Как в ThoughtWorks масштабировали совместную удаленную работу и коммуникацию с помощью Trello

Представьте современное рабочее место, где поощряется самоуправление и самоорганизация в области команд и проектов. Команды увлечены работой, а также мотивированы добросовестно трудиться и стремиться к совершенству. Сотрудники могут при желании работать удаленно.

Все это реально. Так работают более 7000 сотрудников компании ThoughtWorks. 

«Будучи географически распределенной компанией с клиентами по всему миру, мы привыкли работать с коллегами и клиентами удаленно. Самостоятельность и доверие прочно вошли в корпоративную культуру ThoughtWorks, поэтому мы убеждены, что удаленный сотрудник сможет сам организовать свою работу», — рассказывает Сумит Моге, менеджер по продукту в компании ThoughtWorks.

ThoughtWorks — мировая консалтинговая компания в сфере ПО. Ее команды и сотрудники из 14 стран работают в 43 офисах и удаленно. Компания функционирует в рамках гибридной модели. В ее штате есть распределенные команды, которые работают с клиентами в их офисах или удаленно, предлагая инновационные решения для поставки ПО, услуги и продукты. В рамках каждого проекта и взаимодействия команды ThoughtWorks стремятся предоставить клиентам лучших специалистов и услуги независимо от того, где живут и работают сотрудники компании. 

Компания ThoughtWorks гордится гибкостью и адаптивностью. Нужно отметить, что в этих стенах родилась концепция гибкого распределенного управления. Методика Agile — это набор идеалов и принципов поставки, которые позволяют создавать продукты и реагировать на изменения, чтобы ускорить поставку ценных возможностей клиентам. Это преимущество особенно важно для распределенных и удаленных команд, которые полагаются на гибкость и итеративные рабочие сессии при совместной работе над важными проектами (особенно когда участники находятся в разных местах и часовых поясах). Благодаря надежным руководящим принципам, базовым ценностям, передовым технологиям и адаптивным процессам компания ThoughtWorks за 27 лет существования в совершенстве освоила работу с распределенными командами.

Однако, подобно многим организациям, ее гибкость подверглась испытанию в 2020 году, когда вирус COVID-19 поверг мир в смятение. 

Один из 43 офисов ThoughtWorks расположен в китайском Ухане. Учитывая, что 1800 сотрудников ThoughtWorks находились в Китае и почти 300 из них в Ухане, руководителям пришлось действовать быстро, чтобы защитить здоровье и обеспечить безопасность своих сотрудников и клиентов.

Принятые решения и процессы, которым они следовали в Ухане при закрытии офисов и переводе всех сотрудников на удаленную работу, стали программой действий для всей организации. Во всех домашних офисах, от Китая до Чили, существовал один цифровой инструмент для совместной работы, который сотрудники Thoughtworks могли использовать в качестве виртуального рабочего пространства, — Trello.

Географически распределенная компания ускоряет совместную работу и взаимодействие в удаленных командах

ThoughtWorks — крупный клиент Trello Enterprise. Этот инструмент позволил компании масштабировать и расширить рабочие процессы с учетом растущих потребностей команд, организаций и внешних сил. При этом изменился способ работы сотрудников и их взаимодействие с клиентами. 

«Глобальная руководящая команда создала группу специальных проектов для координации действий компании в связи с COVID-19. Поскольку участники группы работали в разных отделах и регионах, они обратились к Trello для координации действий», — рассказывает Энди Йейтс, руководитель по стратегии отдела технической эксплуатации ThoughtWorks. 

21 января офис ThoughtWorks в Ухане сформировал команду экстренной помощи, которой было поручено разработать план по обеспечению безопасности сотрудников и клиентов компании. На следующий день руководители ThoughtWorks China решили закрыть офис в Ухане, а еще через день правительство объявило о режиме полной изоляции города.

Руководители и команды экстренной помощи применили опыт гибкой распределенной поставки, чтобы перейти на удаленную работу и принимать продуманные решения в условиях постоянных изменений. Они использовали Trello для координации множества аспектов, связанных с реакцией компании на COVID-19. В настоящее время организация использует этот цифровой инструмент совместной работы для того, чтобы подготовить и скоординировать планы безопасного возобновления работы своих офисов по всему миру. 

Поскольку организация очень быстро и полностью перешла на удаленную работу, инструмент Trello также стали использовать по-новому. Раньше сотрудники ThoughtWorks использовали Trello в основном для управления собственными заданиями, внутренними проектами и для работы с клиентами. 

«Раньше у нас был собственный инструмент управления проектами, — поясняет Энди Йейтс. — Затем мы решили отказаться от собственной разработки, а когда начали искать замену, стало ясно, что для других проектов большинство команд используют Trello. Общее мнение заключалось в том, что Trello — самое подходящее решение. Мы восприняли это как сигнал о необходимости формализовать использование этого инструмента в компании Thoughtworks».

История органичного внедрения инструментов взаимодействия и совместной работы

К основным обязанностям Энди в качестве руководителя по стратегии отдела технической эксплуатации относится оценка использования инструментов и технологий в организации. Эту оценку Энди проводит вместе с такими участниками команды, как Марина Родригес Москетта, владелец продукта в ThoughtWorks, и другими заинтересованными сторонами, включая Сумита Моге.

«У нас есть исследовательская культура, поэтому сотрудники всегда ищут перспективные инструменты и способы совместной работы», — говорит Энди. 

Как это проявляется в повседневной работе? В течение дня Энди и его команда получают не менее пяти запросов на проверку использования инструментов и их параметров от тысяч сотрудников и сотен клиентов. Для управления проверкой инструментов и поставщиков используется инструмент Trello, благодаря которому Энди и его команда могут координировать работу и взаимодействовать с другими вовлеченными отделами компании, такими как юридический или финансовый.

В целом компания ThoughtWorks использует стандартный набор инструментов: Trello, Zoom, Mural и Google Workspace. Это дает всем сотрудникам общую отправную точку для совместной работы и взаимодействия. Поскольку Trello является основным компонентом стека технологий, сотрудники ThoughtWorks, конечно же, стали использовать решение различными способами.  

Тарифный план Enterprise дает возможность создавать неограниченное число команд, досок и улучшений, а также позволяет автоматизировать задания с помощью встроенной системы Butler. Эти продуманные функции позволяют сотрудникам с легкостью создавать проекты и совместно работать в Trello. Доски Trello можно создать за считаные секунды. Так пользователи смогут начать планирование проекта, имея необходимую структуру для создания порядка, определения приоритетов и выполнения действий. Простота и гибкость этого инструмента значительно облегчают самоорганизацию и самоуправление для сотрудников ThoughtWorks. Кроме того, в Trello Enterprise предусмотрен централизованный дашбоард, с помощью которого администраторы могут без труда управлять правами и пользователями в режиме реального времени. 

«Раньше мы использовали Trello очень просто — аналогично тому, как размещают карточки или стикеры на стене. Сейчас мы пользуемся преимуществами многих функций и приобрели большой опыт работы с этим инструментом», — рассказывает Энди.  

Чаще всего сотрудники ThoughtWorks используют Trello для управления внутренними и клиентскими проектами.

В результате очных собраний, посвященных планированию проекта, которые проходили в офисе ThoughtWorks или на территории клиента, возникало множество физических карточек на стене, а доска оказывалась исписана идеями. Поскольку команда предпочитает именно такой способ мозгового штурма и совместной работы, при переходе на удаленный режим сотрудникам потребовалось цифровое решение. 

Инструмент Trello стал для команд цифровой доской и рабочим пространством, где они могут создавать планы проектов, задания и графики, а затем без труда назначать владельцев и предоставлять дополнительный контекст к тому, что необходимо для выполнения работы. 

«Вернувшись в офис, мы вряд ли снова станем использовать физические доски. Многие сотрудники компании поняли ценность совместной работы в цифровом формате и оценили ее инклюзивность. Сотрудник может делиться контекстом и информацией через Trello в любом месте: из офиса, дома или на территории клиента», — объясняет Сумит Моге. 

Так, Сумит Моге руководил планированием мероприятия Thoughtworks под названием Converge. Конечно, из-за пандемии COVID-19 пришлось скорректировать планы и провести это мероприятие в режиме онлайн. Для этого был выбран инструмент Zoom, а планирование велось с помощью Trello. Доска мероприятия была настроена в стиле Kanban и включала колонки для отслеживания хода работы и выполнения задач. Kanban — это способ визуализации работы, ограничения количества текущих задач и повышения эффективности. Так можно непрерывно улучшать рабочий процесс и качество результатов. Методику Kanban можно легко настроить по своему вкусу, а интерфейс и возможности Trello помогают командам визуализировать эту гибкость и без труда адаптироваться к любым изменениям.

Чтобы наглядно отобразить сроки выполнения заданий, использовалось улучшение «Календарь». Категории заданий обозначались метками (например, «Для сообщений», «Докладчики» или «Регистрация»). Доска стала центральным пунктом команды для организации мероприятия. Она помогала координировать действия, совместную работу и удаленное общение, чтобы виртуальное мероприятие прошло гладко. Планирование мероприятия включает множество важных моментов, от маркетинга до согласования с докладчиками. Сумит с командой обнаружили, что этим удобнее всего управлять в Trello. 

«Мне нравится гибкость Trello. В каждом конкретном случае можно настроить доску для проектов или задач, над которыми работаешь вместе с коллегами. Здесь каждый может выбрать собственное приключение», — рассказывает Сумит.

Укрепление единства с помощью Trello

Когда все офисы ThoughtWorks закрылись, команды во всех регионах быстро нашли инновационные решения, позволяющие им оставаться на связи и имитировать работу в офисе через Интернет. Компания всегда была распределенной, но как можно представить команде новых участников или собрать людей за чашкой кофе или праздничным тортом в виртуальном мире? 

Сотрудники ThoughtWorks стали искать решение самостоятельно. И вновь им удалось удовлетворить потребности с помощью Trello. 

«Инструмент Trello стал местом для общения. Так, команда в Бразилии отслеживает на доске Trello дни рождения, чтобы праздновать их и поддерживать дух единства, даже если физически участники не могут быть рядом», — рассказывает Марина Родригес Москетта, владелец продукта в компании ThoughtWorks.

Помимо праздников и дней рождения, компания ThoughtWorks использует Trello, чтобы сообщать о событиях в своих региональных подразделениях. У всех сотрудников есть доступ к доскам, что повышает прозрачность взаимодействия и вовлеченность каждого из них. 

Команда по работе с кадрами и подбору персонала также успешно выполнила переход к цифровому рабочему процессу в Trello. Когда в начале 2020 года организация начала переход к полностью удаленной работе, эта команда продолжила принимать на работу и адаптировать новых сотрудников, управляя процессом в Trello. Вместо того чтобы откладывать сроки начала, команда настроила процесс адаптации в Trello. 

Доска адаптации под названием «Первый год работы» используется, чтобы поприветствовать нового сотрудника, рассказать ему о работе в компании Thoughtworks, участниках его команды и о том, над какими проектами он будет работать. На доске имеется несколько колонок, как информационных, так и требующих определенных действий. В колонке «Обзор доски» содержится информация об использовании доски и ожиданиях от первого года работы нового сотрудника, а также даются ссылки на ресурсы. Колонка «Список задач на первую неделю» используется для адаптации нового сотрудника и назначения ему заданий для начала работы в Thoughtworks. Каждая карточка в этой колонке представляет собой список дел к выполнению, а в продвинутых списках приводятся подробные сведения о каждой задаче. Существуют также колонки «Текущие действия» и «Цели». Эти колонки регулярно используются и обновляются в течение первого года работы нового сотрудника, а карточки после выполнения переносятся в колонку «Готово».

Помимо основных обязанностей и проектов, сотрудники ThoughtWorks вместе с другими участниками команды из разных регионов работают над внутренними проектами. Такие проекты связаны с интересами и увлечениями, и для совместной работы над ними используется Trello. В процессе перехода на удаленную работу все больше сотрудников использовали этот инструмент, поскольку он предлагает структуру для интуитивной совместной работы и общения в режиме онлайн.

«Наша цель — помогать людям достигать результатов. Trello позволяет создать свободную структуру для совместной работы, которую можно адаптировать к любому процессу, проекту или команде», — говорит Энди.

Перспективы сотрудничества компаний

После безопасного открытия офисов компания ThoughtWorks продолжит использовать гибридную модель. При этом ожидается, что сотрудники будут совместно работать, внедрять инновации и общаться главным образом с помощью цифровых инструментов.  

Когда у участников команды есть поддержка, инструменты и доверие, необходимые для самоуправления и самоорганизации, вместе они могут создавать удивительные вещи. Несмотря на то что компания Thoughtworks совершенствовала процессы удаленной работы на протяжении более чем 20 лет, они открыли для себя совершенно новые и передовые способы применения цифровых инструментов для совместной работы. Это позволило им и дальше вести сотрудничество, обслуживать клиентов и поддерживать дух единства.

Trello останется цифровым рабочим пространством для сотрудников Thoughtworks независимо от того, вернутся ли команды в офис или продолжат работу из дома.