adesso konsolidiert Instanzen und setzt auf eine hybride Migration zu Atlassian Cloud Enterprise

Herausforderung: Während für die ITOps-Team von adesso der Aufwand für die Serververwaltung von Atlassian-Tools stieg, kauften immer mehr Geschäftszweige und Tochterunternehmen eigene Cloud-Sites.

Lösung: adesso wollte in die Atlassian Enterprise Cloud migrieren, stellte aber früh fest, dass dies nicht vollständig möglich war. Daher schlug das Unternehmen einen hybriden Weg ein.

Ergebnis: Bestehende Cloud-Sites wurden konsolidiert und in die Enterprise Cloud überführt. Dank Atlassian Guard Standard kann adesso die eingesetzten Atlassian Cloud-Tools kontrollieren

Großes Wachstum und der Wunsch, Kundenbedürfnisse schnell zu bedienen, führt bei Unternehmen oft dazu, dass sich der Betrieb der IT-Landschaft als Herausforderung darstellt. So auch bei adesso: Bei dem IT-Dienstleister wurden in den Fachbereichen, Geschäftszweigen und Tochterunternehmen über 50 Atlassian-Cloud-Sites genutzt. Diese sollten konsolidiert werden und das gesamte Unternehmen in die Atlassian Enterprise Cloud wechseln. Da sich letzteres jedoch nicht als praktikabel herausstellte, setzt adesso nun auf eine hybride Struktur.

Als einer der führenden IT-Beratungs- und Systemintegrations-Dienstleister im deutschsprachigen Raum unterstützt die adesso Group mit über 10.000 Mitarbeitenden seine Kunden dabei, ihre Kerngeschäftsprozesse zu optimieren und zu  digitalisieren. Damit verfolgt das Unternehmen immer noch dasselbe Ziel, wie bei seiner Gründung 1997 in Dortmund – damals der Untertitel „The Process Company“.

Wachstum bei Mitarbeitenden, Kunden und der IT-Infrastruktur

Um die Arbeit zu organisieren und strukturieren nutzt adesso bereits seit 15 Jahren Atlassian-Lösungen: 2008 – zu diesem Zeitpunkt hatte der Dienstleister bereits 539 Mitarbeitende – wurde Jira eingeführt. Später folgten noch Confluence als unternehmensweite Wiki-Software, Jira Service Management, Bitbucket, Opsgenie und Trello.

Vor allem drei Faktoren haben allerdings dazu geführt, dass sich im Laufe der Zeit hierbei eine nicht optimale Struktur entwickelte: Das kontinuierliche, große Wachstum von adesso, die Gründung neuer Geschäftszweige und Tochterunternehmen sowie die Migration von zugekauften Unternehmen. Schlussendlich waren mehr als 50 Atlassian-Clouds in der gesamten adesso Group im Einsatz. Dies führte auch auf administrativer Ebene zu Herausforderungen, da es beispielsweise keine zentrale, gemeinsame Abrechnung für all diese Cloud-Sites gab. Darüber hinaus wurde die Wartung der Serverumgebung für das IT Operations Team immer aufwändiger, weshalb es sich fast ausschließlich auf diese administrative Aufgabe konzentrieren musste.

adesso entschied sich Anfang 2021, das Problem dieser bislang aufwändigen Technologie-Landschaft anzugehen. Als Lösung war die Konsolidierung der Clouds in eine Atlassian Enterprise Cloud sowie die Migration der gesamten weiteren Atlassian-Infrastruktur angedacht. Ersteres erforderte vor allem eine gute Kommunikation und Absprachen mit den entsprechenden Teams und Administratoren der Cloud-Sites.

Letzteres stellte sich jedoch schnell als nicht praktikabel heraus. „Wir hatten am Anfang die – zugegebenermaßen etwas naive – Vorstellung, dass wir einfach alles migrieren. Diesen Plan haben wir allerdings aus technischen, rechtlichen und finanziellen Gründen frühzeitig wieder verworfen“, erzählt Stefano Gioia, Leiter Portfolio & Architecture Management bei adesso, der das Projekt geleitet hat. „Stattdessen haben wir uns entschieden, eine hybride Strategie zu verfolgen – und in der Cloud weitgehend bei null anzufangen.“

Ein kontrollierter Neuanfang in der Cloud

Der Wechsel zu einer hybriden Struktur erfolgte im Oktober 2022, drei Monate nachdem adesso die Atlassian Enterprise Cloud eingeführt hat, und war Teil eines Lernprozesses. Er hing eng mit der Frage zusammen, welche Anforderung die Zielstruktur erfüllen sollte. So ist es für adesso einerseits zwar wichtig, seine Technologie auf dem neusten Stand zu halten und diese auch seinen Kunden zur Verfügung zu stellen. Andererseits haben Kunden unterschiedliche Anforderungen – manche wollen oder können aufgrund von Richtlinien oder Vorschriften nicht mit der Cloud arbeiten.

Beim Aufsetzen der Enterprise Cloud entschied sich das Team um Stefano Gioia bewusst dafür, möglichst wenig zu migrieren. „Wir sind in den letzten Jahren so stark gewachsen, sowohl intern als auch im Hinblick auf unsere Kunden, dass wir über 10.000 User in den On-Prem-Instanzen hatten. Da ist es praktisch unmöglich, herauszufinden, welches Projekt, welcher Workflow, welches Feld tatsächlich noch benötigt wird. Also haben wir Tabula rasa gemacht. Zudem arbeiten wir jetzt nach dem Credo: Wer Zugang braucht, fragt an und bekommt ihn; wer keinen Zugang braucht, fragt auch nicht an.“

Des Weiteren bieten wir unseren Fachbereichen und Töchtern der Gruppe den gesamten „Bauchladen“ der Enterprise-Cloud-Funktionalitäten an, um auf die jeweiligen Projektbedürfnisse ihrer Kunden eingehen zu können.

„Der Vorteil der Instanz- und Userbezogenen Abrechnung bzgl. der eingesetzten AddOns wird voll ausgenutzt und stellt sich als sehr gut skalierbar heraus“

Die Themen Zugriffsmanagement und User Lifecycle werden das adesso-Team noch einige Zeit begleiten. Bis Mitte des Jahres soll beispielsweise feststehen, wie viele Nutzer in der Cloud und mit den On-Premises-Lösungen arbeiten müssen. Auf dieser Basis werden dann weitere Entscheidungen getroffen, etwa, ob eine Instanz einer Lösung ausreicht oder welche Add-ons wem noch fehlen.

Die Implementierung von Atlassian Guard Standard hilft dabei, weil es einen genauen Überblick der User und Nutzung der Atlassian Cloud-Produkte bietet. Sie ist des Weiteren ein Beispiel für die effiziente und effektive Zusammenarbeit zwischen adesso und Atlassian während des Projekts: Zwar gab es nach der Anfangsphase keine regelmäßigen Calls mehr, bei Bedarf, wie der Einführung von Atlassian  Guard Standard, stellte Atlassian aber sicher, dass die richtigen Ansprechpartner auch kurzfristig für Fragen, Erklärungen und Unterstützung zur Verfügung standen. Diese flexible, agile Zusammenarbeit kam der Arbeitsweise beider Unternehmen entgegen.

Auch wenn das Projekt noch nicht abgeschlossen ist, zeigen sich in der Praxis bereits erste Verbesserungen wie eine erhebliche Reduktion der  administrativen Aufwände. Darüber hinaus bietet die neue Infrastruktur den großen Vorteil, dass sie organisch mit dem Unternehmen mitwachsen kann – und zwar dieses Mal skalierbar und  effektiv gesteuert.