Fath senkte die Betriebskosten um 20 % und erhöhte die Verfügbarkeit in der Atlassian Cloud auf 99,9 %.

Herausforderung: Systemausfälle stellen für jedes Unternehmen ein Problem dar. Produkte können nicht hergestellt und Services nicht angeboten werden, was zu Umsatzverlusten und irritierten Kunden führt. Ganz zu schweigen von den Kosten, die mit der Fehlerbehebung, Post-Mortem-Analysen und Systemwiederherstellung verbunden sind. FATH ist Lieferant von Produkten und Lösungen für die industrielle Fertigung, Automatisierung und Digitalisierung. Die Atlassian-Anwendungen des Unternehmens, die in einem Rechenzentrum gehostet werden, das FATH selbst verwaltet, hatten mit regelmäßigen Ausfallzeiten zu kämpfen. Abhilfe sollte nun die Migration in die Atlassian Cloud schaffen.

Lösung: Der Ansatz, den die für die Migration verantwortlichen Teams verfolgten, beinhaltete, die Anwendungen Stück für Stück zu einer Sandbox-Instanz zu migrieren, den aktuellen Status jeder Instanz zu analysieren und eine kontinuierliche Fehleranalyse durchzuführen. Diese Ergebnisse wurden dann verwendet, um alle Fehler zu beheben, die in der Quellumgebung, dem Rechenzentrum, entdeckt wurden. Darauf folgte die erneute Integration in die Sandbox, um die Änderungen zu evaluieren und neue Fehler zu ermitteln. Dieser Prozess wurde fortgesetzt, bis alle Fehler ermittelt und behoben oder den relevanten Stakeholdern mitgeteilt worden waren. Die Teams von FATH Group und XALT konnten auf diese Weise sicherstellen, dass die endgültige Migration der Anwendungen, einschließlich aller Daten, Workflows und Marketplace-Apps, zu Atlassian Cloud reibungslos und ohne unerwartete Probleme erfolgt. Abschließend wurde das neue System für die Kollegen von FATH live geschaltet.

Auswirkung: FATH konnte die Systemverfügbarkeit auf 99,9 % erhöhen und die Ausfallzeit pro Jahr auf fast Null reduzieren. Auch die Betriebskosten – u. a. für Personal, Wartung und Ausfallzeit – wurden um etwa 20 % reduziert. Das so gesparte Geld kann jetzt an anderer Stelle sinnvoll investiert werden. Doch die Vorteile der Cloud gehen über die reinen Zahlen hinaus. In der Cloud gibt es auch integrierte Sicherheits- und Datenschutzoptionen, die zur DSGVO-Konformität beitragen können, sowie das zentrale System-Dashboard.

Systemausfälle stellen für jedes Unternehmen ein Problem dar. Produkte können nicht hergestellt und Services nicht angeboten werden, was zu Umsatzverlusten und irritierten Kunden führt. Ganz zu schweigen von den Kosten, die mit der Fehlerbehebung, Post-Mortem-Analysen und Systemwiederherstellung verbunden sind. FATH ist Lieferant von Produkten und Lösungen für die industrielle Fertigung, Automatisierung und Digitalisierung. Die Atlassian-Anwendungen des Unternehmens, die in einem Rechenzentrum gehostet werden, das FATH selbst verwaltet, hatten mit regelmäßigen Ausfallzeiten zu kämpfen. Abhilfe sollte nun die Migration in die Atlassian Cloud schaffen.

Die FATH Group mit Hauptsitz in Spalt, in der bayerischen Region Mittelfranken, ist ein typisches deutsches Mittelstandsunternehmen, das seinen Teil dazu beiträgt, die lokale Wirtschaft am Laufen zu halten. Seit über 30 Jahren stellt das Unternehmen Maschinenkomponenten und Montageteile her und bietet jetzt auch ganzheitliche Lösungen für eine Lean-Produktion an, um die Produktivität zu steigern. Dafür beschäftigt es weltweit mehr als 400 Mitarbeitende, davon allein rund 240 in Deutschland.

Die Lösungen von Atlassian Jira, Confluence und Bitbucket spielen als Teil des zentralen Business Intelligence Systems des Unternehmens eine wichtige Rolle im Tagesgeschäft. Insbesondere Confluence dient ausgiebig für die Verwaltung von Produktentwicklungsprozessen, indem Seiten für Aufgaben, Meilensteine und Produktionsinformationen für jede Entwicklung erstellt werden. Es kommt auch bei der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen zum Einsatz, um Anforderungen und Aufgaben zu dokumentieren oder Produktinformationen für externe Benutzer zugänglich zu machen. FATH-Mitarbeitende nutzen Atlassian-Lösungen auch für den Wissensaustausch im Team und für die Softwareentwicklung. Folglich sind diese drei Anwendungen für die Zusammenarbeit unerlässlich, einschließlich der Kooperation zwischen Produktions-, Logistik- und Vertriebsstandorten, und sie sind auch enorm wichtig für die Produktentwicklung und letztlich den Geschäftserfolg. Stabilität, minimale Ausfallzeiten und die ständige Verfügbarkeit der Anwendungen sind daher wesentlich.

Hohe Downtimes und Kosten erforderten eine Veränderung

In der Realität sah sich FATH jedoch regelmäßig mit Systemausfällen der in Azure gehosteten Lösungen konfrontiert, was verschiedene Ursachen hatte. So lief etwa das Zusammenspiel von Plug-ins und den Updates von Atlassian nicht stabil, weshalb das Hochfahren nach Updates Schwierigkeiten bereitete. Die Folgen waren neben der Downtime auch steigende Kosten, um die zugrundeliegenden Fehler und Störungen zu finden, zu beseitigen und die Systeme anschließend wiederherzustellen. Gleichzeitig mussten Mitarbeiter oft mitten in der Nacht die Systeme wiederhochfahren, damit Confluence der Frühschicht in der Produktion zur Verfügung stand. Zudem verursachte die Verwaltung der Applikationen in dem Data Center einen hohen täglichen Aufwand und blockierte damit interne Ressourcen. Das Team um Eckhard Nees, Direktor Digitalization bei der FATH Unternehmensgruppe, sahen deshalb den Moment gekommen, mit ihren Anwendungen in die Atlassian Cloud zu wechseln: „Wir waren und sind sehr zufrieden mit den Atlassian-Applikationen. Wir müssen aber sicherstellen, dass sie unseren Mitarbeitern auch jederzeit und kontinuierlich zur Verfügung stehen. Die Migration in die Cloud war daher für uns der nächste logische Schritt, um die Ausfallzeiten und infolge die Kosten erheblich zu senken."

Angesichts der vielen Herausforderungen, die während der Migration zu bewältigen waren, holte das Team das Münchener Beratungsunternehmen XALT, einen erfahrenen Atlassian Platinum Solution Partner, zur Unterstützung mit ins Boot. Eckhard Nees erklärt: "Jira, Confluence und Bitbucket gehören zu den wichtigsten Tools in unserem Alltagseinsatz. Wir mussten sie alle auf einmal migrieren, damit unsere Teams keine Ausfallzeiten hinnehmen mussten." Darüber hinaus musste das Team die Auswirkungen auf die Standardarbeitsprozesse der Kollegen möglichst gering halten. Das bedeutete, die Cloud mit dem Single-Sign-On-System von FATH zu verbinden, damit nicht wiederholt zwischen dem Rechenzentrumssystem und dem neuen Cloud-System gewechselt werden musste.

Kleine Schritte führen zum Erfolg

Um den Übergang reibungslos zu gestalten, erstellte das Team von XALT zunächst einen Migrationsplan, in dem jeder einzelne Schritt festgehalten wurde. FATH und XALT trafen sich während des gesamten Prozesses zusätzlich zu den wöchentlichen Management-Meetings täglich kurz, um den Fortschritt des Projekts zu besprechen. Der Ansatz, den die für die Migration verantwortlichen Teams verfolgten, beinhaltete, die Anwendungen Stück für Stück zu einer Sandbox-Instanz zu migrieren, den aktuellen Status jeder Instanz zu analysieren und eine kontinuierliche Fehleranalyse durchzuführen. Diese Ergebnisse wurden dann verwendet, um alle Fehler zu beheben, die in der Quellumgebung, dem Rechenzentrum, entdeckt wurden. Darauf folgte die erneute Integration in die Sandbox, um die Änderungen zu evaluieren und neue Fehler zu ermitteln. 

Dieser Prozess wurde fortgesetzt, bis alle Fehler ermittelt und behoben oder den relevanten Stakeholdern mitgeteilt worden waren. Die Teams von FATH Group und XALT konnten auf diese Weise sicherstellen, dass die endgültige Migration der Anwendungen, einschließlich aller Daten, Workflows und Marketplace-Apps, zu Atlassian Cloud reibungslos und ohne unerwartete Probleme erfolgt. Abschließend wurde das neue System für die Kollegen von FATH live geschaltet.

Die Zahlen sprechen eine eindeutige Sprache

Alles in allem dauerte der gesamte Migrationsprozess etwa sechs Monate – von Mitte 2021 bis Ende des Jahres. Eckhard Nees von FATH ist hocherfreut: "XALT hat sich mit viel Engagement um die Migration gekümmert. Alle notwendigen Änderungen bei Atlassian wurden ebenfalls umgehend umgesetzt. Ein rundum gelungenes Projekt!" 

Zwar gingen durch die Umstellung ein paar wenige Funktionalitäten verloren, die heute anders abgedeckt werden. Aber die Zahlen sprechen für den Erfolg der Migration: So konnte FATH die Systemverfügbarkeit auf 99,9 Prozent steigern und die Ausfallzeiten von vielen Stunden im Jahr auf nahezu null minimieren. Hier kommt einer der Vorteile von SaaS ins Spiel: die automatischen Systemupdates, die Atlassian regelmäßig für seine Lösungen bereitstellt. Zudem sanken die Betriebskosten, zum Beispiel für Personal, Wartung und Ausfallzeiten, um circa 20 Prozent, das nun an anderer Stelle eingesetzt werden kann.

Doch die Vorteile der Cloud gehen über die reinen Zahlen hinaus. In der Cloud gibt es auch integrierte Sicherheits- und Datenschutzoptionen, die zur DSGVO-Konformität beitragen können, sowie das zentrale System-Dashboard. Mit diesem können alle Atlassian-Anwendungen gleichzeitig verwaltet werden, was FATH im Rahmen seines Identitäts- und Zugriffsmanagement nutzt. Eine Sandbox-Umgebung ermöglicht es dem Unternehmen außerdem, neue Konfigurationen und Anwendungen künftig zu testen bevor sie implementiert werden, um sich vor potenziellen Fehlern zu schützen. Alles in allem sparte der Anbieter von Maschinenbaukomponenten und innovativen Lösungen für die Produktion jetzt Kosten, verhindert Frustrationen bei seinen Kunden und ermöglicht seinen Mitarbeitern, effizienter und sicher zu arbeiten.