Breville hat mithilfe von Atlassian Cloud mehr als 20 Teams im gesamten Unternehmen an einer zentralen Stelle zusammengeführt und vernetzt

Herausforderung: Breville, eine weltweit bekannte Marke für Küchengeräte, wollte seine Systeme standardisieren, um Skalierbarkeit und Zusammenarbeit zu fördern, dabei aber die nötige Freiheit für Innovation, erfolgreiche Projektabschlüsse und Wachstum bewahren.

Lösung: Breville hat seine umfangreiche Tool-Sammlung mithilfe von Atlassian Cloud in einem einzigen System of Work zusammengefasst, das Jira, Jira Service Management, Confluence und Jira Product Discovery beinhaltet.

Auswirkung: Die Teams arbeiten enger zusammen, steigern ihre Effizienz, profitieren von Echtzeit-Einblicken in das gesamte Unternehmen und verbessern den Service, da sie schnell skalieren können.

Schnelles Wachstum erfordert schnelle Transformation

Inmitten des Chaos der COVID-19-Pandemie bot die Küche vielen Menschen Trost. Hobbybäcker versuchten sich an Sauerteig-Starterkulturen für das perfekte Brot, und Kaffeeliebhaber investierten in bessere Geräte, um ihren Koffeinschub wie im Café zu zelebrieren.

Dank des Koch- und Back-Booms startete auch Breville durch, einer der führenden Hersteller von Premium-Küchengeräten. In dieser Zeit des schnellen externen Wandels begann Breville auch mit einer internen Transformation von einem fast hundert Jahre alten Geschäft für Küchengeräte zu einem modernen Technologieunternehmen. Seit der Gründung im Jahr 1932 hat sich die Marke einen Namen für Kaffeemaschinen, Mixer, Toaster und andere Geräte gemacht. Derzeit verlagert sich der Schwerpunkt des Unternehmens von der reinen Produktentwicklung hin zu Komplettlösungen, die den gesamten Kochvorgang unterstützen – und verzeichnet dadurch ein exponentielles Wachstum.

Folglich mussten sich Brevilles Systeme weiterentwickeln, um mit diesem Wachstum Schritt zu halten. Durch die Einführung der Atlassian Cloud-Plattform wurde eine riesige, unübersichtliche Sammlung von Tools konsolidiert. Heute stehen den Teams im gesamten Unternehmen aktualisierte, flexible Tools zur Verfügung, mit denen sie gemeinsam noch effizienter, transparenter und besser arbeiten können.

Sich so schnell zu vergrößern und sich gleichzeitig neu zu erfinden, war eine große Herausforderung. Mit besseren Plattformen und Prozessen zur Unterstützung seiner erstklassigen Teams hat Breville den globalen Markt erobert, sich digital transformiert, sich schnell vergrößert und die Marke als Must-have für Küchenkenner etabliert.

Konsolidierung von "viel zu vielen Tools" zu einer stärker kollaborativen, zentralisierten Plattform

Zwischen 2017 und 2022 wuchs Breville sowohl organisch als auch durch Übernahmen. In dieser Zeit verdoppelte sich die Anzahl der Beschäftigten, und ihr Arbeitspensum intensivierte sich sowohl in Bezug auf die Menge als auch auf die Komplexität. Laut Roni Nestorovski, Global Service Delivery Manager, führte dieses Wachstum zu "viel zu vielen Tools", darunter monday.com, Microsoft Teams und Project, Asana, Notion, Miro, Slack, ManageEngine, ZENworks und mehr.

Aufgrund dieser Vielzahl an isolierten Tools und Informationen litt die Effizienz. Zuständigkeiten und Abhängigkeiten waren nicht so klar wie sie hätten sein können, und die Mitarbeiter hatten nicht genug Einblick, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen und die Entwicklung neuer Produkte zu beschleunigen, begann Breville mit der digitalen Transformation und der Ausweitung des Einsatzes von Atlassian-Tools für technische und nicht-technische Teams. In enger Zusammenarbeit mit den Beratungsservices von Atlassian unter der Leitung von Deepthi Aynumpudi, Senior Enterprise Solution Strategist, führte Breville Jira für das Produkt- und Projektmanagement in weiteren Teams ein und fügte mehrere Tools hinzu, um ein vernetztes System of Work zu schaffen: Jira Service Management für das IT- und Enterprise-Service-Management, Confluence für das Wissensmanagement, Bitbucket für die Zusammenarbeit am Quellcode und Jira Product Discovery für die Produktplanung und -priorisierung eines Teams.

Die Zentralisierung in Jira und Confluence verbessert die Zusammenarbeit und Sichtbarkeit

Deepthi Aynumpudi und ihre Kollegen der Beratungsservices setzten sich intensiv mit den besonderen geschäftlichen Problemen von Breville auseinander und suchten nach passenden Lösungen. Für das Marketing Operations-Team, das die weltweiten Marketingkampagnen von Breville leitet, bestand die Priorität darin, funktionsübergreifende Teams und Informationen zu zentralisieren, wodurch die Zusammenarbeit verbessert und die Bereitstellung optimiert werden sollte.

Das Team verfolgte über mehrere Jahre mit, wie Brevilles Technikteams Jira nutzten, und erkannte, dass das Tool auch ihren Anforderungen gerecht werden könnte. Und stellte außerdem fest, dass damit sogar die Kosten gesenkt werden konnten. "Wir haben einen groben Kostenvergleich vorgenommen und festgestellt, dass Jira und Confluence weniger als halb so viel kosten wie monday.com", sagt Aynumpudi.

Die Einführung von Atlassian-Tools in den verschiedenen Teams: "Es war ein enormer Durchbruch"

Unter der Anleitung der Beratungsservices richteten die Marketing Operations-Teams Jira-Workflows ein, um den Prozess der Produktvermarktung auf globaler und regionaler Ebene zu straffen und zu standardisieren.

Bisher mussten die regionalen Teams für die Erstellung von Werbeaktionen für verschiedene Produkte und Regionen auf der ganzen Welt drei Formulare ausfüllen, die an drei separate Teams gingen. Die Formulare waren oft unvollständig und es gab keine teamübergreifende Sichtbarkeit.

Laut Karla Henderson, Head of Global GTM Operations, hat die Verlagerung dieses Prozesses auf Jira zur "Zusammenführung von Teams, Zentralisierung und Sichtbarkeit" beigetragen. Jetzt füllen die Antragsteller ein Formular mit einem kurzen Kreativkonzept in Jira Service Management aus, und Projekte können an Global Marketing gesendet werden, wenn Genehmigungen erforderlich sind. Wenn das Projekt für einen Termin in ferner Zukunft geplant ist, werden die Anfragesteller durch automatische Benachrichtigungen informiert, sobald das Startdatum näher rückt, und um zusätzliche Informationen gebeten.

Wenn Global Marketing den Projektstart genehmigt hat, fügt die Atlassian-Automatisierung eine Reihe von Aufgaben in Jira hinzu, die auf den angeforderten Ergebnissen basieren, und weist diese Aufgaben den entsprechenden Teams zu. Jetzt können die Teammitglieder Werbeprojekte ganz einfach nach Region, Typ, Team und sogar einzelnen SKUs verfolgen.

"Vorher fehlte die Verbindung, weil wir alle unterschiedliche Tools verwendeten. Die Mitarbeiter haben nicht direkt alle Details angegeben, die wir für die Umsetzung ihrer Anfrage benötigten, sodass viel Zeit mit Hin und Her verschwendet wurde", sagt Karla. "Mittlerweile nutzen wir alle die Tools von Atlassian, erfassen von Anfang an alle benötigten Informationen und erstellen Dashboards, die alles an einem Ort zusammenführen."

Als sich die Marketingteams von Breville mit ihren neuen Tools vertraut gemacht hatten, begannen sie, nach weiteren Möglichkeiten zu suchen, um noch mehr Zeit zu sparen und die Transparenz für die Stakeholder zu erhöhen. Zum Beispiel hat das Marketing Operations-Team zuvor Sharepoint mit Power Apps verwendet, um die Termine für Produkteinführungen zu verwalten. Mit den Confluence-Datenbanken wird der Kalender für Produkteinführungen jetzt automatisch auf der Grundlage der Informationen aus Jira aktualisiert.

Jira Service Management: eine neue Art, den Service zu verbessern und gleichzeitig zu skalieren

Genau wie die Marketingabteilung haben auch die IT-Teams von Breville ihr eigenes exponentielles Wachstum und ihre eigene digitale Transformation durchlaufen. Innerhalb weniger Jahre stieg die Zahl der IT-Mitarbeiter von 30 auf 230, und das gesamte Unternehmen wuchs um das Dreifache von 400 auf 1.200 Mitarbeiter. Erschwerend kam hinzu, dass alle Mitarbeiter Administratoren sämtlicher Tools waren, die bei Breville im Einsatz waren. Die Tatsache, dass es so viele Tools und nicht genügend Standards gab, behinderte die Sichtbarkeit und Berichterstellung erheblich.

Roni Nestorovski, Global Service Delivery Manager, und sein Team machten sich daran, diese Herausforderungen zu lösen, um durch ihren Beitrag Innovation, Wachstum und Serviceverbesserungen voranzutreiben. Ihre ersten Prioritäten: Zentralisierung auf einer Plattform und Straffung der ITSM-Praktiken.

Andere Teams hatten bereits die Flexibilität und die enge Integration von Jira und Jira Service Management schätzen gelernt. Da die Produkte bereits bekannt waren und die Anforderungen der IT-Abteilung erfüllen konnten, entschied sich Nestorovskis Team für einen Umstieg von ManageEngine auf ein einheitliches System of Work – Atlassian Cloud.

Mit der Unterstützung des Solution Partners Elite IT richtete Breville innerhalb von nur sechs Wochen seinen ersten offiziellen Servicedesk ein und konsolidierte dann andere Ad-hoc-Servicedesks, die zuvor eingerichtet worden waren. "Wir hatten im Handumdrehen eine einzige Anlaufstelle für den gesamten Support bei Breville", erinnert sich Nestorovski.

Im Laufe der Zeit nutzte die IT-Abteilung Jira Service Management, um Brevilles Service-, Vorfall-, Problem- und Änderungsmanagement-Praktiken auszubauen. Da Jira Service Management nahtlos in Jira integriert ist, kann die IT-Abteilung vom ersten Bericht bis zur Lösung eng mit den Entwicklungs- und Operations-Teams (die unterschiedliche Projektmanagement-Stile verwenden) zusammenarbeiten.

"Der Vorteil unseres Servicedesk-Setups ist, dass ein Vorfall, der im Servicedesk von Breville zu sehen ist, in dem Projekt oder Board des betreffenden Entwicklerteams angezeigt wird, sobald er einem Entwicklerteam zugewiesen wurde", sagt Nestorovski. "Zum Beispiel kann ein Scrum Master einen protokollierten Vorfall sehen und die Lösung auf dem Kanban Board für sein Scrum-Team priorisieren. Er kann diesen Vorfall auch mit einem Epic verknüpfen, das zur Behebung der grundlegenden Ursache erstellt werden kann."

64.000 Anfragen mit nahezu perfekten Zufriedenheitswerten – in einer einzigen Lösung

Bei der Interaktion mit IT-, Produkt- und Entwicklungsteams erkannten die Businessteams von Breville Möglichkeiten, Jira Service Management in ihren eigenen Abteilungen einzusetzen. Jetzt nutzen mehr als 20 Teams den "Breville Service Desk" und die IT hat Servicedesks für sechs weitere Abteilungen eingerichtet, damit sie verschiedene Aufgaben selbst verwalten können, von Personalfragen und Feedback über die Genehmigung von Beschaffungspreisen bis hin zu Marketinganfragen.

Zusammen verwalten diese Teams jetzt jedes Jahr mehr als 64.000 Tickets mit Jira Service Management. Dabei erzielen sie einen durchschnittlichen Kundenzufriedenheitswert von 4,9 von 5 Punkten. Konsolidierte Dashboards erleichtern ihnen, wichtige Metriken (wie Reaktionszeiten, Lösungszeiten und Abschlussraten) zu verfolgen und fundiertere, datengestützte Entscheidungen zu treffen.

"Freiheit in einem Framework": das richtige Verhältnis von Standardisierung zu Innovation

Mithilfe der Beratungsservices von Atlassian konnte Breville eine gemeinsame Plattform einrichten und gemeinsame Arbeitsweisen festlegen, ohne die Autonomie zu verlieren, die für Innovation wichtig ist.

"Die Standardisierung bietet Führungskräften einen klaren Überblick über die Geschäftsabläufe. Geht man jedoch zu weit in Richtung Kontrolle und Standardisierung, läuft man Gefahr, Innovation zu verhindern", erklärt Aynumpudi. "Alternativ kann man Teams die Freiheit geben, so zu arbeiten, wie sie wollen. Das sorgt für ein leistungsstarkes Arbeitsumfeld mit zufriedenen Mitarbeitern. Dabei ist es jedoch schwierig, alle auf ein gemeinsames Ziel auszurichten. Noch schwieriger ist es, sich ein klares Bild von den Fortschritten und Ressourcen zu machen. Uns war klar, dass wir einen Mittelweg finden mussten, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Wir nennen es 'Freiheit in einem Framework'."

Breville bietet jetzt ein standardisierte Framework, aus dem sich jedes Team die Teile auswählen kann, die für die Teammitglieder und ihre individuelle Arbeitsweise am wichtigsten sind.

Das Breville-Team "Test Kitchen", das andere Teams beim Erstellen und Testen von Rezepten unterstützt, hatte zur Verwaltung von Projekten zuvor monday.com verwendet und war zunächst gegen die Umstellung. Nachdem der Teamleiter Jira ausprobiert hatte, wurde er zu einem der größten Befürworter des Tools im Unternehmen.

"Der Leiter von Test Kitchen ist zu einem richtigen Jira-Fan geworden", so Henderson. "Wenn Mitarbeiter, die anfangs gar kein Interesse hatten oder technisch nicht besonders versiert sind, auf einmal so viel Begeisterung zeigen, ist das unheimlich motivierend."

Einem Produktteam von Breville erging es ähnlich. Das Team nutzte eine integrierte Lösung mit Jira Product Discovery zum Erfassen, Priorisieren und Weiterentwickeln neuer Ideen, mit Jira für die Zusammenarbeit mit Entwicklungs- und Marketingteams, mit Jira Service Management für die Protokollierung von Funktions-, Service- und Vorfallanfragen und mit Confluence zum Speichern von Spezifikationen, wichtigen Entscheidungen und anderen Informationen. Alle Aufgaben sind mit Epics auf oberster Ebene verbunden, aus denen Geschäftsinitiativen zur Visualisierung, Planung und Nachverfolgung über Jira Plans entstehen.

Durch die "Freiheit in einem Framework" und eine einheitliche Atlassian-Umgebung verzeichnen Test Kitchen, Produktteams und Gruppen im gesamten Unternehmen Verbesserungen in puncto funktionsübergreifende Zusammenarbeit, Transparenz und Nutzerzufriedenheit.

"Teams müssen nicht zwischen Tools oder Boards wechseln, um die gesuchten Informationen zu finden. Dadurch haben sie Zeit, Innovationen zu schaffen, statt sich von Meeting zu Meeting zu hangeln, um Projektupdates auszutauschen", so Aynumpudi. "Da der Großteil der Arbeit mit übergreifenden Initiativen verbunden ist, können wir den Fortschritt in Jira Plans verfolgen, vorausschauend planen und Abhängigkeiten im Auge behalten, damit wir nichts übersehen."

Ein vernetztes System of Work liefert neue Impulse für die Zusammenarbeit

Eine so schnelle Skalierung kann selbst erfahrene Profis vor Herausforderungen stellen. Breville hat aber die richtigen Mitarbeiter, Prozesse und Plattformen zur Verfügung und ist daher zuversichtlich, dass sich das kurzfristige Wachstum in langfristigen Erfolg umwandeln lässt.

"Im Grunde geht es darum, effizienter zu arbeiten", so Henderson. "Wir wollten eine zentrale Informationsquelle schaffen und die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen mit einer einheitlichen Plattform verbessern, um alle unsere Geschäftsprioritäten und -ziele schneller zu erreichen."

Aynumpudi ist stolz auf die Fortschritte, die bei Breville erzielt wurden. Sie ist überzeugt, dass die neuen Plattformen und Prozesse das Erfolgsrezept des Unternehmens verbessert haben. "Um ein Gleichgewicht zwischen schnellem und gemeinsamem Handeln zu finden, hat Breville eine vernetzte Arbeitsumgebung geschaffen, in der alle Teams zusammenarbeiten, aber selbst entscheiden können, wie sie intern vorgehen und Innovationen schaffen. Und alle Mitarbeiter sind auf eine gemeinsame Mission ausgerichtet", sagt sie. "Das Ergebnis kann sich wirklich sehen lassen."