Modernisierung und 2,2 Mio. $ Ersparnis: Das Department of Health Care Services in Kalifornien nutzt Atlassian Cloud Enterprise.

Herausforderung: Das DHCS nutzte viele unterschiedliche Tools zur Zusammenarbeit, Planung und Durchführung von Technologieprojekten. Das machte es schwieriger, funktionsübergreifend zu arbeiten, Informationen zu finden und auszutauschen und die Ziele der Behörde zu erreichen.

Lösung: Das DHCS entschied sich mit Atlassian für eine zentrale Lösung und führte ein Upgrade auf den Enterprise Cloud-Tarif durch. Das DHCS hat derzeit 1.000 aktive Nutzer – und es werden immer mehr. Das Ziel der Behörde sind 4.000 Nutzer bis Ende 2024. Damit wäre sie die größte kalifornische Behörde bei Atlassian Cloud Enterprise.

Die Auswirkung: Verbesserte Prozesse und Plattformen halfen den Teams im gesamten DHCS, die Geschwindigkeit, den Service, die Sichtbarkeit und die Zusammenarbeit zu verbessern. Bei einem einzigen Projekt konnten sie dreimal so schnell liefern und 2,2 Millionen Dollar einsparen.

Eine etablierte Behörde trifft bei ihren wichtigen Zielen auf Hindernisse – und Chancen

Silos und veraltete Technologien halten selbst die erfahrensten Ideengeber und ehrgeizigsten Macher in Behörden zurück – eine Erfahrung, die das kalifornische Department of Health Care Services (DHCS) aus erster Hand machen musste. Jede Abteilung arbeitete auf ihre Ziele hin, jedoch mit unterschiedlichen Tools und Prozessen, sodass viele den Eindruck hatten, in unterschiedliche Richtungen zu arbeiten.

Ryan Mosley, Leiter der DHCS Modernization Factory, und Elisa Aviles-Bodoin, Atlassian Enterprise Advocate, sahen in diesen Herausforderungen eine Chance und begannen, eine goldene Lösung für den "Golden State" zu erforschen: die Standardisierung mit Atlassian Cloud-Tools, um schneller das Ziel zu erreichen, einen gleichberechtigten Zugang zu einer qualitativ hochwertigen Gesundheitsversorgung für alle Einwohner Kaliforniens zu bieten.

Ersparnisse von 2,2 Mio. Dollar allein bei einem Projekt – dank Modernisierung und Standardisierung

Jira Cloud und Confluence Cloud wurden bereits seit Jahren vom DHCS genutzt – wenn auch nur selten – sowie eine Reihe anderer Tools wie einer veralteten Version von SharePoint. Als die Behörde anfing, agile Methoden einzuführen und mehr Atlassian-Lizenzen hinzufügte, stellte sich ein natürliches Wachstum ein. 

Als immer mehr Mitarbeiter die Tools von Atlassian nutzten, stellte das Modernisierungsteam des DHCS fest, dass die Mitarbeiter schneller arbeiteten, mehr zusammenarbeiteten und neue Wege fanden, um sich gegenseitig sowie die Einwohner Kaliforniens besser zu unterstützen. Als Ryan Mosley Führungskräften zeigte, wie die Mitarbeiter Atlassian nutzten und wie das Team das Portfoliomanagement durch Plattformstandardisierung für das gesamte Unternehmen verbessern konnte, waren sie alle überzeugt. 

"Die Nutzung weitete sich auf mehrere Bereiche und Programme innerhalb und außerhalb des Modernisierungsteams aus", so Mosley. "Nachdem die Kommunikation und Bereitstellung durch das Modernisierungsteam der Leitung ein neues Maß an Transparenz und Echtzeitinformationen verschaffte, wurde die Standardisierung mit Atlassian zu einer bewussten Entscheidung."

Um die Einführung zu unterstützen, arbeitete Mosleys Team mit DHCS Enterprise Architect Joe Chavez, Jira-Administratorin Christine Corona und Atlassian Enterprise Advocate Elisa Aviles-Bodoin an einer einfachen Strategie für das Änderungsmanagement zusammen. "Wir haben nicht genug Ressourcen, um das Änderungsmanagement dauerhaft zu unterstützen, also haben wir uns an Early Adopters gewendet, die für die Tools geworben haben. Wir veranstalten auch Atlassian Community-Treffen, bei denen wir über Herausforderungen sprechen, die die Nutzer beschäftigen", so Mosley.

Als immer mehr Abteilungen anfingen, auf derselben modernen Plattform zu arbeiten, fiel es den Teams leichter, zusammenzuarbeiten und Aufgaben schneller zu erledigen, was zu erheblichen Einsparungen führte. "Für den Start eines Projektes brauchten wir 18 Monate. Nach der Einführung von Atlassian und dem Erlernen einer effektiveren Toolnutzung waren es beim nächsten Projekt nur noch 6 Monate. Indem wir alles in Jira und unseren Entwickler-Tools verfolgten, konnten wir die Kosten für die Einrichtung des Teams und die Bereitstellung des Produkts von 2,8 Mio. Dollar auf 600.000 Dollar reduzieren", erklärt Mosley. 

Angesichts der zunehmenden Nutzung entschied sich das Modernisierungsteam des DHCS für die Standardisierung mit Atlassian Cloud-Apps – für Skalierbarkeit, zentrale Verwaltung und Governance, Sicherheit auf Unternehmensebene und dedizierten Support. Nach der anfänglichen Nutzung von Confluence und Jira Cloud Premium entschied sich das DHCS 2021 schließlich für ein Upgrade auf den Enterprise-Tarif. Mit einem Anstieg auf mittlerweile 4.000 Nutzer ist DHCS eine der größten Behörden bei Atlassian Cloud Enterprise.

Mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben dank Freisetzung von Ressourcen

Durch eine zentrale cloudbasierte Informationsquelle und eine Plattform für die Zusammenarbeit mit Tausenden von Nutzern konnten die Abteilungen des DHCS Verbesserungen in ihren Schwerpunktbereichen erzielen. Zudem können Führungskräfte Fortschritte und Programme auf Portfolioebene verfolgen. Insbesondere die IT-Abteilung war von den Fortschritten bei ihren Hauptinitiativen überzeugt: Sicherheit und Datenschutz, Wartung und Betrieb, Governance und Portfoliomanagement.

1. Sicherheit und Datenschutz

Mit Jira haben die Teams einen umfassenderen Überblick über die Sicherheitsstufen der Behörde und alle mit Systemen und Daten verbundenen Risiken. Seit das DHCS Atlassian Cloud nutzt, müssen sie sich keine Gedanken mehr um die Serverwartung machen. "Ich musste in der Vergangenheit die Serverinfrastruktur warten. Es gibt schönere Aufgaben", so Technical Product Manager and DevOps Evangelist Jeff Garrett. "Jetzt, da wir Atlassian Cloud Enterprise nutzen, ist das nicht mehr erforderlich. Außerdem können wir Anwendungen schnell hinzufügen und entfernen."

2. Wartung und Betrieb

Für die IT-Abteilung war der Wechsel zur zentralen Verwaltung und Überwachung in der Cloud wichtig, ebenso wie die Nutzung von Jira für das Verfolgen und Testen (mithilfe der App Xray Test Management).

3. Enterprise-Governance

Das DHCS konnte mit Atlassian Cloud Enterprise die Governance zentralisieren und verbessern. "Die Tools helfen uns, die Kommunikation rund um die Governance zu erleichtern. Sie fördern die Transparenz darüber, was wir tun, und ermöglichen es uns, zu wachsen und uns weiterzuentwickeln", so Mosley.

Die Integration der Atlassian-Tools untereinander sowie mit anderen Produktivitätstools der IT-Abteilung wie Slack sorgte für größere Effizienz, verbessertes Wissensmanagement und einfachere Skalierung.

 "Wir versuchen, Themen nicht in Jira-Vorgängen zu verstauben zu lassen. Wenn wir einen Fehler beheben, leiten wir die damit verbundenen Informationen zu Confluence weiter und stellen sie anderen zur Verfügung. Wir veröffentlichen Veränderungen aus Confluence und Jira auch in Slack. So wird es noch einfacher, nach Tickets zu suchen, während man im Chat ist", erklärt Chavez. "Es gibt auch eine Reihe von kleinen Projekten, in denen eine Skalierung möglich war. Zum Beispiel konnte ein einzelner Mitarbeiter bei der Vergrößerung eines Teams auf fünf Personen mithilfe eines Confluence-Bereichs sein Tätigkeitsfeld erläutern und es mit den neuen Teammitgliedern teilen." Mosley fügt hinzu: "Zusammenfassend kann man sagen, dass die Mitarbeiter die nötigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt finden können und nicht mehr auf das nächste Meeting warten müssen. So konnten wir auf Meetings verzichten."

Weniger Zeit für Meetings und Verwaltung bedeutet, dass sich die IT-Abteilung auf das konzentrieren kann, was sie am besten kann: Technologie bereitzustellen, die der Behörde hilft, die Bürger Kaliforniens besser zu unterstützen.

Die Verbindung von IT und Business für erfolgreiches Portfoliomanagement

Nicht nur die IT-Abteilung profitiert von den Atlassian-Tools – auch Business- und Programmteams sind überzeugt – ein Beweis dafür, dass die Early-Adopter-Strategie des Modernisierungsteams funktioniert. "Die Business-Teams, wie z. B. das Kommunikationsteam, sind sehr froh darüber, dass wir so schnell ein Projekt für eine Arbeitsmanagementvorlage auf die Beine stellen konnten, sodass sie schnell loslegen können", erklärt Corona. Mosley fügt hinzu: "Jira hilft uns, wiederholbare Prozesse zu implementieren. Das Vertragsteam nutzt Jira, um Beschaffungen zu verfolgen, sodass ich jetzt sehen kann, wann eine Beschaffung abgeschlossen ist und wann Ressourcen einsatzbereit sind."

Diese Verbesserungen der Sichtbarkeit haben einen unschätzbaren Wert für das Portfoliomanagement. "Der große Vorteil von Atlassian besteht darin, die Business-Anforderungen und die technische Umsetzung zu kommunizieren und beides zu verbinden", erklärt Mosley. "Dank der Lösung können wir uns auf das konzentrieren, was für unser Unternehmen von Bedeutung ist. Auf der Portfolioansicht können wir den Zeitplan für den Start von Technologieinitiativen sehen und dann genaue Informationen zu den Entwicklerteams abrufen, die an den jeweiligen Zielen arbeiten. Aus Sicht des Portfoliomanagements hat dies die Kommunikation zwischen dem Programmteam und den technischen Teams erheblich erleichtert."

Von mehr Sicherheit und Geschwindigkeit über einfacheres Auffinden, Nutzen und Teilen von Informationen – das DHCS verzeichnet deutliche Vorteile für Teams aller Arten und Stufen.

Verbesserungen bei der Behörde und der Gesundheitsversorgung

Die Optimierung der Plattformen und Prozesse des DHCS mit Atlassian Cloud Enterprise hat nicht nur dazu beigetragen, die Sichtbarkeit, Zusammenarbeit und Bereitstellung für einzelne Mitarbeiter und Teams zu verbessern. Die Behörde konnte auch ihre Prozesse beschleunigen und Kosten sparen.

Jetzt, da Jira und Confluence Cloud die zentrale Informationsquelle des DHCS sind, plant die Behörde, ihre Atlassian-Plattform zu erweitern: Opsgenie für Warnmeldungen und das Bereitschaftsmanagement, Statuspage für das Vorfallmanagement und Jira Align zur Verbindung der Strategie mit der Ausführung. Auf diese Weise kann die Behörde die Bereitstellung ihrer Dienstleistungen für die Einwohner Kaliforniens verbessern: das Hauptziel ihrer Arbeit.

"Die Verbindung von Business und Technologie zur Umsetzung unserer Initiativen ist zentral für unseren Erfolg", so Mosley. "Die Erweiterung unseres Atlassian-Toolsets unterstützt die Entwicklung beim DHCS und stellt sicher, dass wir alle an einem Strang ziehen und uns auf die wichtigsten Initiativen konzentrieren. Auf diese Weise kann unsere Organisation effizienter Dienstleistungen für die Einwohner Kaliforniens bereitstellen."