Die Teams von Personio arbeiten asynchron, abgestimmt und automatisiert mit Atlassian

Personio hat das App-Chaos abgeschafft und sich für ein optimiertes, organisiertes Ökosystem mit Atlassian entschieden. Rovo erledigt wiederkehrende Aufgaben, Confluence macht Wissen zugänglich, Jira hält Arbeit auf Kurs und Loom lässt Meetings asynchron werden.

Ein chaotisches Tool-Ökosystem ohne zentrale Governance

Personio hat bereits viele Jahre mit Jira und Confluence gearbeitet. Jedoch verfügte das Ökosystem insgesamt über wenig Governance oder Standardisierung, da Teams eigene Lösungen und Lizenzen auswählten und bezahlten.

Kontextwechsel und umständliche Übergaben bremsten die Teams aus und die fehlende Tool-Übersicht führte zu aufgeblähten Lizenzkosten und Sicherheitsproblemen.

Mit Confluence alle nah am Wissen halten

Personio hat Notion schrittweise abgeschafft und alle Teams zu Confluence migriert. Es ist jetzt der zentrale Hub für Unternehmensnachrichten, Ressourcen und Wissen, was die Zahl der sich wiederholenden Supportanfragen reduziert und zu mehr Self-Service geführt hat.

• 60 % Anstieg bei der Nutzung der Confluence-Wissensdatenbank, was zu mehr Self-Service führt: Im neuen Wissens-Hub von Personio gibt es für jedes Team und jede Abteilung eine eigene Seite mit Neuigkeiten und Ressourcen. Confluence-Analysen heben die am häufigsten gesuchten und relevantesten Inhalte hervor.

• KI-gestütztes Whiteboarding: Personio nutzt die verbesserte Whiteboard-Funktionalität von Confluence. Aus einem einzigen Satz als Prompt generiert Rovo ein vollständiges Diagramm oder Notizzettel, um die Zusammenarbeit anzuregen, damit Teams schneller mit ihrer Arbeit beginnen können.

• Wissens-Governance: Alle Confluence-Seiten haben einen aktiven Besitzer und werden auf dem neuesten Stand gehalten, sodass Rovo stets auf präzise Informationen zugreift. Durch diesen zentralen Hub kann Personio sicherstellen, dass jeder Zugriff auf die Technologie hat, die für die Arbeit benötigt wird.

Überprüfbare und zuverlässige Arbeitsprozesse mit Rovo

Rovo liefert Antworten und beschleunigt mühsame Arbeit. So hilft es Personio dabei, mehr Wert aus der Teamwork Collection zu ziehen und so die Nutzung und Akzeptanz von Jira und Confluence zu steigern.

• Agent für die Erkennung doppelter Bugs: Reduziert verschwendete Entwicklungszeit, indem er potenzielle doppelte Bugs aufzeigt und fälschlicherweise gemeldete Bugs kennzeichnet, sobald ein neues Ticket erstellt wird. Schluss mit der Untersuchung von Duplikaten, endlich liegt der Fokus auf echten Fehlern!

• Agent für die Geräterückgabe beim Offboarding: Rovo verbessert die Zuverlässigkeit und Effizienz des IT-Offboardings, indem es ausscheidende Mitarbeitende proaktiv einbindet und sie durch den Prozess der Geräterückgabe führt. Kein Hinterherlaufen mehr für die IT- und Workplace-Teams!

• Berateragent für Ticketpriorität: Bewertet Jira-Tickets anhand klarer Geschäftsregeln und empfiehlt eine Prioritätsstufe, was für Konsistenz über Teams hinweg sorgt und die Warteschlangen auf das Wesentliche fokussiert.

Ein Meeting-Makeover mit Loom

Personio wechselte zu einem asynchronen Ansatz, strich Hunderte von überflüssigen Meetings und optimierte die Kundenkommunikation mit Loom.

• Asynchrone Zusammenarbeit: Anstatt synchroner Meetings teilen Mitarbeiter Loom-Aufnahmen, in denen sie erklären, was sie mitteilen möchten.

  • Empfänger können das Video kommentieren, mit Emoji reagieren oder mit einem anderen Loom antworten.

  • Zu jedem Video erstellt Loom auch ein zusammenfassendes Dokument und unterstützende Nachrichten, die Kontext liefern.

• Kundenschulungen und ‑unterstützung: Loom-Videos können oft Live-Gespräche mit Kunden ersetzen, was allen Zeit spart.

  • Mitarbeiter können in weniger als fünf Minuten ein neues Loom-Video bearbeiten, damit es professionell wirkt und bereit für den Kunden ist.

  • Die Nutzung von Loom in Schulungen ermöglicht es Kundensupportteams, Kunden visuell durch das Produkt zu führen, anstatt nur Anweisungen zu geben.