Expedia migriert 55 % schneller zur KI-gestützten Atlassian Cloud Platform und fördert so Zusammenarbeit und Innovation

Herausforderung: Als Expedia, eine der weltweit größten Online-Reiseagenturen, schnell wuchs, um die Verbrauchernachfrage zu erfüllen, wurde für das Team der Umgang mit dem Toolset zu umständlich. Daher musste eine leistungsstarke, wartungsarme Plattform her, die Teams dabei helfen würde, zusammenzuarbeiten, zu skalieren und ihre Mission weiterzuentwickeln, globales Reisen jederzeit und überall zu ermöglichen. 

Lösung: Expedia hat sich für das FastShift-Programm von Atlassian angemeldet und ist zur Lösung Atlassian Cloud Enterprise migriert, durch die 100 % der Produkt- und Technologieteams sowie 80 % der Geschäftsteams im gesamten Unternehmen miteinander verbunden wurden.  

Ergebnis: Die Teams im gesamten Unternehmen stellen bereits fest, dass sie effizienter und effektiver arbeiten können. Zeitersparnisse durch weniger manuelle Aufgaben und Kontextwechsel sowie neue Funktionen bringen den Vorteil mit sich, dass sich die Teams verstärkt auf Strategie- und Innovationsarbeit konzentrieren können.

Eine leistungsstarke globale Plattform für Reisen in alle Welt

Über 12.000 Confluence-Bereiche und 1.000 Jira-Projekte. Drei Monate. So lange hat es gedauert, bis die Expedia Group eine umfassende Cloud-Migration abgeschlossen und die Teamarbeit in einem einzigen, vernetzten System of Work verbessert hat.

Wie viele der Reisen, die Kunden auf der Reiseplattform von Expedia planen – im Übrigen eine der größten der Welt – war auch dieses Vorhaben eine Gemeinschaftsleistung. Durch die enge Zusammenarbeit mit Atlassian im Rahmen des kostenlosen FastShift-Programms beschleunigte Expedia den Wechsel zu Atlassian Cloud Enterprise, minimierte Störungen, reduzierte Risiken und schöpfte das Potenzial der Cloud für Benutzer und das Unternehmen aus.

Der Bedarf nach Skalierbarkeit und Wettbewerbsdruck als Startschuss für eine Migration

Bei Expedia geht es darum, den Bedürfnissen der Kunden immer einen Schritt voraus zu sein, denn diese ändern sich immer schneller. "Wir müssen uns schnell anpassen, Vorschriften einhalten und innovativ sein, damit wir erstklassige Reiseerlebnisse bieten können", sagt Himanshu Singh, Engineering Manager. 

Durch organisches Wachstum und Übernahmen hat sich das Unternehmen zu einem der größten Online-Reisevermittler der Welt entwickelt. Die rasante Expansion stellte die Teams im gesamten Unternehmen jedoch auch vor neue Herausforderungen, und mit dem Anstieg der Online-Reisebuchungen wuchs auch die Nachfrage nach den Dienstleistungen von Expedia.

Vom "Wilden Westen" zur coolen, entspannten und vernetzten Cloud

Als Leiterin des IT Work Management, das die Produktivitätstools für den Arbeitsplatz von Expedia verwaltet, sah Senior Director of Enterprise Applications Becky Wilson, wie das Technologie-Ökosystem des Unternehmens zu dem verkam, was sie den "Wilden Westen" nennt. Die Anzahl der Tools und Anpassungen erschwerte es Admins, Systeme zu verwalten, Benutzern, möglichst gute Arbeit zu leisten, und dem Unternehmen, weiter zu skalieren und sich anzupassen. 

"Was die Produktivität massiv behindert, sind technische Schulden. Unsere Entwickler wollen Probleme lösen und innovativ sein, aber technische Schulden steigen weiter an, wenn wir uns nicht rechtzeitig darum kümmern", erklärt Becky. Himanshu fügt hinzu: "Wir hatten Schwierigkeiten, derart viele Server, separate Datenbanken und Tausende Schwachstellen zu verwalten. Deshalb mussten wir für das Patching alles andere links liegen lassen."

Das IT-Work-Management hat jahrelang darüber diskutiert, wann und wie diese Herausforderungen zu bewältigen sind, bevor man sich für die beste Lösung entschieden hat: Zentralisierung auf Atlassian und Migration in die Cloud. "Es war schwer mitanzusehen, wie sich meine Teams völlig verausgabten, um den Mitarbeitern zu helfen", erinnert sich Becky. "Wenn ich höre, dass sie nur unkreative Arbeit verrichten und kaum Zeit damit verbringen, geschäftliche Probleme zu lösen, motiviert mich das als Führungskraft, die schwierigen strategischen Entscheidungen zu treffen und herauszufinden, wie ich sie besser unterstützen kann."

FastShift beschleunigt die Migration um 55 % und gibt den Anstoß für eine erfolgreiche Cloud-Nutzung

Das IT Work Management verbrachte das nächste Jahr damit, einen Business Case zu erstellen und die Atlassian-Umgebung von Expedia zu bereinigen, um eine schrittweise Migration vorzubereiten, die hoffentlich die Störungen für Benutzer minimieren würde. Als das Team vom kostenlosen FastShift-Programm von Atlassian erfuhr, erkannte es, dass es mit Atlassian-Experten zusammenarbeiten konnte, um die Migration in einem Bruchteil der Zeit abzuschließen, schneller einen Cloud-Nutzen zu erzielen und den Benutzern dabei einen reibungslosen Übergang zu bieten. 

"Das FastShift-Programm war ein wichtiger Wendepunkt für uns", erinnert sich Himanshu. "Während eines dreitägigen Workshops vor Ort konnten wir die technischen Hindernisse aus dem Weg räumen und die Migrationsstrategie festlegen, was uns Vertrauen gab und die Vorabprüfungen von sechs Stunden auf acht Minuten reduzierte." 

Becky fügt hinzu: "Die Migration dauerte etwa 90 Tage. Das war 55 % schneller als ursprünglich erwartet. Unsere Erfahrung mit dem FastShift-Programm war großartig. Vom Management bis zum Engineering-Team hatten wir das Gefühl, dass wir die ganze Zeit von einem großartigen Partner betreut wurden."

Schneller und besser zusammenarbeiten in Atlassian Cloud

Innerhalb weniger Monate nach Abschluss der Migration und ersten Standardisierungen von Arbeitsweisen bemerken die Teams bei Expedia laut Becky, wie viel besser das Arbeiten mit Atlassian Cloud Enterprise ist.

Einfachere Zusammenarbeit zwischen mehreren Abteilungen

"100 % unserer Produkt- und Technologieteams sowie 80 % unserer Geschäftsteams nutzen Atlassian", sagt Becky. "Abgesehen von unseren Technologen beginnen auch andere Teams wie HR, Finanzen und sogar unser SOX-Team, die Lösung zu übernehmen und die Daten daraus zu nutzen. Die Zusammenarbeit an Abhängigkeiten und abteilungsübergreifenden Aufgaben wird einfach leichter."

Mehr Zeit für bedeutendere Arbeiten

"Wir verbringen keine Zeit mehr mit der Verwaltung der komplexen Infrastruktur", erklärt Himanshu. "Wir konzentrieren uns auf strategische Initiativen, wie die Nutzung von Rovo und anderen KI-Funktionen sowie die Festlegung der richtigen Governance und Standards, damit alle das Beste aus dieser Plattform herausholen können."

Eine zentrale Informationsquelle für präzisere und intuitivere Berichte

 "Die Verknüpfung all unserer Aufgaben und Planungen mit leicht zugänglichen Ansichten […] ermöglicht schnellere Lieferzeiten, bessere Sichtbarkeit und eine verbesserte Berichterstellung darüber, wie wir als Unternehmen insgesamt abschneiden. Dank Atlassian Cloud können wir mehr mit weniger erreichen", sagt Becky.

Höhere Produktivität 

"Wir steigern die Produktivität auf eine Weise, die mit Data Center nicht möglich war. Jetzt nutzen wir Automatisierung, KI und viele Funktionen in Jira Cloud und Confluence Cloud, auf die wir vorher keinen Zugriff hatten", sagt Becky. "Unter anderem können Mitarbeiter jetzt, da wir Rovo in Jira und Confluence aktiviert haben, schneller auf Daten zugreifen. Zu wissen, wie man eine JQL-Abfrage schreibt, ist nicht mehr notwendig, um Informationen über Projekte, den Status, Kollegen oder den Fortschritt zu erhalten. Das kann jetzt einfach mit Rovo erledigt verwenden!"

Native Cloud-Tools und -Funktionen für neuen Schwung und Innovationen

Wie Becky anmerkte, konnten mit der Migration zu Atlassian Cloud Enterprise nicht nur viele der Herausforderungen gemeistert werden, die Expedia bei der Nutzung von Data Center erlebte. Es eröffneten sich auch Möglichkeiten, Tools und Teams mit einem KI-gestützten System of Work zu vereinen. 

"Seitdem wir in der Cloud sind, können wir unsere Zeit dafür verwenden, dem Unternehmen bei Innovationen zu helfen und schneller voranzukommen. Wir können die Automatisierung, Rovo, Ziele und viele der Funktionen in Jira und Confluence Cloud nutzen, auf die wir vorher keinen Zugriff hatten", sagt sie. 

Rovo als effizienter KI-Teamkollege

Das Unternehmen Expedia hat sich gut überlegt, wie es KI einsetzt und Wege erkunden kann, um die Erfahrung für Kunden und Mitarbeiter zu verbessern. Intern sind die Mitarbeiter begeistert davon, wie Rovo bei zeitaufwendigen Aufgaben hilft. Hierzu gehört die Suche nach Informationen, das Ausführen von Abfragen und Erstellen von Berichten unter Verwendung natürlicher Sprache, die Überwachung von Problemen und die klare Kommunikation mit anderen. Sie denken in Brainstorming-Sitzungen sogar darüber nach, wie KI dazu beitragen könnte, die Kundenerfahrung zu verbessern.

"Innerhalb von acht Wochen nach der vollständigen Einführung wurde Rovo von 70 % unseres Unternehmens genutzt. Wir haben etwa 200 Rovo-Agenten, die nicht nur diesen Mitarbeitern helfen, sondern auch die Produktivität steigern und unsere Kapazitäten erhöhen", so Chris Burgess, Global Vice President of Technology und stellvertretender CIO. "Ich bin schon lange im Tech-Bereich tätig, aber nur selten haben mich Technologien so sehr begeistert wie Rovo."

Ziele für eine integrierte OKR-Planung und -Ausrichtung

Zuvor verfolgten die Teams von Expedia OKRs mit Tabellenkalkulationen oder anderen Tools nach, was umständlich, statisch und nicht nachvollziehbar war. Da Atlassian-Ziele jetzt ein nativer Bestandteil ihrer Atlassian Cloud Platform sind, fällt es Teams leichter, Ziele festzulegen, Fortschritte zu verfolgen und auf strategische Prioritäten ausgerichtet zu bleiben. 

"Wir haben in den letzten Jahren mit der Führungsebene über unsere Arbeitsweise gesprochen und darüber nachgedacht, wie wir als Unternehmen Projekte auf Ziele, Meilensteine und die allgemeinen Prioritäten abstimmen", sagt Becky. "Wir hatten Schwierigkeiten, ein gutes Tool zu finden, um den OKR-Fortschritt anzuzeigen. Die Ziele-App und Atlassian Home werden uns genau dabei helfen."

Mit Automatisierung Zeit sparen und Compliance sicherstellen 

Mitarbeiter sparen Zeit, verbessern die Governance und machen ihre Daten mithilfe der Automatisierung in Atlassian-Tools besser nutzbar. Unter anderem macht die automatisierte, regelbasierte Archivierung inaktiver Jira-Projekte, Confluence-Bereiche und Jira Service Management-Vorgänge Informationen leichter auffindbar und reduziert den Wartungsaufwand, während gleichzeitig die Compliance gewahrt wird. 

Teams können überdies automatisch Berichte und Dashboards direkt in Jira erstellen, was Zeit spart und die Datengenauigkeit verbessert. "Viele unserer Teams haben ihre Berichte früher in Excel oder außerhalb von Jira erstellt, als wir noch Data Center verwendet haben. Aber jetzt sehe ich, dass sie diese Berichte und Ansichten direkt in Jira Cloud erstellen", sagt Becky. "In der Vergangenheit mussten wir während unseres Arbeitstags häufig zwischen verschiedenen Tools hin- und herwechseln. Je weniger das erforderlich ist, desto besser."

Atlassian-Automatisierungen ersparen bis zu 500 Stunden manueller Arbeit pro Monat. 

Eine neue Form der Teamarbeit, die Mitarbeiter "sehen" und Kunden "spüren" können

Während die Teams von Expedia ihre Prozesse und Plattformen umgestalten, sind sie besser denn je darauf vorbereitet, weltweites Reisen für alle und überall zu ermöglichen. Auch wenn Kunden vielleicht nicht genau sehen, wie Expedia ihr Erlebnis verbessert, können sie es dennoch spüren. 

Chris erzählt von einem Expedia-Kunden namens "Carlos":

• Wenn bei Carlos wegen der Anmeldung von Übergepäck ein Buchungsfehler auftritt, wird automatisch ein Bug in Jira gemeldet und von den Entwicklern behoben.

• Entwickler greifen auf Playbooks in Confluence zurück und nutzen Automatisierungen in Jira Service Management für das Vorfall- und Änderungsmanagement. 

• Dann nutzen sie Rovo, um Daten zum Vorfall zu sammeln und die Führungskräfte umgehend zu informieren. 

"Man kann dieses übertriebene Beispiel mit Carlos nehmen und es auf Millionen von Kunden übertragen. Unsere Atlassian-Plattform sorgt für ein viel, viel besseres Erlebnis für die Kunden von Expedia, ohne dass sie das wirklich bemerken", sagt Chris. 

Er fügt hinzu: "Je weniger sich unsere Teams um die Wartung verschiedener Tools kümmern müssen und je mehr sie sich auf Innovationen konzentrieren können, desto besser." Atlassian spielt dabei eine entscheidende Rolle."