нужно выполнять техническое обслуживание, что привело к сокращению количества неисправностей и запланированных простоев. 

• Больше сотрудников стали пользоваться расширенными функциями, в результате чего удалось повысить удобство использования не только внутри команд, но и при совместной работе отделов. 

• Повышен уровень удовлетворенности сотрудников благодаря реализации лаконичного пользовательского интерфейса.