Как в Rivian достигли экономии 2,5 млн долл. США в год, повысили уровень удовлетворенности сотрудников и смогли масштабироваться за счет централизации в облаке Atlassian

Проблема. По мере роста Rivian от амбициозного стартапа по производству электромобилей до публичной компании расширялся и набор используемых инструментов, снижая эффективность и результативность работы и удобство для пользователей.

Решение. Компания Rivian централизовала операции в Atlassian Cloud Enterprise и оптимизировала методы работы с помощью Jira, Jira Service Management и других интегрированных инструментов.

Результат. Новатор электромобильной индустрии ежегодно тратит на инструменты на 36 % меньше и благодаря автоматизации экономит более 750 часов на человека в год, а баланс между автономностью и контролем повышает удобство для пользователей.

Сотрудничество во имя снижения углеродного следа

Некоторые внедорожники и грузовики ездят по экстремальным трассам. Rivian прокладывает новые. Этот автопроизводитель первым на потребительском рынке выпустил полностью электрический пикап и теперь ставит перед собой гораздо более масштабную задачу — остановить углеродное загрязнение атмосферы.

Компания Rivian подписала климатическое обязательство по достижению нулевых выбросов углекислого газа к 2040 году, т. е. на 10 лет раньше срока, установленного Парижским соглашением. Чтобы реализовать эту цель и внести вклад в мировой переход к устойчивой энергетике, людям и целым отраслям нужно вместе переосмыслить все — от конкретных технологий и процессов до общей культуры и систем, в рамках которых они существуют.

«Формирование культуры сотрудничества принципиально важно для выполнения нашей миссии», — уверены в Rivian. Чтобы решить столь невероятную задачу, команды подключили к работе облачную платформу Atlassian.

Амбициозный стартап Rivian быстро превратился в публичную компанию с мировым именем, и размер инструментария не отставал от этих темпов роста. Это снижало эффективность и результативность работы и удобство для пользователей. Для достижения целей необходимо было оптимизировать инструменты и методы работы.

Благодаря централизации в Atlassian Cloud Enterprise и более совершенным подходам к работе новатор электромобильной индустрии ежегодно экономит свыше 2,5 млн долл. США, принимает более обоснованные решения и повышает удобство для пользователей, сочетая автономность работы и необходимый уровень контроля.

Бизнес-сценарий для консолидации и миграции на фоне масштабного роста

За четыре года штат Rivian резко увеличился. Над созданием инноваций работали более 90 команд, и компания хотела сохранить привычную и необходимую для них свободу. Но, как и любому быстрорастущему бизнесу с большими устремлениями, для эффективности и экономии Rivian также нужно было стандартизировать методы работы.

Для начала компания сформировала комитет с четкой целью — отобрать лучшие системы и инструменты для сотрудников и перевести команды на платформы, поддерживающие согласованную и максимально эффективную работу.

В то время у компании было несколько пакетов программного обеспечения. Менеджер по продукту Эмили Новак и ее команда по развитию цифровых рабочих пространств и решений проанализировали, как разные отделы используют каждый из этих пакетов.

Выяснилось, что Jira не только является самым популярным инструментом, но и включает в себя функциональные возможности, доступные в других продуктах. «Было разумнее всего сосредоточиться на Atlassian, — говорит Эмили. — Эти инструменты соответствовали потребностям пользователей, и многие уже работали с Jira. Оставалось только объединить различные задачи по управлению проектами на этой платформе».

Эффективный способ сэкономить миллионы и удовлетворить потребности пользователей

На основе этих данных команда по развитию цифровых рабочих пространств и решений разработала бизнес-сценарий для демонстрации того, как можно консолидировать инструментарий Rivian и улучшить взаимодействие, общение и совместную работу сотрудников в компании. Вместе с Беном Сентером, руководителем группы консультантов Atlassian по вопросам бизнес-ценности, они рассчитали потенциальные выгоды и подготовили ряд прогнозов.

«Мы обнаружили, что можем экономить 2,5 млн долл. США в год за счет централизации в Atlassian Cloud и более эффективного управления. Это означает снижение затрат на 36 % в год, — поясняет Эмили. — Для этого понадобилось бы устранить дублирование рабочих мест в рамках лицензий на инструменты, тщательнее организовать управление и ограничить количество надстроек к приложениям, функции которых доступны в Atlassian Marketplace».

Возможности экономии убедили финансовый отдел Rivian в том, что Atlassian — лучшее решение. Но некоторые пользователи, привыкшие к другим инструментам, конечно, были настроены скептично. Чтобы развеять опасения и заручиться поддержкой, команда по развитию цифровых рабочих пространств и решений использовала подход «меньше слов, больше дела». Они на практике показали заинтересованным сторонам, как вместо электронных писем использовать Jira и Jira Service Management для сотрудничества друг с другом и со сторонними поставщиками. «Увидев, как работает Jira, все сразу решили: это то что надо», — вспоминает старший архитектор Майк Хейз.

Эмили добавляет: «Мы также заверили сотрудников, что прежние рабочие методы никуда не денутся, пока они не освоятся с Atlassian. Мы показали, как планируем улучшать и модернизировать процессы постепенно». В Rivian надеялись облегчить этот переход, сохранив имеющиеся инструменты на время ознакомления сотрудников с Atlassian.

Получив полное одобрение и поддержку большинства пользователей, команда по развитию цифровых рабочих пространств и решений начала составлять план миграции на сервисы Agile и информирования об изменениях. Используя инструменты по поддержке миграции от Atlassian, следующие восемь месяцев компания Rivian помогала около 10 000 пользователей перенести основной объем работы в Atlassian Cloud Enterprise.

Менеджер по разработке решений Густаво Моура считает, что реализовать инициативу было бы невозможно без сотрудничества с Atlassian. «Партнерство с Atlassian стало одним из ключевых факторов успеха нашей миграции, — объясняет он. — На этапе исследования компания Atlassian предоставляла рекомендации. В ходе миграции мы нашли инструменты Atlassian, созданные специально для беспроблемного перехода. А после завершения миграции в Atlassian всегда открыты и готовы прислушаться к клиентам, чтобы улучшить продукты для управления работой».

Нестандартная стратегия управления изменениями укрепляет доверие и способствует долгосрочному внедрению

Для управления изменениями компания Rivian на протяжении всего процесса миграции и централизации поддерживала четкую и регулярную коммуникацию. Для тех, кто хотел задать вопрос или пройти обучение, были установлены часы приема. Мгновенную помощь сотрудники получали в каналах Slack. Кроме того, руководство было готово мириться с тем, что Майк называет «намеренными краткосрочными накладками».

Например, в некоторых рабочих процессах временно сохранили пары одинаковых полей. «Это одно и то же поле с одинаковыми данными, но мы оставили их как есть, чтобы сначала люди пользовались тем, к чему привыкли, — объясняет Майк. — Мы настроили автоматизацию Atlassian для синхронизации полей и со временем устранили дубликаты, вместо того чтобы резко все поменять и встретить недовольство».

Такой подход оправдал себя, укрепив доверие пользователей и заложив основу для внедрения на долгую перспективу.

Преобразование запросов на закупку для экономии времени и денег

Используя облако Atlassian, компания Rivian преобразовала несколько процессов и внедрила новые решения для более эффективной, результативной и удобной командной работы. Одним из таких решений стала система IPR для внутренней проверки закупок всех типов и размеров.

Раньше более 300 заинтересованных сторон использовали различные инструменты для отправки, проверки и подтверждения примерно 2200 покупок каждый месяц — и это число постоянно росло. Процесс работал, но разрозненные отделы, рутинные рабочие процессы и набор инструментов без достоверных источников информации снижали эффективность и масштабируемость.

«Coupa выписывает чеки, но к ним нужен контекст. Трудно быть дисциплинированным в расходах, не имея контекста, — говорит Майк. — Теперь мы проводим платежи через Coupa, но в Atlassian у нас есть контекст и подотчетность».

Новое решение повышает скорость и стандартизацию

Чтобы преодолеть эти трудности, команда отдела развития цифровых рабочих пространств и решений использовала Jira Service Management,«Активы», Jira и другие интегрированные инструменты. На их основе команда создала новое решение IPR, которое обеспечивает баланс между свободой действий и эффективностью для пользователей, а также стандартизацией и контролем для бизнеса.

«Интеграция с Jira Service Management позволяет подгружать данные из Coupa в JSM, чтобы видеть хронологию и получать дополнительный контекст о каждом компоненте, — говорит Эмили. — Заинтересованные стороны даже не представляли, что можно работать по-другому, — но мы подключили их к Jira, связали с другими заинтересованными сторонами и показали, как оптимизировать проверки».

Теперь пользователи могут отправлять запросы на закупку через Coupa (впрочем, принимать заявки можно и в Jira Service Management).

Затем предоставленные данные автоматически загружаются в заявку Jira Service Management.

Заявка передается в финансовый отдел на проверку из четырех этапов:

1. Прежде всего, финансовый отдел определяет наличие доступных денежных средств.

2. После подтверждения финансовым отделом запрос отправляют в центр контроля над расходами — подгруппу финансового отдела, которая определяет, соответствует ли закупка приоритетам и правилам компании.

3. При закупке технологий запрос автоматически передается в технический совет (часть ИТ-организации) на оценку предлагаемого решения с технической точки зрения.

4. И наконец, если сумма покупки превышает 200 000 долл. США, совет по снабжению (входит в команду по закупкам) определяет, следует ли совершить покупку сейчас или позже.

На каждом из этих этапов (или «рубежей») проверки заинтересованные стороны выполняют в Jira несколько задач.

Например, центр контроля над расходами еженедельно проводит пять собраний для проверки запросов. Правила автоматизации Atlassian запускают рассылку подробных электронных писем совету и заинтересованным сторонам, содержащих информацию о расписании и повестке дня для собраний, напоминания о предстоящих собраниях, а также сводку по всем собраниям в конце недели.

«С автоматизацией Atlassian каждая заинтересованная сторона, участвующая в процессе закупки, экономит до 60 часов административной работы в месяц, — говорит Майк. — Автоматизация — это не только экономия времени, но и свобода. Мы можем распоряжаться временем гораздо рациональнее».

Создание решения, позволяющего управлять этими «рубежами» проверки, само по себе имело бы большое значение. Но команда Эмили и Майка задумала нечто большее.

Автоматизация в сочетании с персонализацией улучшает пользовательский опыт

Помимо оптимизации процесса проверки запросов на закупку, команда отдела развития цифровых рабочих пространств и решений тщательно продумала каждое поле и электронное письмо, чтобы создать наилучшие условия для всех заинтересованных сторон. Например, расчеты стоимости отображаются со знаками доллара и запятыми, чтобы их было легко читать утверждающим, а правила автоматизации Atlassian убирают форматирование при расчетах и составлении отчетов.

Каждое электронное письмо составлено с учетом потребностей пользователей. Раньше создание и отправка таких писем выполнялись вручную, занимали много времени и часто приводили к ошибкам. Теперь у пользователей есть продуманные шаблоны, которые они могут либо сразу подтвердить и поставить в очередь на автоматическую отправку, либо изменить и предварительно просмотреть перед отправкой вручную.

Команда не упустила ни одну деталь, включая форматирование имен участников собраний для правильного отображения в Outlook и Slack. Например, заинтересованные стороны получают автоматические уведомления Slack, когда возникает ошибка, задерживающая процесс IPR. Такое сообщение не только оповещает нужных людей, но и дает четкие инструкции по устранению ошибки и указывает, к кому обращаться с вопросами.

Кроме того, проверяющие могут самостоятельно корректировать или добавлять поля в рабочем процессе IPR без помощи разработчиков. Так пользователи получают больше свободы, однако в Rivian также предусмотрена определенная стандартизация. Пользователи выбирают нужные варианты из нескольких полей, заранее настроенных с использованием функции «Активы» в качестве базы данных управления конфигурацией.

Когда запросы будут готовы к проверке, заинтересованные стороны проведут собрания по IPR непосредственно в Jira Service Management, где они быстро просмотрят, подтвердят, отложат или отклонят каждый запрос на закупку.

Рассматривая и обрабатывая запросы, заинтересованные стороны могут редактировать и упорядочивать каждый элемент так же, как в Excel, с помощью JXL — приложения Marketplace для Jira. Это ключевая и очень популярная функциональная возможность, используемая в IPR и других рабочих процессах. «Таблицы JXL, без преувеличения, изменили все, — говорит Майк. — У нас множество разных пользователей с очень разными проектами, и все они считают это приложение крайне полезным».

Тесная интеграция между инструментами от Atlassian и других производителей, которые компания Rivian использует в процессе IPR, обеспечивает постоянное отображение актуальных данных в каждом инструменте, где бы их ни внесли. Например, когда заинтересованная сторона изменяет статус или описание запроса в Coupa, эта информация автоматически появляется и в Jira Service Management. Кроме того, правила автоматизации привязывают каждую заявку к нужной группе или человеку, поэтому при возникновении вопросов заинтересованные стороны знают, к кому обращаться.

Одно новое решение стимулирует преобразования в масштабах всей компании

Как и в случае со снижением уровня углеродного загрязнения, Rivian уже отмечает значительные результаты от небольших усовершенствований процессов и технологий. Централизация в Atlassian Cloud Enterprise и создание новых решений, таких как поток IPR, уже позволили сэкономить миллионы, улучшить пользовательский опыт и заложить основу для масштабирования без потери свободы действий, необходимой для инноваций. Кроме того, с помощью Atlassian Analytics компания Rivian может использовать все данные из своих приложений Atlassian для создания отчетов и дашбоардов, что позволяет принимать более обоснованные решения и экономить на сторонних приложениях.

Сегодня сотрудники тратят больше своего драгоценного времени на совместную работу, требующую устранения проблем и обсуждения (например, на совещание для обсуждения вопроса о подтверждении покупки), вместо выполнения таких базовых задач, как переключение между приложениями, обновление заявок, составление повестки дня и рассылка сводок о совещаниях по электронной почте. Кроме того, пользователи получают хронологию и дополнительный контекст, что позволяет им принимать более взвешенные решения.

Команда по развитию цифровых рабочих пространств и решений стремится найти новые сценарии использования и идеи для усовершенствования, включая централизацию процессов управления сервисной организацией, административно-хозяйственными службами и поставщиками Rivian. «Решение IPR можно применить к другим процессам, поскольку теперь существует связь между всеми нашими данными и инструментами», — говорит Майк.

От инструментов для сотрудников до автомобилей для клиентов — Rivian подходит к каждой задаче с позиции совместной работы, чтобы вместе достигать целей, реализовать которые в одиночку было бы невозможно. Rivian: «Наша компания — это люди, объединившиеся ради одной цели: защитить нашу планету и населяющие ее культуры для будущих поколений».